Opstellen plan van aanpak datagedreven werken

Omschrijving van de opdracht
Aanleiding voor deze opdracht is de ambitie van Gemeente Maastricht om meer datagedreven te werken. Team Datagedreven sturen (DGS) is verantwoordelijk voor de begeleiding en ondersteuning van deze transitie.

Afgelopen jaar is reeds veel inzicht verworven in welke activiteiten er nodig zijn om datagedreven werken binnen de organisatie te stimuleren. Dit zijn activiteiten die meer technisch van aard zijn (bijv. het opstellen en implementeren van een modernere data architectuur) maar ook meer procesmatige activiteiten (bijv. het structureren van vraag/aanbod van data en hoe om te gaan met innovatievere vraagstukken zoals AI). De reeds geïdentificeerde activiteiten willen we op een gestructureerde (programmatische) manier oppakken. Initiatieven die nodig zijn om op een veilige en schaalbaar manier gebruik van AI te kunnen maken binnen de gemeente Maastricht zullen nog verder gespecificeerd moeten worden binnen deze opdracht.

De opdracht behelst het opstellen van een plan van aanpak (transitieplan) met verschillende scenario’s waarin beschreven en duidelijk wordt welke middelen (budget, rollen) er nodig zullen zijn voor de initiatieven die we willen opstarten, waarbij wordt gekeken wat beschikbaar is aan interne capaciteit en wat eventueel nodig zal zijn aan additionele (externe) capaciteit en op welke termijn welke resultaten beschikbaar zullen zijn per scenario. De opdracht betreft een resultaatverplichting. Wij zoeken een partij met bewezen ervaring met het begeleiden van digitale en data transities. Een partij die ervaring heeft met het opstellen van een dergelijk plan van aanpak en ook kan adviseren over hoe dit verder in de organisatie op te pakken en te positioneren.

De opdrachtnemer draagt zorg voor het opstellen van een plan van aanpak ten behoeve van het vormgeven van de datagedreven transitie (incl. gebruik AI) binnen Gemeente Maastricht. Het document zal zo opgesteld zijn dat de directie een weloverwogen keuze kan maken over hoe de datagedreven transitie verder vormgegeven moet worden. Het plan zal daarna kunnen dienen als basis voor de uitvoering van deze keuze.

Het plan van aanpak dient tenminste te bevatten:

• Verschillende scenario’s waardoor een keuze kan worden gemaakt in de snelheid van implementatie.

  • Wat kunnen we met de huidige capaciteit realiseren? Hoe kunnen we versnellen d.m.v. externe inhuur?

  • Per scenario specificeren welke doelen wel/niet binnen het scenario gerealiseerd kunnen worden.

  • Per scenario een tijdspad van de relevante initiatieven. Dit betreft ook initiatieven die nodig zijn om met AI te gaan werken. Voor het uiteindelijke gekozen scenario zal een gedetailleerde roadmap uitgewerkt worden.

  • Per scenario en initiatief de benodigde middelen aangeven (rollen, platform, budget, etc.)

  • Per scenario en initiatief de cruciale randvoorwaarden benoemen (incl. aanbestedingstrajecten, security eisen etc.)

• Een totaaloverzicht van de relevante initiatieven.

• Advies inzake het meenemen van AI in deze datagedreven transitie. Zowel qua kansen als qua risico’s. Een vereiste hierbij is een analyse van de impact van de AI act een vereiste.

• Noodzaak van betrokkenheid van andere disciplines en teams binnen de organisatie (Ciso, Avg, Inkoop, Techniek, etc.) dienen benoemd te worden.

• Advies inzake het aanhaken van de datagedreven transitie bij lopende trajecten die middels portfolio management worden geprioriteerd en voorzien van resources.

• Het plan moet in een template van Gemeente Maastricht aangeleverd worden en zodanig dat het vrij aan te passen is. Na oplevering zal het plan van aanpak eigendom zijn van Gemeente Maastricht.

De beschreven opdracht mag worden uitgevoerd door één persoon of door een team van personen. In beide situaties is sprake van één projectleider. In het geval van een team is de projectleider voor de gemeente Maastricht het aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het op te leveren resultaat. Daar waar in onderstaande uitvraag wordt gerefereerd naar kandidaat, dient projectleider te worden gelezen.

