Projectleider Maastrichtjaar

Opdrachtomschrijving
Voor deze opdracht is de gemeente Maastricht op zoek naar een projectleider om de stadsbrede programmering van het Maastrichtjaar op een professionele en gedetailleerde wijze te definiëren. In het coalitieakkoord 2022- 2026 van de gemeente Maastricht is de organisatie van het Maastrichtjaar opgenomen. Aanvankelijk was het plan om dit evenement in 2024 te laten plaatsvinden om de verbindende kracht van cultuur binnen de stad te versterken. Na overleg met diverse belanghebbenden is echter besloten het Maastrichtjaar te verplaatsen naar 2026.

Het Maastrichtjaar heeft twee hoofddoelstellingen:

1. Het bevorderen van de verbondenheid binnen de stad door het organiseren van uiteenlopende activiteiten.

2. Het vergroten van de bekendheid van de Maastrichtse cultuur onder de inwoners.

Deze activiteiten zullen gedurende het jaar 2026 op verschillende momenten en locaties plaatsvinden en vormen de opmaat naar het hoogtepunt van het Maastrichtjaar: een historische optocht. Tijdens deze optocht worden diverse partijen binnen de stad uitgenodigd om een fase uit de Maastrichtse geschiedenis uit te beelden. Maastricht heeft een rijke traditie in het organiseren van optochten (zoals de Reuzenstoet en Heiligdomsvaart), en deze expertise zal worden benut in de organisatie van het Maastrichtjaar.

Indien na fase 1 een breed gedragen opzet voor het Maastrichtjaar is vastgesteld—zoals een programma, een beschrijving van de gewenste activiteiten in verschillende categorieën, en de manier waarop deze activiteiten worden gerealiseerd—zal fase 2 worden geïnitieerd. Voor deze fase zoeken we een persoon die de organisatie van het Maastrichtjaar zal coördineren. Deze persoon fungeert als intermediair tussen de gemeente en lokale partijen, begeleidt de aangemelde evenementen en zoekt actief naar personen en organisaties die een bijdrage willen leveren aan het Maastrichtjaar.

De projectleider zal verantwoordelijk zijn voor de volgende vier taken:

1. Vaststellen van de werkwijze: door middel van gesprekken met organisatoren van andere evenementen in de stad, de beste methoden bepalen om de jaarprogrammering te realiseren.

2. Inhoudelijk vaststellen van het type en aantal gewenste activiteiten.

3. Het nauwkeurig vastleggen van de opdrachtomschrijving zoals vastgesteld in fase 2, inclusief het opstellen van een tijdslijn en begroting.

4. Presenteren van de opdracht: het creëren van een visuele presentatie op basis van de uitkomsten van fase 2 bedoeld voor het informeren van het college en de raad, en het presenteren daarvan.

Er wordt uitgegaan van een inzet van circa 20 uur per week op werkdagen van maandag t/m vrijdag (nader af te stemmen met opdrachtgever). De inzet van 20 uur per week is een indicatie die naargelang de behoefte van opdrachtgever per week kan fluctueren. Facturatie zal geschieden op basis van nacalculatie, van de daadwerkelijk gemaakte uren eenmaal per maand (urenstaat overleggen ter akkoord aan de gemeente Maastricht alvorens te facturen). Er mag, zonder voorafgaand akkoord vanuit opdrachtgever, niet meer dan 36 uur per week worden gedeclareerd. Overuren worden niet vergoed en maken deel uit van het geoffreerde tarief.

De kandidaat kan zowel vanuit een eigen locatie (kantoor-thuis) werkzaamheden voor de gemeente Maastricht uitvoeren, als op kantoor van de gemeente Maastricht. De kandidaat dient, indien deze niet werkzaam is op kantoor van de gemeente Maastricht, zelf zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkplek, inclusief de beschikking over een computer/laptop en telefoon. Overleggen vinden veelal plaats op het gemeentekantoor van de gemeente Maastricht. Indien overleggen daadwerkelijk op kantoor plaatsvinden, dan dient de kandidaat hierbij fysiek aanwezig te zijn. De mate van fysieke aanwezigheid kan niet nader gespecificeerd worden.

