Recordbeheerder / Medewerker DIV

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
Je werkt samen met één andere recordbeheerder op de postkamer. Dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het correct verwerken, registreren en digitaliseren van poststukken. Daarnaast is er een belangrijke rol voor je weggelegd in het op orde brengen van de informatiehuishouding door middel van zaakgericht werken. Durven en willen verbeteren is voor jou een natuurlijke houding en iets wat je graag doet naast de dagelijkse werkzaamheden. Je staat aan de basis van het goed beschikbaar en toegankelijk maken van digitale dossiers en van de processen die daar aan ten grondslag liggen. Hierbij geef je gevraagd en ongevraagd advies aan collega’s over de vorming van dossiers en de juiste afhandeling hiervan, rekening houdend met archieftermijnen. 

Je maakt onderdeel uit van het team Facilitair, een team met verschillende vakgroepen. De taak van dit team: Verwerken inkomende en uitgaande post, servicepunt en bodewerkzaamheden. Het team bestaat uit 10 medewerkers en een teamleider.

Daarnaast heb je als recordbeheerder nauw contact met team proces- en informatiemanagement (PIM). De taak van dit team: het verbeteren en draaiend houden van onze informatiestromen. De focus ligt op processen en de onderliggende informatievoorziening van onze gemeente. Het team is constant in beweging en zoekt naar mogelijkheden om processen te kunnen optimaliseren.

Je hebt een positieve instelling en kunt autonoom werken. Daarnaast denk je oplossingsgericht en toon je initiatief. Je hebt kennis van zaken én durft fouten te maken. Je kunt op een prettige manier aangeven bij collega’s dat werk verbetert kan worden en vindt het leuk om daarover uitleg te geven. En bovenal ben je gezellig in de omgang.

Vereisten
1. Aantoonbaar beschikbaar op kantoor te werken op maandag en woensdag, de 3e dag in overleg;
2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als recordbeheerder / div medewerker / informatiemedewerker.

Gunningscriteria
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als recordbeheerder / div medewerker / informatiemedewerker
5. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
6. Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem.nl
7. Aantoonbaar afgeronde opleiding / cursus SOD I
8. Uiterlijk beschikbaar per 20 mei 2024
9. Uurtarief maximaal €57,75,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk

Competenties
- Samenwerken;
- Flexibiliteit;
- Communicatief vaardig;
- Dienstverlenend;
- Energiek;
- Oplossingsgericht;
- Toont initiatief.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, woensdag en dag in overleg.
Is hybride werken mogelijk: nee.
Duur opdracht: 4 maanden met 1x 6 maanden verlengingsmogelijkheid.

Voor de zzp'er

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Rohan de Soet via Rohan.deSoet@kbenp.nl of via 06 416 601 70

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.