Prijs/kosten
De totale opdracht wordt weggezet bij één (1) opdrachtnemer die verantwoordelijk is voor de gehele uitvoering van de opdracht. Het staat de opdrachtnemer vrij de opdracht in teamverband uit te voeren. Voor het uitvoeren van deze opdracht geldt een fixed price, inclusief reis- en verblijfkosten exclusief btw. De ureninzet van alle medewerkers dienen volledig verdisconteert te worden in de fixed-price. De kosten worden in drie termijnen gefactureerd, 25% bij aanvang van de opdracht, 25% halverwege en 50% na oplevering.

Onder meerwerk wordt verstaan de door opdrachtgever gewenste (van hemzelf of van de opdrachtnemer afkomstige) toevoegingen of veranderingen die niet in de opdrachtomschrijving staan. Meerwerk is enkel mogelijk wanneer geen sprake is van een wezenlijke wijziging van de opdracht. Meerwerk moet van tevoren door opdrachtgever zijn geaccordeerd, alvorens daar uitvoering, betaling en een eventuele uitloop in planning aan gekoppeld mag worden. In het geval van meerwerk zal facturatie, na akkoord vanuit opdrachtgever, geschieden op basis van daadwerkelijk gemaakte uren (welke middels een gespecificeerd overzicht) overlegd worden. De opgegeven prijzen (zowel de fixed price als de opgegeven uurtarieven) zijn vast voor de duur van de opdracht en kunnen niet geïndexeerd worden. Overleggen vinden veelal plaats op het gemeentekantoor van de gemeente Maastricht en kunnen fysiek en/of digitaal plaatsvinden (via MSTeams). Sommige – door de opdrachtgever nader te bepalen – overleggen vinden fysiek plaats. In dergelijke gevallen dient minimaal de aangeboden projectleider hierbij fysiek aanwezig te zijn.

Functieprofiel projectleider:

• Kennis: De kandidaat heeft kennis van: datagedreven transities.

• Ervaring: Gelet op het belang van de opdracht, die een gemeente brede impact heeft, is de opdrachtgever op zoek naar een ervaren expert die onder tijdsdruk resultaten kan realiseren. De kandidaat heeft minimaal drie (3) projecten uitgevoerd ten aanzien van het opstellen van transformatieplannen van start tot en met oplevering in de afgelopen drie (3) jaar bij één of meerdere centrale overheidsinstellingen en/of gemeentes van meer dan 100.000 inwoners. Uitgaande van de terugkijkperiode van drie (3) jaar dient de start van het project te hebben plaatsgevonden na 6 februari 2022 en de oplevering te hebben plaatsgevonden voor 6 februari 2025.

Eisen

• Maximaal uurtarief Het maximaal uurtarief waarmee de projectleider aangeboden mag worden in het kader van meerwerk is € 150,- exclusief btw en inclusief reis-, verblijf- en alle andere overige kosten. Wanneer wordt ingeschreven met een uurtarief hoger dan € 150,- dan zal de inschrijving ter zijde worden gelegd en zal er geen verdere beoordeling plaatsvinden.

• Ervaring: Gelet op het belang van de opdracht, die een gemeente brede impact heeft, is de opdrachtgever op zoek naar een ervaren expert die onder tijdsdruk resultaten kan realiseren. Gelet op het belang van de opdracht, die een gemeente brede impact heeft, is de opdrachtgever op zoek naar een ervaren expert die onder tijdsdruk resultaten kan realiseren. De kandidaat heeft minimaal drie (3) projecten uitgevoerd ten aanzien van het opstellen van transformatieplannen van start tot en met oplevering in de afgelopen drie (3) jaar bij één of meerdere centrale overheidsinstellingen en/of gemeentes van meer dan 100.000 inwoners. Uitgaande van de terugkijkperiode van drie (3) jaar dient de start van het project te hebben plaatsgevonden na 6 februari 2022 en de oplevering te hebben plaatsgevonden voor 6 februari 2025. Let op: De ervaring mag niet aangetoond worden door de ervaring van meer dan één kandidaat

• Bewijsmiddelen voor de bovenstaande ervaring: Voor het aantonen van de ervaring dient per kandidaat bijlage 2 ingevuld ingediend te worden bij uw inschrijving. Indien uw inschrijving niet is voorzien van de bijlage of uit de ingevulde bijlage blijkt niet of onvoldoende dat de kandidaat over de vereiste ervaring beschikt valt uw inschrijving af en zal niet verder worden beoordeeld. Het staat de opdrachtgever vrij om een nadere verificatie uit te vragen. Hiertoe is opdrachtgever echter niet verplicht.