Procesadviseur AFAS voor IDU (in- door- en uitstroom)

Opdrachtomschrijving
Aanleiding, doel & opdracht

Aanleiding
De GGD Brabant Zuidoost start met de aanbesteding van de inhuurdienstverlening.  
De huidige overeenkomsten met inhuurdienstverleners zijn niet meer up to date en bieden geen garantie voor het snel en adequaat aanleveren van de juiste personen. Daarom is er een project gestart onder leiding van de HR manager. Het projectteam is samengesteld uit 1 senior inkoper (Bizob), 2 HR BP's en 1 financieel adviseur. Het projectteam kan andere collega's aanhaken op onderwerpen zoals privacy en I&A.

Momenteel is het project in de voorbereidende fase. Deze fase en 1e analyses hebben duidelijk gemaakt dat er naast een aanbesteding ook procesoptimalisatie voor het op- en afschalen inhuur en andere medewerkers ontworpen en geautomatiseerd moet worden.
Voor deze opdracht zoeken we een procesadviseur met expertise in digitaliseren en automatiseren van de IDU processen voor alle medewerkers (vast en flex) in AFAS en de LMS.

De aanbesteding
Doel van het project aanbesteding inhuur/MSP is het reguleren en organiseren van de flexibele schil. Dit om snel en adequaat op- en af te kunnen schalen bij calamiteiten en crises. Verder is het doel van het project en de aanbesteding om rechtmatig en doelmatig de beschikbare middelen in te zetten voor alle inhuur en andere derden. Meer specifiek willen we een of meerdere betrouwbare en flexibele partners selecteren voor de inhuurdienstverlening. Deze partners zijn in staat om:

1. Kwaliteit en expertise. Snel en efficiënt leveren van gekwalificeerde ervaren professionals met de juiste registraties.

2. Flexibiliteit. Snel kunnen inspelen op veranderen personeelsbehoefte. Op- en afschalen bij crises.

3. Betrouwbaarheid. Consistente en betrouwbare dienstverlening. 

4. Kostenbeheersing. Transparante en competitieve tarieven.

5. Compliance. Voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving.

6. Dienstverlening. Aannemen, onderzoeken klantbehoefte en adviseren over tijdelijke inzet, zoeken en screening potentiële ZZP'ers, inhuur en gedetacheerden. Informeren van inhuur en andere derden over arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden, cultuur en huisregels bij de inlener. Uitvoeren van de bijbehorende administratieve processen en administraties, maken van rapportages voor verantwoording. Bij opschaling in-house dienstverlening; fysiek aanwezig zijn en onderdeel zijn van de crisisorganisatie voor coördinatie en organisatie van de flexibele schil.   

De opdracht
Doel van deze opdracht is om in geval van een calamiteit of crisis snel en adequaat de in- door- en uitstroom te reguleren door: 

• het ontwerpen i.s.m. de externe leverancier(s) en de interne disciplines HR, I&A en FAC van een IDU proces voor het registreren, controle op wettelijke vereiste, faciliteiten (toegang, computer en persoonlijke beschermingsmiddelen), onboarden op compliance (geheimhouding, basiskennis, veiligheidsvoorschriften en gebruik PBM's),

• proces zo in te richten dat gebruikers het proces benutten (geen escapes, olifantenpadjes),

• IDU proces biedt de mogelijkheid om per dag 50 tot 100 inhuur, inleen en medewerkers in loondienst te on- en off boarden,

• de medewerkers, leveranciers en andere stakeholder mee te nemen in de verandering die hiermee samenhangt (communicatie, draagvlak, leren anders te werken),

• het proces i.s.m. afasconsultants inrichten in de AFAS applicatie en de LMS. 

Je neemt deel aan het projectteam als projectlid. Je werkt verder veel samen met interne collega's van HR, I&A en FAC en met de leverancier(s) na gunning voor de implementatie inhuur MSP. De opdracht loopt initieel van de voorbereiding tot en met het opstellen van het programma van eisen (planning 31 december 2024). Fase 2 van de opdracht is afhankelijk van beschikbaarheid van externe middelen en omvat de nota van inlichtingen, de beoordeling, de gunning en de implementatiefase (planning 1 juli 2025).

Je betrekt en enthousiasmeert de interne collega's en legt verantwoording af aan de projectleider MSP/inhuur en opdrachtgever (HR-Manager). Je zorgt ervoor dat alle deelresultaten met het team gerealiseerd worden en zorgt voor draagvlak bij de interne klanten.  

Het projectteam komt iedere week 1,5 uur samen. Tussen de meeting werken we aan de deelproducten zoals de aanbesteding en de procesoptimalisatie. Tot de invulling van deze opdracht werkt het team onder leiding van de HR-manager aan de deelproducten door.

Let op:
Bij gunning van de opdracht dient u een recente VOG aan te leveren en zal het contractmanagement verlopen via onze dienstverlener HAERT. 

Kandidaatomschrijving
zie bijlage.

Interviewplanning
De interviews vinden plaats op de Witte dame, Clausplein 10 op 11 september a.s. tussen 8.30 en 11.00. Fysieke aanwezigheid van de procesadviseur is vereist. 

Toelichting op rooster
Iedere donderdag fysiek op de Witte Dame, Clausplein 10 te Eindhoven

Dienstencategorie
Andere diensten

CPV code
79000000-4 - Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging

Bijlagen

Kandidaatprofiel procesadviseur.docx

Eisen

Werkervaring procesadviseur IDU (in- door- en uitstroom)
Aantoonbaar minimaal 3 jaar werkervaring (meerdere procesinrichting IDU in AFAS) in soortgelijke werkzaamheden bij een non-profitinstelling van gelijke grootte (900 medewerkers)
Referentie vereist

Beschikbaarheid en fysieke aanwezigheid
Op de locatie de Witte Dame, Clausplein 10 op alle donderdagen tot 31-12-2024

Fysieke aanwezigheid en beschikbaarheid interviews opdracht 11 september 2024
Fysieke aanwezigheid en beschikbaar voor de interviews op 11 september 2024 tussen 08.30 en 11.00

Gevraagde documenten

Aanleveren bij offerte

• Motivatiebrief

Gunningscriteria

Weging prijsdeel: 25 %

CV - expertise procesadviseur, inclusief kennis en ervaring
Uit de CV wordt duidelijk of kandidaat voldoet aan de navolgende kennis en kunde: - bij voorkeur meer dan 3 jaar ervaring met procesoptimalisatie en het werken met Afas software, bijvoorkeur IDU processen; - Sterke analytische vaardigheden en probleemoplossend vermogen; - Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met verschillende stakeholders; - Kennis van primaire processen inhuur en MSP; - Kennis van procedures voor identiteitscontrole. - Kennis van procedures voor screening waarbij betrouwbaarheid belangrijk is (NEN 7650 normering) - Weging: 25 %

Opleiding en certificaten
Minimaal HBO werk- en denkniveau (diploma) met Lean red belt opleiding en afas training aangevuld met eventueel: - Afas training workflow procesbeheer, - HRM, IT of bedrijfskunde; - Lean black belt

• Opleiding HBO HRM, IT of bedrijfskunde met Lean red belt en training afas workflow procesbeheer (20 %)

• Opleiding HBO HRM, IT of bedrijfskunde met Lean black belt en Afas training workflow procesbeheer (25 %)

• Minimaal HBO werk- en denkniveau (diploma) met Lean red belt opleiding en Afas training. (10 %)

Interview
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

We toetsen tijdens interview op werkervaring, kennis en gewenste competenties - Weging: 25 %