Kwartiermaker Kabinet en Ondersteuning

Opdrachtomschrijving
Als Kwartiermaker Kabinet en Ondersteuning heb je een dubbele opdracht. Enerzijds ben je verantwoordelijk voor het succesvol samenbrengen van de medewerkers van het bestuurssecretariaat, de managementondersteuning en de kabinetsmedewerker tot één team van ondersteuners. Dit betekent dat er aan het einde van de opdracht in ieder geval het volgende moet worden opgeleverd:

• Handreiking van uniforme werkwijzen binnen het cluster van secretarieel ondersteuners;

  • Een capaciteitsplanning waaruit blijkt dat de secretarieel ondersteuners als één team functioneren;

  • Een strategische personeelsplanning en formatieplan voor het cluster van secretarieel ondersteuners en het kabinet;

  • Een rapportage van de teamontwikkelingsactiviteiten;

  • Een ontwikkelplan voor de komende 2 jaren.

Gedurende de inhuurperiode zal de kwartiermaker de directe aansturing van het cluster op zich nemen.

Anderzijds ben je verantwoordelijk voor het vormgeven van de kabinetsfunctie. Deze opdracht houdt verband met de wens van het bestuur om de kabinetsfunctie te professionaliseren. De kwartiermaker zal als senior Kabinetsadviseur fungeren van het bestuur (m.n. de burgemeester). Deze seniorfunctie is nieuw en zal door de kwartiermaker vorm en inhoud moeten krijgen. Daarbij wordt de kwartiermaker ondersteunt door een kabinetsmedewerker. In het kader van deze opdracht zal de kwartiermaker het volgende moeten opleveren:

• Een representatie- en public affairs-agenda voor de komende twee jaar;

  • Een actueel bestand aan protocollen en draaiboeken voor alle officiële representatiebijeenkomsten, werkbezoeken, vieringen en herdenkingen;

  • Een procesbeschrijving van de wijze waarop in Waalwijk aanvragen voor onderscheidingen worden behandeld.

De kwartiermaker zal gedurende de inhuurperiode de burgemeester actief ondersteunen bij de verschillende kabinetsactiviteiten, waaronder eventueel het optreden als woordvoerder.

Kandidaatomschrijving

• De kwartiermaker heeft als kabinetschef aantoonbare ruime ervaring met het organiseren van officiële representatiebijeenkomsten, werkbezoeken, vieringen en herdenkingen;

  • De kwartiermaker heeft aantoonbare ervaring met het aansturen van secretarieel ondersteuners;

  • De kwartiermaker heeft ervaring met verandertrajecten;

  • De kwartiermaker heeft aantoonbare ervaring met woordvoering.

Interviewplanning
De interviews worden gepland ZSM na de sluitingsdatum van indienen offertes.

Toelichting op rooster
Je bent minimaal 3 dagen van de week op locatie aanwezig.

Dienstencategorie
Andere diensten

CPV code
79000000-4 - Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging

Eisen

Voorwaarden voor deelname

Overeenkomst DAS mrt 2022 (Waalwijk).pdf

Werkervaring 1
Je hebt recente aantoonbare meerjarige werkervaring opgedaan als adviseur kabinet en representatie.

Werkervaring 2
Je hebt ruime ervaring met leiding geven aan een team van een afdeling secretariaat.

Gunningscriteria

Weging prijsdeel: 30 %

Werkervaring 1
Je hebt bij voorkeur recente ervaring met woordvoerderschap van een burgemeester - Weging: 25%

Werkervaring 2
Je hebt aantoonbare ervaring met het coördineren van grootschalige evenementen - Weging: 15 %

Inzetbaarheid
Je bent vanaf de startdatum voor de volledige aantal uren (36) per week inzetbaar - Weging: 5 %

Interview
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Tijdens het interview toetsen we op werkervaring, kennis en de gewenste competenties.

Weging: 25 %