Projectsecretaris / Manager Projectbeheersing Spoorzone Ede

Opdrachtomschrijving
Het project Spoorzone Ede omvat een grootschalige aanpassing van de spoorinfrastructuur en de realisatie van een volledig nieuwe OV-knoop in Ede. Het westelijk deel van het project; twee tunnels die gelijkvloerse spoorwegovergangen vervangen plus geluidsmaatregelen, is in 2017 opgeleverd. Begin 2024 is een deel van de nieuwe OV-knoop in gebruik genomen. Op dit moment resteren werkzaamheden aan vooral de noordzijde van het station, de nieuwbouw van een parkeergarage, de aansluiting van fiets- en voetpaden en de groene inrichting. De finale oplevering van het project en aansluitend de decharge van de projectorganisatie, is voorzien in de loop van 2026.  

Het project Spoorzone Ede wordt uitgevoerd door een zelfstandige gemeenschappelijke projectorganisatie bestaande uit (ingehuurde) medewerkers van de gemeente Ede, NS en ProRail. Deze projectorganisatie staat onder leiding van het ProjectManagementTeam (PMT).  Opdrachtgever voor dit project is het Bestuurlijk Overleg (BO) waarin het ministerie van I&W, provincie Gelderland, gemeente Ede, NS en ProRail participeren.  

Het PMT bestaat uit leden van de drie uitvoerende organisaties, ondersteunt door de projectsecretaris.  

Meer informatie: www.spoorzone-ede.nl 

Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden zijn:  

1. Ondersteuning van het PMT Spoorzone en specifiek de gemeentelijk projectmanager Spoorzone; 

2. Coördinatie: coördineert, organiseert en structureert de uitvoering van activiteiten gerelateerd aan het projectproces; 

3. Relatiebeheer: vormt (mede) het aanspreekpunt voor interne partijen, draagt zorg voor opvolging gemaakte afspraken; 

4. Overleggen: plant, organiseert, agendeert, maakt verslag, bewaakt acties en beheert de besluitenlijst van de belangrijkste overleggen in het project; 

5. Opstellen documenten: het opstellen van integrale besluitvormende stukken, met name de gemeenschappelijke voortgangsrapportage van het project, en het opstellen van (besluitvormende) documenten aan de gemeentelijke zijde, bv ten behoeve van de gemeenteraad, het college van B&W. 

6. Voortgangsbewaking: bewaakt voortgang van werkzaamheden, signaleert knelpunten en onderneemt actie. Verzamelt en borgt proces/projectinformatie, analyseert en verwerkt deze. Rapporteert bevindingen en onderneemt actie en/of geeft aanbevelingen aan projectleden.  

Naast voornoemde taken zijn er ook taken op het gebied van projectbeheersing, zijnde de coördinatie, bewaking en verslaglegging (in een voortgangsrapport) van: 

1. Scope;  

2. Planning; 

3. Budget - capaciteit en geld; 

4. Risico’s.

NB: het project beschikt op dit moment over een risicomanager, meerdere projectcontrollers (van de zijde van de gemeente en ProRail) en enige ondersteuning tbv afspraken.  

Vereisten / knock-out criteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Beschikbaar per 1 april 2025 voor gemiddeld 12 uur per week, gedurende de gehele opdracht;

3. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

4. Aantoonbare werkervaring als project- of programmasecretaris bij of voor een overheidsorganisatie met betrekking tot de spoorsector.

Gunningscriteria / wensen

1. Een maximum uurtarief van € 130,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer en fee Flextender (25 punten);

2. Aantoonbare werkervaring met politiek-bestuurlijke processen in de ov-sector (licht dit duidelijk in het cv) (30 punten);

3. Aantoonbare werkervaring met projectbeheersing leidende tot voortgangsrapportages (licht dit duidelijk toe in het cv) (25 punten);

4. Aantoonbare werkervaring met Corsa of andere vergelijkbare boekhoudkundige systemen bij overheden (licht dit duidelijk toe in het cv) (20 punten).

Competenties te toetsen in interview
Profiel: Zelfstandig met teamspirit, gestructureerd, analytisch, verbindend, ontzorgend en flexibel.   
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:  

• Analytisch vermogen: Je signaleert problemen, herkent belangrijke (management)informatie en legt verbanden tussen gegevens. Verder spoor je mogelijke oorzaken van problemen op en zoek je naar ter zake doende gegevens. Je bent in staat onvolledige of onbetrouwbare informatie te identificeren en je kan hoofd- en bijzaken duidelijk onderscheiden. Je denkt voordat je wat doet;

• Accuraat: Je streeft naar kwaliteit en fouten probeer je zoveel mogelijk te voorkomen. Dat doe je door taken secuur en georganiseerd uit te voeren, met aandacht voor details;

• Proactief/initiatiefnemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit;

• Resultaat- en oplossingsgerichtheid: Je formuleert doelstellingen helder, concreet en meetbaar en maakt duidelijke afspraken. Je houdt zicht op de voortgang, rapporteert en informeert daarover. Je denkt vooruit. Je spant je actief in om concrete resultaten en/of doelstellingen te halen. Bij tegenslagen geef je niet op en houd je de uitgezette lijn voor ogen;

• Samenwerkingsgerichtheid: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en bent in staat om in teamverband daaraan te werken. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert anderen pro-actief en stemt af met anderen. Je bent sociaal en geeft ruimte aan anderen. 

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Is hybride werken mogelijk: Ja.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 27 maart 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 25 maart 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Ede mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Ede. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).