Managementassistent Gedeputeerde Staten

Opdracht omschrijving
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

In verband met bevallingsverlof zoeken wij een tijdelijke vervanger voor één van de zes managementassistenten voor het college van Gedeputeerde Staten (GS-secretariaat). 

Het GS-secretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Bestuurlijk Zaken i.o. Het GS-secretariaat ondersteunt en ontzorgt de gedeputeerden bij het vervullen van al hun bestuurlijke taken. Het is een hecht team en we zoeken iemand die daar bij past. 

Het werken voor de gedeputeerden gebeurt in duo’s. Je bent in eerste instantie managementassistent voor één ‘vaste’ gedeputeerde. Daarnaast ben je de eerste vervanger van de managementassistent van één van de andere gedeputeerden. Waar nodig vervang je ook de andere managementassistenten. 

Je gaat te werk binnen een politieke context waar contacten met gemeenten, ministeries en allerlei andere organisaties veel voorkomen. Vaak moet hierin snel geschakeld worden om in te spelen op de politieke actualiteit. Daarnaast heb je veel contacten binnen de interne organisatie en weet je daar je weg in te vinden. Om efficiënt te kunnen werken en om elkaar onderling optimaal te kunnen vervangen, hanteer je allemaal een vergelijkbare werkwijze. 

Je werkt gemiddeld 36 uur per week. In de praktijk betekent dit de ene week 32 uur en de andere week 40 uur, waarbij je op vrijdag vrij bent. Altijd in afstemming met je duo managementassistent wie welke vrijdag vrij heeft. 

Verantwoordelijkheden
De taken en verantwoordelijkheden van een managementassistent Gedeputeerde Staten bestaan met name uit:

• Agendabeheer en alles wat daarbij komt kijken. 

• Beheren van de mailbox en complementeren van vergaderstukken. 

• Archiveren van relevante mails, apps etc.

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers. 

Het is belangrijk dat je goed bestand bent tegen hectiek en dus stressbestendig en flexibel bent. Jij zorgt voor overzicht en je hebt er plezier in om zaken uit te zoeken. Het organiseren van afspraken en vergaderingen en dit vloeiend laten verlopen is voor jou vanzelfsprekend. Je snapt de gevoeligheid van de politieke context en weet wanneer discreet handelen gewenst is. Je hebt een feilloos kompas voor integer handelen. 

Beschikbaarheid
Externe is inzetbaar vanaf 17 juni 2024 tot en met 31 januari 2025 voor gemiddeld 36 uur per week. In de praktijk betekent dit de ene week 32 uur en de andere week 40 uur, waarbij je op vrijdag vrij bent. Altijd in afstemming met je duo managementassistent wie welke vrijdag vrij heeft. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. NB. Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Daarnaast dient u bij alle eisen en gunningscriteria kwaliteit de antwoorden/beschrijvingen in het bijbehorende veld "toelichting" van de applicatie in te vullen. Verwijzingen naar ALLEEN het CV en/of andere documenten bij de toelichting op de eisen en de gunningscriteria kwaliteit ZAL leiden tot uitsluiting. Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.

• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het jaar waarin het diploma is behaald.

• Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2014- heden) in de functie van managementassistent op directieniveau dan wel op bestuurlijk niveau. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar ervaring voldoet.

Wensen

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2014 - heden) als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Onder overheidsorganisatie verstaan wij voor deze vraag een ministerie, een provincie, een gemeente dan wel een waterschap. Indien van toepassing, mogen relevante opdrachten/projecten eerder genoemd in de toelichting op de eisen, hier weer worden gebruikt. Externe heeft tenminste 5 jaar ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie (10 punten) Externe heeft 3 tot 5 jaar ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie (6 punten) Externe heeft 0 tot 3 jaar ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie (4 punten) Externe heeft geen ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie (0 punten) (50%)

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2014 - heden) als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Onder overheidsorganisatie verstaan wij voor deze vraag een ministerie (dan wel regionale directie van een ministerie), een provincie, een gemeente, een waterschap dan wel de rechterlijke macht. Indien van toepassing, mogen relevante opdrachten/projecten eerder genoemd in de toelichting op de eisen, hier weer worden gebruikt. Externe heeft tenminste 5 jaar ervaring als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie (10 punten) Externe heeft 3 tot 5 jaar ervaring als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie (6 punten) Externe heeft 0 tot 3 jaar ervaring als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie (4 punten) Externe heeft geen ervaring als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie (0 punten) (25%)

• Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met samenwerken in een team van managementassistenten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met samenwerken in een team van managementassistenten (10 punten) Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met samenwerken in een team van managementassistenten (6 punten) Externe heeft geen ervaring met samenwerken in een team van managementassistenten (0 punten) (25%)

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Hibo Abdi via hibo.abdi@kbenp.nl of via 06 433 634 42

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.