Kwartiermaker (financiële) basisprocessen

Kwartiermaker (financiele) basisprocessen
Periode: Z.s.m. voor de duur van 8 maanden; met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 32 - 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Max 115,00 per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Schaal: 12

Korte beschrijving speelveld
Gemeente Utrecht is een van de grootste gemeentes in Nederland. Het organisatieonderdeel Ruimte is een bijna 1000 mens grootte ontwikkelorganisatie van het fysieke domein. Het werkveld van Ruimte is zeer divers en richt zich op gebiedsontwikkeling als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende themas als duurzame energie en mobiliteit.

Ruimte is georganiseerd in verschillende afdelingen en verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, beleid en bedrijfsvoering. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zon 100 medewerkers die werken in een van de drie clusters binnen de afdeling: Financien en Inkoop, Informatie en Proces Management en Bedrijfsondersteuning.

Opdrachtomschrijving
Binnen het cluster Bedrijfsondersteuning is een nieuw team basisprocessen geformeerd. Dit nieuwe team legt zich in eerste instantie specifiek toe op een aantal financiele basisprocessen. Denk hierbij aan van bestellen tot betalen, het maken van (project) rapportages of het doen van administratieve taken op aangeven van Financieel Adviseurs. Deze taken zijn recent samengebracht met als doel de werkzaamheden te bundelen, de inhoudelijke kwaliteit van informatie te verbeteren, makkelijker af te stemmen en efficienter te kunnen werken.

In de nieuwe vorm van dit team en het samenbrengen van de taken, is een kritische blik en aanpak nodig op het efficient ontwikkelen van werkprocessen van deze (financiele) basisprocessen en de procesmatige verbinding te maken met het team Financien en Inkoop.

Het team bestaat momenteel uit 7 mensen, met daarbij de ruimte en verwachting dat het uitbreiden van het team nodig is om nieuwe werkzaamheden binnen het team te concretiseren. Naast de aandacht voor de werkprocessen is er aandacht nodig voor de vorming van het team. De kwartiermaker zal rapporteren een de Manager Bedrijfsondersteuning.

Er liggen wellicht meer mogelijkheden om vergelijkbare taken die nu nog plaatsvinden binnen Ruimte onder te brengen in het team Basisprocessen. De aanname is dat veel van deze taken nu nog versnipperd binnen Ruimte plaatsvinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan taken bij project-assistentie. Ook wordt voorzien dat er nog andere basisprocessen te onderscheiden zijn binnen de afdelingen van Ruimte die zich heel goed lenen om op 1 plek te organiseren

De uitdaging voor de kwartiermaker is om, naast de inrichting en aansturing van het huidige team, bovenstaande te onderzoeken en een voorstel te schrijven voor de Directie inclusief de benodigde capaciteit en financiering.

We willen graag aan de slag met een kwartiermaker die haar/zijn tanden wil zetten in zowel het ontwikkelen van heldere en stevige werkprocessen die passen in de huidige opzet van de organisatie van de afdeling Bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat de kwartiermaker de verbinding zoekt met de collega's die werkzaam zijn binnen deze processen. Denk bijvoorbeeld aan bestellers, budgethouders en collega's binnen het team Financien en Inkoop. Doel is om een verbeter- en efficientieslag te maken, waardoor de medewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn en dit optimaal wordt ondersteund. En daarnaast het onderzoek te doen naar andere processen die zich lenen voor eenzelfde efficientieslag.

Als kwartiermaker heb je de volgende taken:
Opstellen jaarplan en samen met team uitvoering geven aan het plan.
Lean maken van de huidige werkprocessen.
Geven van een bestendige positie aan het team, in de organisatie.
Ontwikkelen en begeleiden van medewerkers in de verandering.
Vertegenwoordigen van het organisatie onderdeel Ruimte, in concern-brede ontwikkelingen.
Doen van onderzoek en maken van een implementatieplan met betrekking tot centralisatie vergelijkbare taken ruimtebreed
Doen van onderzoek en maken van een implementatieplan met betrekking tot centralisatie van complementaire basistaken.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de implementatieplannen zijn beschreven en de huidige werkprocessen Lean zijn ingericht.

Jij hebt/bent:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.

• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het opzetten/implementeren van (repeterende) werkwijzen in een organisatie (voorkeur voor publieke organisatie).

• Aantoonbare leanmanagement ervaring.

• Bij voorkeur leidinggevende ervaring.

• Werkervaring bij een overheidsinstantie.

• Bij voorkeur ervaring binnen het financiele domein.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Helicopterview.

• Aansturen.

• Plannen en organiseren.

Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland op 25 februari 2025. Het secretariaat zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken vinden plaats in het Stadskantoor van de gemeente Utrecht.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.