Administratief medewerker

Over het team
Binnen het Landelijk Informatiepunt (20 collega’s) van BIJ12 ben je onderdeel van het Loket (8 collega’s). Het Loket ondersteunt een aantal projecten binnen het groene domein met telefonische en schriftelijke ondersteuningsvragen. Een van de projecten is de Nationale databank Flora en Fauna (NDFF).  Daarnaast zijn er nog andere projecten, zoals Faunazaken. Hiërarchisch valt het Landelijk Informatiepunt onder de unit Expertiseteam Stikstof & Natura 2000, dit is één van de 4 units binnen BIJ12. Bij BIJ12 werken enthousiaste en gemotiveerde medewerkers. Professionaliteit en een open, gezellige werksfeer vinden we erg belangrijk.

Dit ga je doen
Als medewerker van het BIJ12-loket ben je geïnteresseerd in het groene domein en ben je hét aanspreekpunt voor vragen vanuit externe relaties van BIJ12 over de verschillende onderwerpen binnen dit groene domein. Onze externe relaties zijn medewerkers van provincies, boeren, maar bijvoorbeeld ook de pers. Vragen worden zowel telefonisch als schriftelijk (vaak per e-mail) gesteld en zijn divers van aard. Primair zul je de vragen over de NDFF gaan beantwoorden. Dit zijn bijvoorbeeld vragen over de beschikbaarheid van de open data die gepubliceerd zijn. Mogelijk  zul je op termijn ook vragen gaan beantwoorden voor andere projecten. Het is jouw taak om de exacte vraag te achterhalen en die van de juiste reactie te voorzien. Wanneer dit nodig is, leid je de vraag door naar (een) inhoudelijk expert(s) binnen BIJ12. Het loket heeft met deze experts periodiek overleg om over de meest actuele kennis te beschikken. Uiteraard leg je alle klantvragen nauwkeurig vast in het registratiesysteem TOPdesk en bewaak je de acties en afspraken met de relatie. Naast de beantwoording van specifieke vragen, analyseert je gestelde vragen en gegeven reacties en doe je voorstellen voor verbetering. Ook doe je indien nodig voorstellen voor verbetering van de BIJ12-website. Samen met het team rapporteer je over de doelen en behaalde resultaten, bijvoorbeeld aan je manager.

Dit ben jij
Je bent dienstverlenend, klantgericht, vriendelijk, geduldig en behulpzaam en je kunt goed omgaan met emoties en stress. Je hebt interesse in het groene domein. Je vindt het leuk om je in meerdere onderwerpen te verdiepen en je kunt snel schakelen tussen die verschillende onderwerpen en werkzaamheden. Je werkt zelfstandig, maar bent graag onderdeel van een team dat samen de klus klaart. Samen met je collega's zorg je voor een optimale bereikbaarheid van het BIJ12-loket. Verder heb je oog voor kwaliteit en details en kun je je werk goed plannen en organiseren.

Verder heb je:

• MBO+ werk- en denkniveau;

• Globale kennis van de aandachtsgebieden van BIJ12 (pré);

• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Ervaring als helpdeskmedewerker en met het beantwoorden of doorgeleiden van telefonische en schriftelijke vragen;

• Ervaring met het administratief vastleggen van vragen en antwoorden in systemen als TOPdesk.

36-40 uur per week (maximale uren op jaarbasis is 40 uur X 47 werkweken = maximaal 1.880 uur per jaar)
Optie tot verlenging van 2 maal 12 maanden.
Eerder starten in onderling overleg is wenselijk.

Eisen

• Eis 1: Uw aanbieding past binnen het door ons vastgestelde tariefbandbreedte voor deze opdracht van minimaal € 40 en maximaal € 50 exclusief btw. Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.

  Toelichting: De aanbieding is een all-in tariefstelling, waaronder o.a. reiskosten, woon-werk en evt fee-kosten. Het tarief staat vast gedurende de looptijd van de overeenkomst, inclusief de eventuele verlengingen die hieruit voortvloeien.

• Eis 2: De aangeboden kandidaat is akkoord: A) Dat deze opdracht voor 36-40 uur per week (maximaal 1.880 uur per jaar) wordt uitgevoerd; B) Met de procedure en de inhuurvoorwaarden; C) Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op strae van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekend op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.

• Eis 3 A) Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document. Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria. Benoem alle nummers van de eisen en de nummers van de shortlistcriteria. Geef ook het aantal punten bij de onderbouwing op de shortlistwensen.

• Eis 4: Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het beantwoorden of doorgeleiden van telefonische en schriftelijke vragen.

• Eis 5: Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratief vastleggen van vragen en antwoorden in systemen als TOPdesk of vergelijkbaar.

• Eis 6: Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Wensen

• Shortlistcriterium 1: Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden. Toelichting: Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende werkervaring. Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn niet geldig voor deze eis.

• Shortlistcriterium 2: Aantoonbare werkervaring met helpdeskwerkzaamheden. Toelichting: Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende werkervaring. Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn niet geldig voor deze eis.

• Fase 2. Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit. Prijs maximaal 200 punten en Kwaliteit maximaal 800 punten Indien in het interview de kandidaat 300 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen.

  • A. Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0

    • Resultaatgerichtheid

    • Geduld en aniteit met werkprocessen

    • Omgevingssensitiviteit

    • Analytisch vermogen

    • Flexibiliteit

    • Een klantvriendelijke (en klantgerichte) instelling

    • Stressbestendig

    • Een proactieve en leergierige houding

    • Sociale en open houding naar interne organisatie en eigen team

  • Vaardigheden 300/200/100/0

    • Een goede beheersing van de Nederlandse taal (en communicatieve vaardigheden), zowel mondeling als schriftelijk •

    • Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen.

    • Goed kunnen plannen en organiseren van je werk

    • Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden

    • Een zelfstandige, systematische, accurate en nauwkeurige manier van werken

    • Goed kunnen luisteren en doorvragen

  • C. Kennis 300/200/100/0

    • Ervaring met klantondersteuning / communicatietaken

    • Kennis en werkervaring Microsoft Oce

    • Kennis en werkervaring Topdesk of equivalent (pré)

    • Kennis en werkervaring SharePoint en MS