Project Kwaliteitsverbetering en Implementatie Procedures Burgerzaken

Opdracht omschrijving
Gemeente Ede streeft ernaar haar inwoners een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te bieden. In het kader hiervan werkt de gemeente continu aan de verbetering van processen en procedures bij de afdeling Burgerzaken. Het project "Procedures en Kwaliteit op Orde Burgerzaken" is een belangrijk onderdeel van deze ambitie. Wij zijn op zoek naar een projectleider die inhoudelijke sturing kan geven aan dit project en medewerkers kan coachen en opleiden in het verbeteren van beleid, procedures en kwaliteitszorg.

Doelstelling:

Het doel van de opdracht is het ontwikkelen en implementeren van een toekomstbestendig kwaliteitsbeleid en het vastleggen van procedures, inclusief een verbeterplan, binnen de afdeling Burgerzaken. Hierbij wordt specifiek aandacht besteed aan informatieveiligheid, datakwaliteit en procesoptimalisatie. Het uiteindelijke doel is het creëren van een robuuste basis die de afdeling voor de komende tien jaar ondersteunt in het uitoefenen van haar kerntaken.

Verantwoordelijkheden
De opdracht begint met een gedetailleerde analyse van de bestaande processen en procedures binnen de afdeling Burgerzaken. Dit omvat het identificeren van tekortkomingen op het gebied van kwaliteitsbeleid, informatiebeveiliging, processtructuur en andere relevante aspecten. Om een compleet beeld te verkrijgen, worden gesprekken gevoerd met belangrijke stakeholders, zoals vakspecialisten en beleidsadviseurs.

In de ontwikkelfase wordt een projectplan opgesteld waarin verschillende thema’s worden behandeld, zoals procesverbetering en het samen met medewerkers opstellen van werk- en procesinstructies. Er wordt tevens gewerkt aan de ontwikkeling van een autorisatieprotocol en het creëren van bewustwording op het gebied van access management. Verder wordt er een plan voor binnengemeentelijke gegevensverstrekking vanuit de BRP ontwikkeld, inclusief het delen van BRP-gegevens met andere afdelingen. Het onderzoek naar administratieve leegstand in de BRP en BAG maakt eveneens deel uit van de opdracht, waarbij verbeteringen worden voorgesteld en doorgevoerd.

De vastlegging van procedures en processen gebeurt in nauwe samenwerking met business process management. Duidelijke kwaliteitsdoelstellingen worden geformuleerd en er wordt een actieplan opgesteld voor de PDCA-cyclus, met bijzondere aandacht voor datakwaliteit, informatieveiligheid en klantgerichte dienstverlening. Een actueel informatiebeveiligingsplan wordt geïmplementeerd, evenals een structuur voor het opvolgen van aanbevelingen en voorgenomen maatregelen. Dit omvat het uitvoeren van zelfevaluaties, het opstellen van verbeterplannen en de daadwerkelijke uitvoering ervan. Om de implementatie te ondersteunen, worden interne workshops en trainingen georganiseerd om de bewustwording en kennisdeling te bevorderen.

Evaluatie en Overdracht:
Na de implementatie wordt de voortgang en effectiviteit van de geïmplementeerde processen en het beleid geëvalueerd. Ter waarborging van de continuïteit wordt kennis overgedragen aan beleidsadviseurs en vakspecialisten. De bevindingen worden zorgvuldig gedocumenteerd en er worden aanbevelingen gedaan voor het langdurig beheer van de verbeterde processen.

Beschikbaarheid
De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 maart 2025 tot en met 31 maart 2026 voor 16 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau

• Werkervaring als specialist Burgerzaken.

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente van 100.000+ inwoners.

Wensen

• Minimaal 5 jaar werkervaring als specialist Burgerzaken (bij voorkeur bij meerdere organisaties) (40%)

• Aantoonbare werkervaring in het opstellen van beleid op het gebied van BRP en kwaliteitsbeheer (40%)

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente van 100.000+ inwoners (20%)