Administratief medewerker

Als medewerker van het BIJ12-loket ben je geïnteresseerd in het groene domein en ben je hét aanspreekpunt voor vragen vanuit externe relaties van BIJ12 over de verschillende onderwerpen binnen dit groene domein. Onze externe relaties zijn medewerkers van provincies, boeren, maar bijvoorbeeld ook de pers. Vragen worden zowel telefonisch als schriftelijk (vaak per e-mail) gesteld en zijn divers van aard. Voor een nieuw werkopdracht, het Landelijk Informatiepunt Wolf, zul je primair zul je de vragen gaan beantwoorden over de wolf in Nederland. Dit zijn bijvoorbeeld vragen van veehouders, die bij het Loket hun wolvenschade kunnen melden en hier een tegemoetkoming voor aanvragen. Ook zullen er andere vragen over de wolf binnenkomen. Melders willen bijvoorbeeld weten of het veilig is om in het bos kunnen lopen met een hond of hebben een wolf waargenomen. Mogelijk  zul je op termijn ook vragen gaan beantwoorden voor andere projecten. Het is jouw taak om de exacte vraag te achterhalen en die van de juiste reactie te voorzien. Wanneer dit nodig is, leid je de vraag door naar (een) inhoudelijk expert(s) binnen en buiten BIJ12. Het loket heeft met deze experts periodiek overleg om over de meest actuele kennis te beschikken. Uiteraard leg je alle klantvragen nauwkeurig vast in het registratiesysteem TOPdesk en bewaak je de acties en afspraken met de relatie. Naast de beantwoording van specifieke vragen, analyseert je gestelde vragen en gegeven reacties en doe je voorstellen voor verbetering. Ook doe je indien nodig voorstellen voor verbetering van de website. Samen met het team rapporteer je over de doelen en behaalde resultaten, bijvoorbeeld aan je manager.

Kandidaatomschrijving

Je bent dienstverlenend, klantgericht, vriendelijk, geduldig en behulpzaam en je kunt goed omgaan met emoties en stress. Je hebt interesse in het groene domein. Je vindt het leuk om je in meerdere onderwerpen te verdiepen en je kunt snel schakelen tussen die verschillende onderwerpen en werkzaamheden. Je werkt zelfstandig, maar bent graag onderdeel van een team dat samen de klus klaart. Samen met je collega's zorg je voor een optimale bereikbaarheid van het BIJ12-loket. Verder heb je oog voor kwaliteit en details en kun je je werk goed plannen en organiseren.

Verder heb je:

• MBO+ werk- en denkniveau;

• Globale kennis van de aandachtsgebieden van BIJ12 (pré);

• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Ervaring als helpdeskmedewerker en met het beantwoorden of doorgeleiden van telefonische en schriftelijke vragen;

• Ervaring met het administratief vastleggen van vragen en antwoorden in systemen als TOPdesk.

• Uw aanbieding past binnen het door ons vastgestelde tariefbandbreedte voor deze opdracht van minimaal € 40 en maximaal € 50 exclusief btw. Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.

• De aangeboden kandidaat is akkoord:
  A) Dat deze opdracht voor 36-40 uur per week
  wordt uitgevoerd;
  B) Met de procedure en de inhuurvoorwaarden;
  C) Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op straffe
  van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekend op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.

• A) Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document. Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan
  de gestelde eisen en shortlistcriteria. Benoem alle nummers van de eisen en de nummers van de shortlistcriteria. Geef ook het aantal punten bij de onderbouwing op de shortlistwensen.

  B) Let op. U dient geen teksten in de velden van het DAS-systeem in te voeren. Deze worden niet meegenomen in de beoordeling. Gebruik uitsluitend 1 bijlage: cv en bijlage onderbouwing. Beiden dus in 1 document. Indien u niet aan a en b voldoet kan uw aan bieding terzijde worden gelegd.

• Eis 4: Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het beantwoorden of doorgeleiden van telefonische en schriftelijke vragen

• Eis 5: Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratief vastleggen van vragen en antwoorden in systemen zoals TOPdesk of systeem met vergelijkbare functionaliteiten.

• Eis 6: Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (hoeft geen moedertaal te zijn)

• Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden

• Aantoonbare werkervaring met helpdeskwerkzaamheden

Competenties

A. Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0

• Een klantvriendelijke instelling;

• Stressbestendig;

• Een proactieve en leergierige houding;

• Sociale en open houding naar interne organisatie en eigen team

• Sociaal en open naar collega’s

• Klantgericht naar buiten

B. Vaardigheden 300/200/100/0

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;

• Goed kunnen plannen en organiseren van je werk;

• Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden;

• Een zelfstandige, systematische, accurate en nauwkeurige manier van werken;

• Goed kunnen luisteren en doorvragen.

• Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen.

Binnen het Landelijk Informatiepunt (20 collega’s) van BIJ12 ben je onderdeel van het Loket (8 collega’s). Het Loket ondersteunt een aantal projecten binnen het groene domein met telefonische en schriftelijke ondersteuningsvragen. Een van de projecten is het Landelijk Informatiepunt Wolf. Daarnaast zijn er nog andere projecten, zoals Faunazaken en de Nationale databank Flora en Fauna (NDFF). Hiërarchisch valt het BIJ12 Loket onder de unit Expertiseteam Stikstof & Natura 2000, dit is één van de 4 units binnen BIJ12. Bij BIJ12 werken enthousiaste en gemotiveerde medewerkers. Professionaliteit en een open, gezellige werksfeer vinden we erg belangrijk.