Ondersteuner

Functiebeschrijving
Ben jij gastvrij, representatief en geef je mensen graag een warm welkom? Dan zijn wij op zoek naar jou! BIJ12 en IPO-Bureau zijn beide onderdeel van het Interprovinciaal Overleg (IPO) en werken voor provincies. We ondersteunen provincies bij de uitvoering van het natuurbeleid, subsidieregelingen en opkomen voor standpunten van de provincies. Ga voor meer informatie naar www.bij12.nl of www.ipo.nl of bekijk onze kennismakingsfilm. 

Voor onze afdeling Bedrijfsvoering zoeken wij een: 
Medewerker facilitair (m/v) 28-40 uur per week. 
De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit de teams inkoop, financiën, HR, juridische zaken en facilitaire zaken. Deze teams ondersteunen de collega's van BIJ12 en IPO-Bureau. Als medewerker facilitair werk je in het team facilitaire zaken, dat bestaat uit een coördinator en 6 andere facilitair medewerkers. In totaal werken er zo’n 4.000 medewerkers bij BIJ12 en IPO-Bureau. 

Jouw werkplek en functie 
De balie is jouw thuishaven. Deze staat in Utrecht. BIJ12 is gevestigd in hartje Utrecht, op steenworpafstand van het centraal station. Op de begane grond van de vestiging van BIJ12, bevindt zich het kantoor met 85 werkplekken. Op de 3e verdieping is ons vergadercentrum met 9 vergaderzalen. Hier vergaderen medewerkers van de provincies, BIJ12 en andere samenwerkingspartners. Op beide verdiepingen hebben we een balie waar bezoekers door onze receptionistes ontvangen worden.  

Omschrijving van de opdracht
Als medewerker facilitair ben je het eerste aanspreekpunt voor onze gasten en medewerkers. Je beantwoordt hun vragen, wijst ze de weg, maar verwerkt ook meldingen over bijvoorbeeld een storing van de printer of de koffieautomaat in behandeling. Verder beantwoord je telefoontjes die binnenkomen op ons algemene telefoonnummer. Ook houd je de keuken en koffieruimtes op orde, waaronder het in- en uitruimen van de vaatwasser en verzorgen van de koffieautomaat. Je behandelt aanvragen voor het boeken van een vergaderzaal en verzorgt het agendabeheer van deze zalen. Ook doe je bestellingen van bijvoorbeeld kantoorartikelen. 
Uitgifte en administratie van laptops en toegangsdruppels is ook een taak van de facilitair medewerker.  

Kandidaat omschrijving
Je bent service- en klantgericht, gastvrij, vriendelijk en open. Je bent flexibel en vindt het leuk om verschillende werkzaamheden te doen. Je staat mensen (telefonisch) correct te woord en bent daarmee het visitekaartje van de organisatie. Ook heb je oog voor wat er moet gebeuren: een bezoeker die zit te wachten bied je met plezier een kopje koffie aan. Je bent altijd bereid iemand te helpen, want dat geeft jou energie. Je bent dienstverlenend en oplossingsgericht. Je wordt er blij van als bezoekers zich welkom voelen en jouw collega’s dankzij goede voorzieningen prettig kunnen werken.  

Je bent technisch handig, in die zin dat als het nodig is je een schroef in een muur kunt boren. Daarnaast schrik je niet als collega's jou vragen stellen over de netwerkaansluiting van hun laptop.  

Verder heb je: 
• MBO werk- en denkniveau; 
• Mondelinge beheersing van de Nederlandse taal. Personen waarbij Nederlands de tweede taal is, zijn ook zeker welkom; 
• Minimaal 1 jaar ervaring als receptionist of vergelijkbare klantcontactfunctie; 
• Een BHV-diploma (dit is een pré).

Inzet
Voorkeur:
40 uur: werktijden maandag tot en met donderdag 9.30-18.00 uur, vrijdag 8.30-17.00 uur
32 uur: dinsdag tot en met donderdag 9.30-18.00 uur, vrijdag 8.30-17.00 uur

Andere mogelijkheden zijn 7 uur per werkdag; maandag of dinsdag tot en met donderdag 10.00-17.30 uur, vrijdag 8.30-16.00 uur
Verlengingsopties: 3 x 3 maanden

Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden (waaronder het uurtarief).

CV-eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht die de volgende componenten bevat: personalia van de kandidaat, de meest relevante werkervaring van de kandidaat in chronologische volgorde, informatie over opleidingen (bij afgerond dit graag vermelden), relevante behaalde certificaten en vaardigheden relevant voor de functie. Deze dient in het Nederlands geschreven te zijn en in een Word of pdf-format te worden aangeleverd. Wij hanteren een cv-format van maximaal 3 pagina’s A4.

Eisen

1. Uw aanbieding past binnen het door ons vastgestelde tariefbandbreedte voor deze opdracht van minimaal € 23 maximaal € 35 exclusief btw. Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.

2. Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document. Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria. Benoem alle nummers van de eisen en de nummers van de shortlistcriteria. Geef ook het aantal punten bij de onderbouwing op de shortlistwensen.

3. Gebruik uitsluitend 1 bijlage: cv en bijlage onderbouwing. Beiden dus in 1 document.

4. Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring als receptionist of vergelijkbare klantcontactfunctie.
   Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn ook geldig voor deze eis.

5. Met korte voorbeelden toe te lichten representativiteit, klantvriendelijkheid en proactieve (werk)houding in eerder uitgevoerde functies/activiteiten.
   De kandidaat heeft een verzorgd uiterlijk, inclusief kleding die bij baliewerkzaamheden passend zijn. Is beleefd in het aanspreken van een binnenkomend persoon, door aan te kijken en te groeten.

Wensen

6. Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office en/of reserveringssystemen (zoals Outlook, agenda-beheer)
   100p

7. Kandidaat is woonachtig in de gemeente Utrecht.
   50p

8. Ervaring met klantcontact / gastheerschap in een dynamische of publieke omgeving.
   100p

9. Kandidaat beschikt over een BHV diploma.
   25p

10. Kwaliteit maximaal 600 punten.

    • Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0

      • Service- en klantgericht

      • Gastvrij

      • Vriendelijk

      • Open

      • Dienstverlenend

      • Oplossingsgericht

      • Proactieve (werk)houding

    • Vaardigheden 200/100/50/0

      • Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden.

      • Technisch handig

      • Kunnen omgaan met dynamische situaties / Stressbestendig

      • Verbaal communicatief vaardig

      • Representativiteit

    • Kennis 200/100/50/0

      • Outlook / Office

      • BHV

      • Agenda-beheer

11. Prijs maximaal 400 punten.

Aanvullende informatie

• De aanbieding is een all-in tariefstelling, waaronder o.a. reiskosten, woon-werk en evt fee-kosten. Het tarief staat vast gedurende de looptijd van de overeenkomst, inclusief de eventuele verlengingen die hieruit voortvloeien.

Let op!:
Gezien de werkzaamheden en schaalindeling is het niet mogelijk voor ZZP’ers om zich in te schrijven op deze uitvraag