Senior Informatie en Proces Adviseur

Senior Informatie en Proces Adviseur
Periode: Van 01-8-2025 tot 01-01-2026 (5 aantal maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal 125 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: 12

Opdrachtomschrijving:
Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.

Als Informatie- en Procesadviseur (IPA) ga je aan de slag met het identificeren, analyseren, beschrijven en verbeteren van financiele processen. Ruim 20 processen dienen eerst geanalyseerd en beschreven te worden. Met een grondige procesanalyse identificeer je verbetermogelijkheden op het gebied van kwaliteit, doorlooptijd en kosten. Deze bevindingen vertaal je naar een gestructureerde verbeteraanpak die in samenwerking met medewerkers van de betrokken werkstromen wordt uitgevoerd en geborgd. Het vastleggen en conformeren van standaarden en het inrichten van procesrollen is hier onderdeel van. De mogelijkheid is er om deze opdracht als duo uit te voeren. Hierbij is de inschatting dat je 4 dagen per week van je tijd besteed aan het identificeren, analyseren en beschrijven van de processen en dat 1 dag van week ingezet kan worden in het daadwerkelijk uitvoeren (begeleiden) van de verbeteraanpak, het verder ontwikkelen en inrichten van de procesrollen en rapporteren over de voortgang.

Dit betekent dat je:

• Processen identificeert en diepgaand analyseert op knelpunten en verbetermogelijkheden met betrekking tot kwaliteit, doorlooptijd en kosten

• Processen vastlegt in BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate en in onze tool Bizzdesign

• Je analyse van knelpunten en verbeterpunten vertaalt naar een gestructureerde verbeteraanpak

• In samenwerking met medewerkers van de werkstromen de verbeteringen implementeert standaarden opstelt en wijzigingen borgt in de werkwijze en/of documentatie
  Bijdraagt aan de implementatie van de procesrollen (eigenaar, coördinator en expert) in de teams

• Medewerkers en leidinggevenden begeleidt gedurende de veranderingen
  Medewerkers en leidinggevenden traint en coacht op benodigde kennis en vaardigheden voortkomende uit de implementatie van de procesrollen

• Fungeert als klankbord en sparring partner voor de andere IPA collega's voor de doorontwikkeling van de procesrollen

• Rapporteert over de voortgang en resultaten

Je werkt autonoom; waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden waarbij je rapporteert aan een stuurgroep.

Je/jullie herkennen je in het volgende

1. Je bent een resultaatgerichte en pragmatisch ingestelde verbinder. Als ervaren programmamanager vorm je een brug tussen proces en mens en weet je collega's samen te brengen, te enthousiasmeren en aan te zetten tot ander gedrag.

2. De ideale kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het diepgaand analyseren, vastleggen en verbeteren van bedrijfsprocessen bij voorkeur binnen domeinen als financien en inkoop.

3. Dit in combinatie met jouw sterke communicatieve vaardigheden dragen bij aan het opstellen van heldere adviezen, het onderbouwen van standpunten en visievorming. Verder beschik je over:

4. Minimaal 7 a 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000 medewerkers.

5. Aantoonbare ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie op incl. praktijkervaring. Voor de senior collega geldt aanvullend praktijk gecertificeerd in procesoptimalisatie op universitair niveau.

6. Kennis van het vastleggen van processen in systemen als; BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate in onze tool Bizzdesign.

7. Vaardig in het betrekken van medewerkers, het faciliteren van workshops en het creëren van draagvlak voor verandering.

8. Kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiële processen is een pre.

9. Analytisch sterk en in staat om procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare verbeteracties.

10. Aantoonbare ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader

11. Zelfstandig maar met een scherp gevoel voor afstemming en samenwerking in een bestuurlijke context

12. Kennis van het concept Werken onder architectuur.

Ze Eisen.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/

Gesprekken vinden op 10, 15 of 17 juli plaats. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken zullen plaatsvinden op het Stadskantoor in Utrecht aan het Stadsplateau 1.

Goed om te weten

• Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.

• Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

• De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

• Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

• Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

• Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

• De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Let op:
In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzpers niet toegestaan.