Ondersteuner

Wie zijn wij 
BIJ12 is binnen de Vereniging IPO de uitvoeringsorganisatie voor de 12 provincies en brengt kennis en informatie bijeen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. BIJ12 zorgt voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen.  

Hieraan wordt gewerkt vanuit 4 units:  

• Faunazaken en ACSG (Advies Commissie Schade Grondwater) 

• Natuurinformatie en Natuurbeheer 

• GBO voor het beheer van gezamenlijke informatiesystemen 

• Stikstof en Natura 2000 

Managementondersteuning is centraal ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering. Voor het onderdeel Bij12 zijn we tijdelijk op zoek naar een extra managementondersteuner i.v.m. het aanstaande pensioen van een collega later in dit jaar. Het kantoor van BIJ12 is in Utrecht gevestigd. Dit wordt ook je standplaats. Het andere kantoor van de vereniging staat in Den Haag.  

Wat ga je doen 
Samen met je collega ondersteun je de unitmanagers van BIJ12 bij de organisatie van hun taken en verantwoordelijkheden, het bewaken van hun (complexe) agenda’s, regel je in en externe afspraken, verzorg je de planning bij, bijvoorbeeld, werving en selectie en ben je een sparringpartner voor de managers. Je zorgt ervoor dat de processen (bijvoorbeeld onboarden, persoonlijke werkafspraken) soepel verlopen. Verder bereid je vergaderingen en overleggen voor en zorg je dat afspraken worden nagekomen en je bewaakt de acties en termijnen die hieruit voortkomen. Daarnaast verzorg je correspondentie en onderhoud je contact met secretariaten van directeuren en bestuurders bij provincies en andere relevante partners. Je werkt nauw en collegiaal samen met de andere managementondersteuners en facilitaire collega’s binnen Bedrijfsvoering. Kortom: jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes verloopt.  

Dit ben jij 
Je kunt goed plannen, organiseren en werkt gestructureerd. Je kunt goed samenwerken, toont initiatief, ziet wat er moet gebeuren en pakt dit zoveel mogelijk zelfstandig op.  

Opdracht
32 - 36 uur per week 
Verlengingsopties: 2x 6 maanden 
Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden (waaronder het uurtarief). 

Eisen

• Eis 1: Uw aanbieding past binnen het door ons vastgestelde tariefbandbreedte voor deze opdracht van minimaal € 40 en maximaal € 50 exclusief btw. Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.

• De aangeboden kandidaat is akkoord: A) Dat deze opdracht voor 32-36 uur per week wordt uitgevoerd; B) Met de procedure en de inhuurvoorwaarden; C) Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op strae van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekend op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.

• Eis 3 A) Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document. Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria. Benoem alle nummers van de eisen en de nummers van de shortlistcriteria. Geef ook het aantal punten bij de onderbouwing op de shortlistwensen.

• Eis 4: Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.

• Eis 5: Een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 directiesecretaresse of vergelijkbaar.

Wensen

• Fase 2. Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit. Prijs maximaal 400 punten en Kwaliteit maximaal 600 punten Indien in het interview de kandidaat 400 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen.

  • A. Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0

    • Resultaatgerichtheid

    • Geduld en aniteit met werkprocessen

    • Omgevingssensitiviteit

    • Analytisch vermogen

    • Flexibiliteit

  • B. Vaardigheden 200/100/50/0 - Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden.

    • Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen.

    • Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken.

    • Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving.

    • Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

  • C. Kennis 200/100/50/0

    • Ervaring met gebruikersondersteuning / communicatietaken

    • Ervaring met het werken binnen een overheidsorganisatie

    • Kennis en ervaring met administratieve werkzaamheden