Secretaris

Organisatie
BIJ12 is de uitvoeringsorganisatie voor de 12 provincies en brengt kennis en informatie bijeen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. BIJ12 zorgt voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen.

Hieraan wordt gewerkt vanuit 4 units:

• Faunazaken en ACSG (Advies Commissie Schade Grondwater)

• Natuurinformatie en Natuurbeheer (NiNb)

• GBO voor het beheer van gezamenlijke informatiesystemen

• Stikstof en Natura 2000

Achtergrond Programma Verbetering VHR-monitoring
BIJ12 is opdrachtnemer van het Verbeterprogramma VHR-monitoring (VVM). Hierin wordt gewerkt aan de noodzakelijke en urgente verbeteringen in het landelijk stelsel van natuurmonitoring, informatievoorzieningen en rapportage, die voortkomen uit de gezamenlijke informatiebehoefte van Programma Natuur (PN), Programma stikstofreductie en natuurverbetering (PSn) en wet-en regelgeving. De uitvoering daarvan is een opgave voor Provincies en Rijk gezamenlijk.  

De activiteiten in dit programma zijn georganiseerd langs drie inhoudelijke programmalijnen, die voortkomen uit de verschillende vormen van monitoring: Natuurmaatregelen, Omgevingscondities en Doelbereik. Iedere programmalijn kent een projectteam. Ieder projectteam coördineert de activiteiten en werkt samen met vertegenwoordigers en experts van de deelnemende organisaties aan de resultaten van het programma. Naast de drie programmalijnen is in 2024 de start gemaakt met de programmalijn Data en Informatievoorziening. Het programmamanagement wordt uitgevoerd door een klein programmateam bestaande uit de programmamanager, een programmasecretaris, een programmaondersteuner, een communicatiestrateeg en een strategisch ontwerper. Dit team willen we uitbreiden met een veranderkundig strateeg. In totaal bestaat het programmateam nu uit zo’n 30 collega’s.

Context
Opdrachtgever voor het programma VVM is de Stuurgroep Natuurmonitoring en -informatievoorziening met deelnemers namens de ministeries van LNV, IenW, Defensie en de samenwerkende provincies. De uitvoering daarvan is ondergebracht bij BIJ12. Een programmateam van projectleiders, projectmedewerkers, een projectondersteuner en een programmamanager geven invulling aan het programma, in nauwe samenwerking met een netwerk van medewerkers van de provincies, Rijk en betrokken ketenpartners.

Om de provincies op langere termijn nog beter te kunnen ondersteunen met betrouwbare natuurinformatie, zet BIJ12 in op een programma voor de periode 2024 – 2030 dat is gericht op versterking van bestaande en nieuwe instrumenten voor natuurmonitoring en op verbetering van de samenwerking tussen de partijen die samen invulling geven aan de keten van natuurinformatie.

Omschrijving van de opdracht
Als senior programmasecretaris zorg je dat de organisatorische zaken van het Verbeterprogramma goed verlopen. Jij weet hoe een programmateam goed ondersteund kan worden en je denkt actief mee over verbeteringen in de manier van werken. Idealiter heb je ervaring met een agile/scrum-aanpak en zet je elementen hiervan in bij jouw eigen werk en in het werken binnen het programmateam.
Binnen het programma plan en organiseer je verschillende werkzaamheden en sessies en zorg je voor overzicht en het leggen van verbanden tussen verschillende soorten informatie van en tussen de programmaonderdelen. Ook het opstellen van periodieke voortgangsrapportages zijn onderdeel van jouw takenpakket.  

In nauwe samenwerking met de programmamanager en de projectleiders bereid je de besluitvorming voor. Gegeven het aantal organisaties waarmee samengewerkt wordt, is dat een belangrijk en veelomvattend proces. Ook onderhoud je actief contact met de opdrachtgever en de deelnemende organisaties t.a.v. belangen, issues en de inzet van de vertegenwoordigers van die organisaties.

Functieomschrijving
Wij zijn op zoek naar een senior programmasecretaris Natuurmonitoring. Ervaring met interbestuurlijke programma’s is een vereiste, ervaring in het natuur- of provinciaal domein is een pré.

Als senior programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de organisatorische zaken van het Verbeterprogramma en werk je nauw samen met de programmamanager,  de projectondersteuner en de coördinator inkoop en financiën. Ook vorm je samen met de strategisch communicatieadviseur, veranderkundig adviseur, strategisch ontwerper en de prorgrammamanager een programmabreed team dat de samenhang en strategische koers van het programma expliciet maakt en de projectleiders hierin ondersteunt.
Extern onderhoud je contacten met de verschillende organisaties over de organisatorische zaken van het programma. De nadruk ligt op ordening en overzicht, plannen en signaleren op een verbindende en toegankelijke manier.

