Medewerker DIV

Organisatie
Beleef de Gemeente Zwartewaterland
De gemeente Zwartewaterland bestaat uit 3 kernen en een mooi buitengebied. Genemuiden staat bekend om zijn grootschalige tapijtindustrie van internationale allure. Hanzestad Hasselt kent een rijke en eeuwenoude historie. Zwartsluis heeft veel watersport en scheepsbouw en fungeert als toegangspoort naar Nationaal Park Weerribben-Wieden. Zwartewaterland is dus een bedrijvige én een groene gemeente, prachtig gelegen aan het Zwartewater. Belangrijk daarbij is het behoud van evenwicht tussen economie en ecologie. Kenmerkend is verder het respect van de mensen naar elkaar en de betrokkenheid van de gemeenschappen bij onze samenleving.

Bij de gemeente Zwartewaterland werken we met ongeveer 200 mensen. Het is overzichtelijk, persoonlijk en collegiaal. Samen creëren we de beste ondersteuning voor onze inwoners, door breed te denken op een kleinschalige manier en altijd met een passende oplossing. Daarvoor maken wij ons hard. Onze kernwaarden zijn: participatief, integer, integraal en kwaliteitsgericht.

Onze organisatie kent weinig hiërarchie en veel korte lijnen. Als medewerker van Zwartewaterland draag je grote verantwoordelijkheden. Je wordt uitgedaagd om buiten vakspecialistische kaders te denken. Daarbij hanteren we vanzelfsprekend moderne arbeidsvoorwaarden.

Vanuit ons kantoor in Hasselt, aan de rand van de binnenstad, ben je binnen 10 minuten op de A28. Prima bereikbaar vanaf bijvoorbeeld Zwolle, Meppel en Kampen.

Opdracht
Haal jij voldoening uit het correct en secuur registeren en digitaliseren van informatie en archiefstukken?

Wij zijn op zoek naar een medewerker DIV die op korte termijn inzetbaar is voor 32-36 uur per week. T.b.v. onderstaande werkzaamheden:

• Registreren van archief stukken in het zaaksysteem Decos Join;

• Selectie en vernietigingslijsten maken en toepassen;

• Voorbereiding van een overdracht van dossiers naar het statisch archief;

• Je adviseert en ondersteunt collega’s bij de ontsluiting van documenten en dossiers;

• Het verwerken van uitgaande en interne documenten;

• Het controleren van archiefbescheiden op compleetheid en afdoening;

• Het beheer van dynamisch, semi-statisch en gedigitaliseerd archief.

Heb jij een bak ervaring in informatiebeheer en ben je digitaal vaardig? Kan jij met DMS- en Zaaksystemen overweg? Reageer dan op deze vacature!

Dit ga je doen
Je bent verantwoordelijk voor het scannen van documenten en zorgt voor controle van de integriteit en bruikbaarheid hiervan. Je zorgt voor een juiste registratie van diverse documenten. Je denkt mee over het verbeteren van werkwijzen, procedures en instrumenten ten aanzien van het beheer van de digitale informatiestromen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker DIV in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente;
2. Aantoonbare werkervaring met zaakgericht werken en het werken in zaaksysteem;
3. Medewerker beschikt over geschikte apparatuur om de werkzaamheden thuis uit te voeren en is bereid dat te doen als dat wordt gevraagd;
4. Uiterlijk beschikbaar per 17 juni 2024.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare werkervaring met DMS en Zaaksystemen (20 punten);
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaringen de afgelopen 8 jaar als DIV medewerker bij een gemeentelijke instelling (30 punten);
7. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau (10 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het registreren van archief stukken in een zaaksysteem (Decos Join)(40 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Goede contactuele eigenschappen

• Kan zelfstandig werken

• Werkt efficiënt en accuraat

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6.  Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg
Is hybride werken mogelijk: in overleg

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 11 juni 2024  De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 10 juni 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

• De gemeente vraagt om een maandelijkse facturatie met prestatieverklaring.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. (eisen apparatuur) De laptop draait op Windows 10 of Windows 11 en heeft een USB-C aansluiting heeft die de Thunderbolt 4 standaard ondersteunt. De telefoon wordt door de fabrikant nog wordt ondersteund met updates en is voorzien van de laatste updates. Word niet op afstand worden beheerd door een andere organisatie (2 MDM beheer oplossingen op 1 toestel is niet mogelijk)

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 3 juni 2024 De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 4 juni 2024gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 5 juni 2024: 09:00 uur Tot die tijd kunt u reageren.