Programmamanager

Functienaam: Programmamanager
Aantal uren per week: 24 uur
Start overeenkomst: 01/07/2025
Einddatum: De einddatum van de initiele periode is 31/12/2026
Optie verlenging contract: Ja, een keer zes (6) maanden.
Inschrijver als zzp'er (Wet DBA)*: Ja, dit is mogelijk.
*Deze opdracht is op intern beleid getoetst en akkoord bevonden voor uitvoering door een zzp'er. U bent zelf verantwoordelijk voor uw kwalificatie als ondernemer en voor het handelen als zelfstandige in de uitvoering van deze opdracht.

Omschrijving van de opdracht
De Universiteit van Amsterdam heeft een interessante en diverse vastgoedportefeuille, bestaande uit circa 60 gebouwen verspreid door de stad Amsterdam, in eigendom en gebruik.  

De afdeling Financiën, Planning & Control ondersteunt het college van bestuur bij het strategisch beleid op het gebied van financiën, control en huisvesting. Doel is een optimale ondersteuning van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering van de universiteit. De afdeling analyseert in- en externe ontwikkelingen en vertaalt deze naar toekomstbestendig beleid. Dat gebeurt in nauwe samenwerking met de faculteiten, diensten en andere beleidsafdelingen. De afdeling adviseert het college van bestuur over het beleid en de keuzes op het vlak van begroting, middelenverdeling, strategisch vastgoedbeleid en interne risicobeheersing. De afdeling is verantwoordelijk voor de vormgeving en het goed functioneren van de universiteitsbrede planning- en controlcyclus. De afdeling FP&C draagt zorg voor het universitaire vastgoed en  formuleert strategische een financiële beleidskaders voor het huisvestingsprogramma. 

De afdeling heeft ongeveer dertig medewerkers en bestaat uit drie teams: financiën, vastgoed en duurzaamheid- die elk worden aangestuurd door een teamleider. De programmamanager zal onderdeel uitmaken van team vastgoed.

Het programma Doelmatig Ruimtegebruik Kantoren richt zich op het efficiënter en toekomstbestendig gebruiken van kantoorruimtes binnen de UvA. De nadruk ligt op het verminderen van het aantal vierkante meters én op het optimaliseren van de werkomgeving. Dat vraagt om een doordachte aanpak, waarin maatregelen in samenhang en in de juiste volgorde worden uitgevoerd om tot een duurzaam resultaat te komen. 

Binnen het programma worden vier deelprojecten uitgevoerd: 

1. Aanscherpen ruimtenorm kantoren (beleidsaanpassing in het Huisvestingsplan); 

2.     Ondersteuning en advies aan eenheden in werkplekconcepten en werkplekgebruik; 

3.     Implementatie van werkplekreserveringsysteem; 

4.     Fysieke aanpassing van de werkomgeving (pilot). 

Als programmamanager ben jij de schakel tussen de opdrachtgever en de operationele uitvoering van het programma. Je bewaakt het overzicht, stuurt op inhoud, voortgang en kwaliteit, en bent verantwoordelijk voor het creëren van samenhang tussen de deelprojecten. Je weet belemmeringen bij de uitvoering weg te nemen, betrekt de juiste partijen op het juiste moment en zorgt voor transparante communicatie. Je wordt ondersteund door een programmasecretaris (0,4 fte). 

Jouw belangrijkste taken: 

•     Uitwerking van het programmaplan en bemensing van de onderdelen; 

•     Aansturen en aanjagen van het programma; 

•     Bewaken van de samenhang tussen de verschillende deelprojecten; 

•     Actief wegnemen van belemmeringen om de ruimtereductie te kunnen realiseren; 

•     Voorbereiden en voorzitten van overleggen; 

•     Zorgen voor goede informatievoorziening richting alle belanghebbenden; 

•     Werken met een dynamische planning gericht op mijlpalen;  

•     Voorbereiden van benodigde besluitvorming; 

•     Bewaken van de kwaliteit van de op te leveren resultaten en bijsturen waar nodig; 

•     Zorgen voor een efficiënte inzet van mensen en middelen; 

•     Periodiek rapporteren aan de opdrachtgever over voortgang, resultaten en eventuele knelpunten (inclusief opstellen van voortgangsrapportages); 

•     Adviseren van de opdrachtgever over bijsturing en programmatische keuzes. 