Jouw taken zijn onder andere:

• Het plannen en mede-organiseren van de verschillende werkzaamheden en sessies voor het programma als geheel;

• Waar nodig organisatorische processen ontwerpen en inrichten binnen het programma;

• Besluitenlijst en risicolog bijhouden en indien nodig hier acties op uitzetten;

• Actiepunten uitzetten en de voortgang bewaken;

• Het procesmatig en procedureel voorbereiden van de besluitvorming;

• Verzorgen van de periodieke voortgangsrapportages;

• Onderhouden van contacten met de opdrachtgever en deelnemende organisaties t.a.v. organisatorische zaken, issues, belangen en de inzet van de vertegenwoordigers.

Eisen

1. Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document. Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria. Benoem alle nummers van de eisen en de nummers van de shortlistcriteria. Geef ook het aantal punten bij de onderbouwing op de shortlistwensen.

2. Uw aanbieding past binnen het door ons vastgestelde tariefbandbreedte voor deze opdracht van minimaal € 85 en maximaal € 105 exclusief btw. Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.
   De aanbieding is een all-in tariefstelling, waaronder o.a. reiskosten, woon-werk en evt fee-kosten. Het tarief staat vast gedurende de looptijd van de overeenkomst, inclusief de eventuele verlengingen die hieruit voortvloeien.

3. De aangeboden kandidaat is akkoord:

   • Dat deze opdracht voor 32-36 uur per week wordt uitgevoerd;

   • Met de procedure en de inhuurvoorwaarden;

   • Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op straffe van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekend op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.

4. U beschikt over HBO werk- en denkniveau.

5. Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als programmasecretaris bij een interbestuurlijke programma in het publieke domein.

6. Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals MSP, PRINCE2, Agile/Scrum.

Wensen

1. Aantoonbare ervaring met ondersteunen van programmamanagers over de opzet, inrichting en uitvoering van de administratie binnen het programma. Geef hier een korte toelichting bij.

   • > 5 jaar (200 Punten)

   • 2-5 jaar (100 Punten)

   • < 2 jaar (0 Punten)

2. Werkzaam geweest bij/voor een groen adviesbureau, overheidsorganisatie, terreinbeherende organisatie of soortenorganisatie.

   • > 5 jaar (100 Punten)

   • 2-5 jaar (50 Punten)

   • < 2 jaar (0 Punten)

3. Werkzaam geweest in/voor het natuurdomein.

   • > 5 jaar (100 Punten)

   • 2-5 jaar (50 Punten)

   • < 2 jaar (0 Punten)

4. Aantoonbar ervaring met procesmatig en procedureel voorbereiden van de besluitvorming. Geef hier een korte toelichting bij.

   • > 5 jaar (100 Punten)

   • 2-5 jaar (50 Punten)

   • < 2 jaar (0 Punten)

5. Aantoonbare ervaring met het onderhouden van contacten in een interbestuurlijke context met de opdrachtgever en deelnemende organisaties t.a.v. organisatorische zaken, issues, belangen en de inzet van de vertegenwoordigers van die organisaties binnen het programma. Geef hier een korte toelichting bij.

   • > 5 jaar (100 Punten)

   • 2-5 jaar (50 Punten)

   • < 2 jaar (0 Punten)

6. Aantoonbare ervaring met agile/scrum en/of een ontwerpende aanpak binnen een programma. Geef hier een korte toelichting bij.

   • > 5 jaar (100 Punten)

   • 2-5 jaar (50 Punten)

   • < 2 jaar (0 Punten)

Interview
Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit. Prijs maximaal 200 punten en Kwaliteit maximaal 800 punten Indien in het interview de kandidaat 300 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen.

1. Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0

   • Accuraat

   • Proactief

   • Resultaatgericht

   • Omgevingssensitief en bestuurlijke sensitief

   • Teamspeler

   • Verbindend

   • Analytisch vermogen

   • Flexibiliteit

2. Vaardigheden 300/200/100/0

   • Plannen en organiseren

   • Beheren van financiën

   • Snel complexe informatie overzien en structureren

   • Opstellen van voortgangsrapportages en bestuurlijke beslisnotities

   • Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving

   • Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

3. Kennis 300/200/100/0

   • Aantoonbare werkervaring met programmamanagement

   • Ervaring met natuurgerelateerde projecten

   • Ervaring met de begeleiding van onderzoek en/of opzetten van pilots

   • Ervaring met werken binnen een overheidsorganisatie

Aanvullende informatie

• Aantal uur per week: 32 - 36 uur (deels op locatie van kantoor BIJ12 te Utrecht, deels thuis)

• Verlengingsopties van 2 maal 12 maanden.

• Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden (waaronder het uurtarief).

• Selectiegesprekken data en/of info

  • Publicatie: 13 mei 2025

  • Vragen stellen vóór 12:00 uur: 20 mei

  • Beantwoorden vragen: 22 mei

  • Indienen offertes vóór 12:00 uur: 2 juni

  • Afwijzen op functie-eisen/shortlist: 3 juni

  • Sollicitatiegesprekken op kantoor Utrecht tussen 15:00-17:00: 5 juni 2025

  • Voorlopige gunning en afwijzingen: 5 juni

  • Startdatum opdracht: 16 juni 2025