Office Manager Duurzaamheid - cluster SO

Doorleenconstructies voor zzp’ers zijn niet toegestaan.

Jij bent van ondersteunen en ontzorgen. Als Office Manager help jij mee om alles op alles te zetten om het proces zo effectief en efficiënt te laten verlopen. Door jouw inzet draag jij bij aan een groene stad, met hart voor de mensen die er komen, wonen, en werken.

Jouw functie

Binnen de afdeling Duurzaamheid is plaats voor één enthousiaste Office Manager voor team Schone Energie. Dit team bestaat uit 3 subteams: Wind, Energiesysteem en Zon.

Als Office Manager ben je de spin in het web binnen het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. de projectondersteuning en je bent verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is en blijft. Je rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van (het nakomen van) afspraken, zowel binnen het team als daarbuiten. Tot slot organiseer je bijeenkomsten en ben je verantwoordelijk voor overige administratieve taken.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Het notuleren van overleggen binnen het team, waarbij technisch en bestuurlijk jargon wordt gebruikt en waar verschillende belanghebbenden aan deelnemen.

• Het beheren van de agenda’s van minimaal twee (programma)managers.

• Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (zowel intern als extern).

• Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken.

• Het actualiseren van een projectadministratie inclusief de vaste planning & control momenten.

• Opstellen van werkinstructies en handleidingen.

Jouw profiel

Je bent een ervaren Office Manager die goed kan prioriteren en hoofd- en bijzaken kan onderscheiden. Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je bent gewend om voor verschillende teams te werken, waarbij je in staat bent om het overzicht te behouden. Daarnaast ben je in staat om snel te schakelen, een spoedvraag die binnenkomt pak je gemakkelijk op. Door jouw proactieve houding weet je de verschillende teams te ontzorgen, zie je wat er moet gebeuren en denk je mee over mogelijke verbeterprocessen. Jij bent een aanpakker die ziet wat er nodig is en voegt de daad bij het woord. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Daarnaast ben je ondernemend en resultaatgericht.

• Je hebt minimaal een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau 4;

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de werkzaamheden zoals die staan beschreven onder ‘jouw functie’. Deze ervaring is opgedaan in de afgelopen 7 jaar;

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als Office Manager, opgedaan in de afgelopen 7 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als Office Manager bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 160.000 inwoners;

• Je hebt ervaring met het ondersteunen van teams die werken aan de ontwikkeling van zonne-energie, windenergie, of energiesystemen en bent bekend met het jargon in deze sectoren;

• Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive).

Competenties

• Niet bekend

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling samenwerkt met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Sinds 2016 is daar een extra opgave bijgekomen en dat is ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Stadsontwikkeling bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven we vorm aan de stad en houden we de stad in vorm. Kies jij voor Stadsontwikkeling, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsontwikkeling is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

De afdeling

Je komt te werken voor het team Schone Energie onder de afdeling Duurzaamheid. Deze afdeling bestaat uit zo`n 80 mensen die allen werken aan de transitie naar een duurzaam Rotterdam. Het team Schone Energie bestaat uit 12 mensen die elk aan verschillende onderdelen van de verduurzaming van de gebouwde omgeving werken. De sfeer op de afdeling is informeel, energiek en we hebben de nodige borrels, sportactiviteiten en gezellige uitjes met elkaar. Met deze functie kom je te werken op de gaafste afdeling van de gemeente Rotterdam! Zie ook onze 2-minuten-filmpje over hoe de afdeling werkt. 

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten

Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30 % prijs

• 70 % kwaliteit

De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.