Kwartiermaker Bestuurssecretariaat

“Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente De Bilt mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente De Bilt. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.” 

Organisatie 
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.  

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie. 

Opdracht 
Het team bestuurssecretariaat heeft de afgelopen periode diverse personeelswisselingen gehad. Het team is daardoor onderbezet geweest en heeft niet altijd de beoogde kwaliteit van dienstverlening kunnen leveren. Mede hierdoor staat het team nog niet. Daarnaast zijn processen nog niet eenduidig en efficiënt ingericht waardoor werkzaamheden soms veel tijd kosten. Als meewerkend kwartiermaker van het secretariaat van Gemeente De Bilt schaak je op 2 borden tegelijk. De eerste opdracht is om met het team de dagelijkse dienstverlening te laten doordraaien. Daarnaast leg je de basis voor een toekomstbestendig bestuurssecretariaat, zodat het team na je vertrek stabiel verder kan. 

De opdracht van het team is ervoor te zorgen dat de agenda’s van onze burgemeester, wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Het ontzorgen en ondersteunen waar nodig. De teamleden hebben een grote mate van verantwoordelijkheid en werken hiervoor nauw samen met het eigen team en met vakinhoudelijke teams in de organisatie. 

De dagen van het team zijn gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden heeft het team een grote rol in de bestuurs- en managementprocessen.  Denk aan de juiste routing van vergaderstukken en besluiten.  

De opdracht voor de kwartiermaker is te zorgen voor: 

• directe begeleiding en aansturing voor de secretaresses; 

• een plan om met ingang van 1 januari 2026 het secretariaat structureel goed te laten draaien; 

• het invullen van bestaande vacatures 

• kwalitatieve ondersteuning voor de strategisch managers/ambtelijk opdrachtgevers; 

• werkprocessen (w.o. het MT proces) efficiënter en effectiever in te richten. 

Vereisten / knock-outcriteria  
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;  
2. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met bestuurssecretariaat van een gemeente; 
3. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende; 
4. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten) 
5. Aantoonbare werkervaring als leidinggevende van een (bestuurs-)secretariaat (40 punten); 
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met met proces van College- en raadsbesluiten en -voorstellen. Idem voor Directiebesluiten (30 punten); 
7. Aantoonbare werkervaring met Office365 (15 punten); 
8. Aantoonbare ervaring met digitaal zaakgericht werken en Raadsinformatiesystemen (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.  

Competenties 

• natuurlijk leider 

• in staat een team uit te uitdagen om verder te groeien 

• oog voor de wensen van het MT en B&W 

• energie krijgen van een team in opbouw 

• analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen 

Beoordeling  
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen 
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie vijftien (15) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”. 

De vijftien (15) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. 

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. 

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek 
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).  
 
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. 

Functieschaal 
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. 

Fee Flextender 
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals 
1.

CV-eisen 
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. 

Werkdagen 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr  
Is hybride werken mogelijk:  nee  

Planning 
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 8 mei 2025 van 10.00 uur tot 13.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 7 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag. 

Overige informatie 

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).  

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).  

• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Reiskosten & parkeren 
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever. 

Meer informatie 
Vragen kunnen ingediend worden tot en met donderdag 1 mei 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 2 mei 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. 

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 6 mei 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.