Eisen en wensen

1. Kwaliteit (motivatie): maximale score 70 punten

   • Minimaal HBO werk- en denk niveau.
     Voorkeur voor een vastgoed-, projectmanagement, of bedrijfseconomisch gerelateerde opleiding.

   • Je hebt minimaal 10 jaar ervaring met project- en programmamanagement, bij voorkeur bij een instelling voor hoger onderwijs. 

   • Je hebt ruimte ervaring met veranderopgaven, bij voorkeur gericht op ruimtelijke opgaven, zoals activiteit gericht werken en/ of hybride werken

   • Motivatiebrief (max. 400 woorden): De kandidaat schrijft een toelichting bij zijn CV. Geeft zelf een onderbouwing aan waarom de kandidaat voldoet aan de opdracht (bij: ‘beschrijving werkzaamheden’ & ‘dit ga je doen’) en de gevraagde werkervaringseisen op basis van eerdere banen of opdrachten. De kandidaat kiest hiervoor maximaal drie eerdere opdrachten/ervaringen die hij of zij gebruikt voor de toelichting. De kerncompetenties worden pas getoetst in het gesprek. De selectie voor de gesprekken vindt dus plaats op de opleidings- en werkervaringseisen en de match met de opdracht. 

   • Curriculum vitae: Voeg het uurtarief van de kandidaat toe in het cv. Het cv wordt gebruikt ter verificatie van de gestelde eisen. 

2. Prijsscore: maximale score 30 punten

   • Uurtarieven tussen genoemde bedragen krijgen het aantal punten op basis van de volgende formule:
     Punten = (max bedrag [135] - inschrijversbedrag [uw tarief]) / verschil minmax [30] * max punten [30]. 

Competenties

•  Je bent daadkrachtig, je toont initiatief en komt in actie. Je maakt weloverwogen keuzes, prioriteert en stelt grenzen. Je staat stevig in je schoenen en bewaart rust en overzicht waar nodig. 

•     Je ben organisatiesensitief, weet wanneer en met wie afstemming nodig is. Je kunt goed omgaan met uiteenlopende belangen en tempo’s binnen een organisatie. 

•     Je bent bekend met Agile werken en kunt dit vertalen naar de praktijk van huisvesting en organisatieontwikkeling; 

•     Je bent analytisch, een pragmatische instelling en bent in staat om strategisch te opereren, je geeft richting door te sturen op inhoud, bedrijfsvoering en personeel. Je blijft uit de waan van de dag door toekomstgericht te denken en lange termijn plannen te maken; 

•     Je bent communicatief sterk en resultaatgericht.

Aanvullende informatie

• Je werklocatie is Spui 21 te Amsterdam, gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. 

• Instructies voor het indienen van het document:

  • Motivatiebrief en cv dienen samengevoegd te worden tot één document;

  • In het document dient het uurtarief van de kandidaat te zijn genoemd;

  • De titel van het document dient te beginnen met de naam van de aangeboden kandidaat;

  • Bij uitvragen waar meerdere kandidaten aangeboden mogen worden, kunt u hier meerdere documenten indienen. U mag maximaal 2 kandidaten aanbieden.

• Beoordeling motivatie:

  • Cv en motivatiebrief sluiten uitstekend aan bij de inhoud van de opdracht - 70 punten

  • Cv en motivatiebrief sluiten goed aan bij de inhoud van de opdracht - 50 punten

  • Cv en motivatiebrief sluiten voldoende aan bij de inhoud van de opdracht - 20 punten

  • Cv en motivatiebrief sluiten matig/onvoldoende aan bij de inhoud van de opdracht - Knock-out (kandidaat wordt terzijde gelegd)