Stadsdeel Nieuw West - Programmasecretaris Economie, Kunst & Cultuur en Democratisering

Opdrachtomschrijving
Als Programmasecretaris ben je een belangrijke spil in een dynamische omgeving. Het werk is afwisselend. Je ondersteunt de programmamanager op de domeinen Economie, Kunst & Cultuur en Democratisering. Dit betreft een tijdelijke opdracht voor de duur van 6 maanden i.v.m. verlof huidige collega.

Werkzaamheden

• Advisering en ondersteuning van de programmamanager op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau voor de binnen het programma vallende thema’s en hoe deze het beste kunnen landen in de gebiedsagenda’s en gebiedsplannen.

• Het monitoren van de uitvoering van projecten o.l.v. de programmamanager op impact, samenhang en budget.

• Organiseren van bijeenkomsten en de voorbereiding van projectgroepen en overleggen. Voorbereiden van (programma)management-overleggen, bestuurlijke overleggen en externe overleggen, inclusief het opstellen van bijhorende stukken als opleggers. Tevens het verzorgen van bestuurlijke besluitvorming, dit doe je uiteraard in samenspraak met je collega’s.

• De bewaking, rapportage, voortgang van projecten, budgetten en beslismomenten en adviseert de programmamanager hierover. Actualisatie van jaarprogramma’s en documenten.

• Afstemming met o.a. gebiedsmakelaars om de opgave te bepalen en eventuele maatregelen te toetsen, plus het opbouwen en onderhouden van relaties met collega’s en externe partijen.

• Het archiveren en vormen van dossiers.

• Communicatieberichten, stafstukken, verslagen en notities schrijven en het voorbereiden voor de weekstart.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
Stadsdeel Nieuw-West is een van de 7 stadsdelen van de gemeente Amsterdam, ook wel het “groene stadsdeel” genoemd. De gebiedspool is één van de organisatieonderdelen van het stadsdeel. De gebiedspool Nieuw-West levert expertise en menskracht voor de uitvoering van gebiedsplannen, uitvoeringsplannen, programma’s en projecten in het stadsdeel. Primair in opdracht van gebiedsmanagers, secundair in opdracht van stadsdeelmanagers uitvoering en van de stadsdeelmanager staf. De gebiedspool is een flexibele, innovatieve, hands-on afdeling waar uitwisseling van kennis en mensen tussen stadsdeel en RVE’s mogelijk wordt gemaakt. De focus ligt op menskracht beschikbaar houden en/of krijgen om te werken aan opgaven en bij te dragen aan resultaten in gebieds- en uitvoeringsteams en in project- en gebiedsoverstijgende programmateams.

Eis – Opdracht onder leiding en toezicht
De kandidaat van de voorlopig winnende Inschrijver (voornemen tot gunnen opdracht) moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht (incl. eventuele verlengingen).

De voorlopig winnende Inschrijver toont dit aan door binnen de standstill-periode van 2 werkdagen een kopie van de wederzijds ondertekende (zichtbare persoonlijke handtekening, geen elektronische met bijvoorbeeld digitale tekst) arbeidsovereenkomst tussen de kandidaat en de Inschrijver te overleggen. Als de voorlopig winnende Inschrijver dit niet of onvoldoende aantoont, wordt de Inschrijving terzijde gelegd.

Het is toegestaan om de volgende gegevens zwart te lakken in de arbeidsovereenkomst van betreffende kandidaat: thuis adres, salaris en bankrekeningnummer.   

De gemeente is gerechtigd eventueel aanvullende stukken op te vragen ter onderbouwing van de eis.

Let op antwoordmogelijkheden:
Ja, kandidaat is in loondienst van Inschrijver.
Nee, kandidaat is niet in loondienst van Inschrijver.(KO)

Kennis

• Eis - CV toevoegen
  U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
  Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling.
  Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.

• Eis - Werk- en denkniveau
  De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over WO werk- en denkniveau.

• Eis - Opleiding
  De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende WO-diploma

• Eis - Toevoegen motivatie
  Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht.

Ervaring

• Eis - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met projectmanagement

• Eis - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke organisatie

• Wens - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het opbouwen van een relevant netwerk

• Wens - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft gerichte recente werkervaring bij de overheid, het liefst de gemeente Amsterdam

• Wens - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft ervaring binnen een stadsdeel