Contractmanager – Programma Vluchtelingen

Waar ben jij van?

Jij wordt blij van alles wat te maken heeft met contracten. Contracten zijn onmisbaar om organisaties goed met elkaar samen te laten werken en daar zorg jij voor.

Jouw functie

Programma Vluchtelingen is op zoek naar een ervaren contractmanager met minimaal twee jaar werkervaring in het beheren van belangrijke contracten binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur in het domein van Maatschappelijke Ontwikkeling. In deze rol ben je stressbestendig, aangezien het soms noodzakelijk is om snel te schakelen met leveranciers bij beleidswijzigingen. Je beschikt over uitstekende onderhandelingsvaardigheden en bent gewend om gesprekken te voeren met diverse belanghebbenden.

Je zorgt ervoor dat alle contracten en overeenkomsten tijdig en rechtmatig worden afgesloten. Je legt daarvoor alle contracten en afspraken met leveranciers tot in de puntjes perfect vast. Je kent de leveranciers, hun werkveld, de contracten en de administratie uit je duimpje en je vindt het een uitdaging om te zorgen dat de samenwerking met de leveranciers zo goed mogelijk verloopt. Je zorgt ervoor dat de contracten naadloos aansluiten bij de behoeften en dat iedereen in de samenwerking hun rol pakt.

Het Programma Vluchtelingen bevindt zich momenteel in een transitiefase van een project naar een regulier team. Dit betekent dat we niet alleen onze processen en structuren verder professionaliseren, maar ook dat we voortdurend inspelen op nieuwe inzichten en uitdagingen. Om deze transitie mogelijk te maken zoeken we een senior contractmanager die stevig in de schoenen staat. Iemand die flexibel is, goed kan omgaan met veranderingen en bereid is om verwachtingen bij te stellen naarmate onze afdeling verder vorm krijgt.

De contractmanager zorgt dat we beste contracten afsluiten die onze opgaven nodig hebben heeft op het gebied van facilitaire zaken, sociaal beheer en andere contracten in het sociaal domein. Ter versterking van ons team bedrijfsvoering, zoeken wij een gedreven Contractmanager die samen met ons deze uitdaging aan wil gaan.

Je belangrijkste taak is het zorgen voor goede overeenkomsten en contracten. Je werkt hierbij nauw samen met de contracteigenaren, de inhoudelijke experts, beleidsadviseurs, Inkoop en de contractbeheerders.

De contractmanager is primair gericht op het opstellen en naleven van rechtmatige overeenkomsten met leveranciers waarbij een belangrijk evenwicht met de doelmatigheid gevonden moet worden. Je taken worden onder meer:

·        Beheren en monitoren van bestaande contracten met aandacht voor het bewaken van KPI's en het waarborgen van contractuele naleving, waarbij je streeft naar continue verbetering en optimalisatie van contractprestaties.

·        Primair aanspreekpunttijdens de contractuitvoering voor opdrachtnemers en interne belanghebbenden en heeft proactief voortgangsgesprekken met de opdrachtnemers, waarbij je een vertrouwensrelatie opbouwt en zorgt voor heldere en effectieve communicatie.

·        Initiëren en leiden van aanbestedingstrajecten in samenwerking met Inkoop

·        Beheren van de Contractenkalender

·        Voert verschillende periodieke kwantitatieve analyses uit op contractportefeuille ter bespreking op tactisch niveau of ter voorbereiding van strategische overleggen.

·        Rapporteren over het contractmanagement

·        Gevraagd en ongevraagd adviseren over de uitvoerbaarheid en impact van (nieuwe) beleidsontwikkelingen.

Jouw profiel

Je bent flexibel en in staat om effectief om te gaan met onvoorziene omstandigheden. Het is essentieel dat je sterke adviesvaardigheden hebt en in staat bent om kansen te benutten die zich tijdens het proces aandienen. Integriteit is voor jou vanzelfsprekend, evenals een goede samenwerking met diverse teams en stakeholders, aangezien je veel samenwerkt met collega’s en externe partijen.

Eisen

·        Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding of academische opleiding in de richting juridisch, bestuurskunde of economie;

·        Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als contractmanager, waarbij je verantwoordelijk was voor strategische contracten.

·        Jij hebt minimaal 2 jaar werkervaring bij een gemeente of overheidsinstantie;

·        Je hebt ervaring met het samenwerken en afstemmen met stakeholders binnen en buiten de afdeling en partners buiten de gemeente;

·        Je hebt minimaal éénof 1 jaar ervaring in het overbruggen van tegenstrijdige belangen, zowel inhoudelijk als op het gebied van relatiemanagement.

·        Je hebt minimaal  één of 1jaar aantoonbare ervaring met de volgende modules van Oracle Cloud/EBS: contractbeheer/-management, procurement en bestellen/ontvangen.

Wensen

·        Je hebt minimaal 1 jaar ervaring als contractmanager in het werkveld van Maatschappelijke ontwikkeling van een gemeente in Nederland.

·        Je hebt de NEVI Contract- en leveranciersmanagement (CLM) gevolgd, of gelijkwaardig, zoals CATS Foundation/ practitioner.

·        Je hebt ervaring en affiniteit met de doelgroep kwetsbare personen en/of vluchtelingen. Dit kan blijken uit eerdere werkervaring of persoonlijke ervaringen zoals vrijwilligerswerk.

De afdeling

Team Vluchtelingen

Het programma Vluchtelingen verzorgt drie opgaven: Opvang Asiel, Opvang Oekraïense vluchtelingen en de tijdelijke huisvesting van statushouders. Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente Rotterdam vangt zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen en 500 asielzoekers op en we huisvesten ruim 1500 statushouders in tijdelijke huisvesting. Samen met collega’s en afdelingen van vrijwel alle onderdelen van de gemeente, zorgen we ervoor dat deze opgaven succesvol worden uitgevoerd. Voor dit programma zoeken wij een senior Contractbeheerder.

Onze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken. Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert maximale ontplooiing van talent in een gezond lichaam. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. Het streven is dat iedereen zijn talent ontwikkelt, leert en/of werkt, maatschappelijk actief is als leren of werken niet kan en zorgt voor de eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden. Of intensieve ondersteuning waar echt noodzakelijk. Dat doen we in opdracht van het college en wijkraden en samen met maatschappelijke partners.