Salarisadministrateur

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de optie tot verlenging, wordt de inhuuropdracht onder gelijkblijvende voorwaarden verlengd

Opdrachtgever
Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, GHOR en Veilig Thuis in Gelderland-Midden en staan klaar voor de ruim 700.000 inwoners uit 15 gemeenten.

Omschrijving van de opdracht
We zijn op zoek naar een ervaren salarisadministrateur die direct ingezet kan worden om onze administratie te versterken voor gemiddeld 28 tot 32 uur per week. De salarisadministrateur ondersteunt de vaste salarisadministrateurs. De inzet en de momenten waarop dit plaatsvindt worden in onderling overleg bepaald. 
De salarisadministratie is verantwoordelijk voor de verloning van ruim 1200 medewerkers en 900 brandweervrijwilligers. We werken met vier verschillende cao's: cao Veiligheidsregio's, cao ambulancezorg, cao VVT en cao Jeugdzorg. 
2025 staat in het teken van de overgang van Beaufort naar Afas (Livegang Afas staat gepland op 1 januari 2026). De persoon die ons team komt versterken zorgt er mede voor dat de lopende zaken door kunnen blijven gaan.

Verantwoordelijkheden

• Je stelt de salarisadministratie op, rekening houdend met de verschillende cao's waarmee we werken

• Je houdt alles goed bij door informatie over je klanten te verzamelen, controleren, verwerken en archiveren

• Je verwerkt mutaties, zoals veranderingen in salaris of persoonsgegevens

• Je blijft op de hoogte van aanpassingen van belastingen, wetten en regels rondom salarisadministratie en deelt deze kennis met je collega's

• Je bereidt je op tijd voor en betaalt de salarissen uit

We zoeken een medior/senior kandidaat die direct zelfstandig aan de slag kan. We zijn dus niet op zoek naar een junior met een (langere) inwerktijd.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Aantoonbaar in het bezit van een Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL) (Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar);

3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als salarisadministrateur;

4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als salarisadministrateur bij een overheidsinstelling;

5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Beaufort - Gemal én AFAS (Benoem duidelijk waar deze is opgedaan).

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

6. Aantoonbare werkervaring als salarisadministrateur bij een veiligheidsregio (25 punten);

7.  Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Beaufort - Gemal én AFAS (Benoem duidelijk waar deze is opgedaan) (25 punten);

8. Aantoonbare kennis van en werkervaring met CAR-UWO (cao Veiligheidsregio's), cao Ambulancezorg, cao Jeugdzorg en cao VVT. Benoem en beschrijf met welke cao je hebt gewerkt en hoe recent deze ervaring is. Ervaring in de gemeentelijke cao graag meenemen en zodanig benoemen aangezien de cao Veiligheidsregio's daarin haar oorsprong kent ( 25 punten);
       a. Aantoonbare werkervaring met 4 cao's (25 punten);
      b. Aantoonbare werkervaring met 3 van de 4 cao's (20 punten);
      c. Aantoonbare werkervaring met 2 van de 4 cao's (15 punten);
      d. Aantoonbare werkervaring met 1 van de 4 cao's (10 punten);
      e. Aantoonbare werkervaring met geen van de  4 cao's (0 punten);

9. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf (25 punten).

Competenties

• Aanpassingsvermogen/flexibel;

• Klantgericht;

• Samenwerken;

• Analyserend vermogen.

Beoordeling
De score uit de schriftelijke beoordeling maakt in principe geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewfase betrokken kandidaat begint in principe weer bij nul en heeft in de interviewfase gelijke kansen. 

In de voorgaande alinea wordt de term “in principe” gebruikt, aangezien VGGM zich uitdrukkelijk het recht voorbehoudt om een kandidaat tijdens het interview vragen te stellen over het voldoen aan de eisen en over de antwoorden die kandidaat heeft gegeven op de verschillende kwalitatieve (sub)gunningscriteria.

Mening is dat de kandidaat op basis van de antwoorden op voorgenoemde vragen een vertekend beeld heeft gegeven van zijn ervaring/kwaliteiten en aldus feitelijk niet aan de eisen voldoet dan wel een zodanige lagere score op de kwalitatieve (sub)gunningcriteria had dienen te krijgen, dat hij op basis van hetgeen in de offerteaanvraag daaromtrent is vermeld, niet had mogen worden uitgenodigd voor de interviewfase, zal VGGM de kandidaat uitsluiten van gunning van de opdracht. In dat geval heeft VGGM het recht maar niet de verplichting om een andere kandidaat uit te nodigen voor een interview, die na wijziging van de rangorde daarvoor in aanmerking zou komen.

Ook bij het afzeggen van het interview door de kandidaat heeft VGGM het recht maar niet de verplichting om een volgende kandidaat uit te nodigen. VGGM heeft tevens de mogelijkheid, indien uit de interviews geen geschikte kandidaat naar voren komt, om de volgende kandidaat op de rangorde uit te nodigen voor een interview.

De interviews worden uitgevoerd door medewerkers van VGGM. Deze personen beoordelen elke kandidaat op gelijke wijze op basis van de hierboven genoemde persoonlijke competenties. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke kandidaat het voornemen tot gunning ontvangt. Deze kandidaat heeft uiteindelijk de beste prijs-/kwaliteitsverhouding en komt daarmee in aanmerking voor voorlopige gunning van de opdracht. Indien in de opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende kandidaten uit de interviewfase geselecteerd.

De kandidaat die na de interviewfase de best scorende is, komt daarmee in aanmerking voor de opdracht. Alle overige deelnemende partijen in de offerteprocedure worden geïnformeerd over de gunningsbeslissing/status. Deze terugkoppeling op de offerte wordt bekend gemaakt in de applicatie.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal schaal 8 / indicatie uurtarief € 90. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s A4, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring en opleidingen van de kandidaat. VGGM behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam en start- en einddatum van de werkzaamheden te zijn vermeld.
Onder een referentie verstaan wij een overzichtelijke omschrijving van minimaal één eerdere opdracht. Hierin moet tot uitdrukking komen wie de opdrachtgever was, de begin- en einddatum van de opdracht en het aantal uren per week. Elke referentie moet de mogelijkheid bieden contact op te nemen met de voormalige opdrachtgever, hetgeen in zijn algemeenheid alleen zal gebeuren als de kandidaat in aanmerking komt voor een interview.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Is hybride werken mogelijk: in eerste instantie op locatie, na verloop van tijd hybride werken mogelijk in overleg met opdrachtgever.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 23 juni 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 19 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie
VGGM zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). 
BYOD (bring your own device): voor deze opdracht niet van toepassing.

Indien bij de eisen en/of de gunningcriteria kwaliteit gevraagd wordt naar afgeronde opleidingen, dan dient de kandidaat, indien VGGM hierom vraagt, een kopie diploma en/of certificaat aan te leveren. Kan Inschrijver dit niet aanleveren, dan is definitieve afwijzing het gevolg.

VGGM behoudt zich het recht voor om tot het moment van definitieve gunning de offerteprocedure tijdelijk op te schorten en geheel of gedeeltelijk in te trekken. Het geheel of gedeeltelijk intrekken van de offerteprocedure leidt niet tot enige aansprakelijkheid van VGGM jegens deelnemers. VGGM zal de door kandidaten (reeds) gemaakte kosten c.q. geleden schade dan ook niet vergoeden.

VGGM heeft de mogelijkheid om met kandidaten een dienstverband aan te gaan na afronding van de eerste termijn van de opdracht, zonder dat VGGM daarbij verplichtingen heeft naar de externe leverancier.