Functieprofiel kandidaat
Er mag één kandidaat worden aangeboden en er mogen ook meerdere kandidaten worden aangeboden. Iedere kandidaat wordt apart beoordeeld op de knock-out en gunningscriteria. De opdracht wordt gegund aan één kandidaat. Het is niet mogelijk deze opdracht met meerdere kandidaten in te vullen.

Functieprofiel kandidaat
Er mag één kandidaat worden aangeboden en er mogen ook meerdere kandidaten worden aangeboden. Iedere kandidaat wordt apart beoordeeld op de knock-out en gunningscriteria. De opdracht wordt gegund aan één kandidaat. Het is niet mogelijk deze opdracht met meerdere kandidaten in te vullen. Functieprofiel Projectleider

• Opleiding: De kandidaat heeft minimaal een opleiding afgerond op hbo- niveau middels het behalen van een diploma.

• Ervaring: Gelet op het belang van de opdracht, die een gemeente brede impact heeft, is de opdrachtgever op zoek naar een ervaren expert die onder tijdsdruk resultaten kan realiseren. De kandidaat moet in de afgelopen vijf (5) jaar teruggerekend vanaf de inschrijfdatum minimaal drie (3) volledige projecten (van visievorming tot en met realisatie) hebben afgerond met betrekking tot het organiseren van culturele evenementen met minimaal 500 bezoekers in een stad met een gelijk of groter inwoneraantal dan gemeente Maastricht1 . Uitgaande van de terugkijkperiode van vijf (5) jaar dient de start van de projecten te hebben plaatsgevonden na 6 september 2019.

• Competenties: Je bent in staat om complexe processen integraal en participatief te begeleiden, denkt in mogelijkheden en oplossingen, bent een aanpakker met overtuigingskracht, beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, hebt politiek-bestuurlijke en organisatiesensitiviteit, en bent in staat om in een chaotische omgeving draagvlak te creëren, te enthousiasmeren en te verbinden. Bovenstaande wordt nader uitgewerkt in hoofdstuk 5 in knock-out criteria en gunningcriteria De gemeente is van menig dat de gestelde eisen zowel proportioneel zijn naar aard als naar omvang van de opdracht, dit overeenkomstig de Gids Proportionaliteit.

Duur van de overeenkomst
De overeenkomst vanuit deze uitvraag zal worden aangegaan met één (1) opdrachtnemer. De beoogde ingangsdatum is gesteld op 23 september 2024 of zo spoedig mogelijk (in nadere afstemming met opdrachtgever). De overeenkomst heeft een initiële contractperiode tot 1 januari 2025. De overeenkomst biedt na de initiële contractperiode de mogelijkheid tot twee (2) optionele verlengingen van twaalf (12) maanden tot uiterlijk 31 december 2026. Opdrachtgever behoudt zicht het recht voor om de overeenkomst tussentijds te beëindigen met een eenzijdige opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen. Ook behoudt opdrachtgever zich het recht voor het aantal uren per week te verminderen. Vermindering van het aantal uren per week zal ingaan na dertig (30) kalenderdagen nadat opdrachtgever de opdrachtnemer hiervan schriftelijk in kennis heeft gesteld. De termijn van dertig (30) kalenderdagen vangt aan op de eerste dag na de datum van schriftelijke opzegging c.q. berichtgeving over vermindering van het aantal uren. Ook behoudt opdrachtgever zicht het recht voor het aantal uren per week te vermeerderen. Het vermeerderen van de uren per week zal in onderling overleg plaatsvinden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Knock-out criteria

• Maximaal uurtarief: Het maximum uurtarief is € 100,- per uur exclusief btw en inclusief reis-, verblijf- en alle andere overige kosten. Wanneer wordt ingeschreven met een uurtarief hoger dan € 100,- dan zal de inschrijving ter zijde worden gelegd en zal er geen verdere beoordeling plaatsvinden.

• Verklaring Omtrent Gedrag: De opdrachtnemer moet een geldige verklaring omtrent gedrag van de kandidaat kunnen aantonen. De opdrachtnemer dient bij aanvang van de werkzaamheden of indien dit redelijkheid niet mogelijk is, binnen uiterlijk vier (4) weken na aanvang van de bij de opdrachtgever te verrichten werkzaamheden, een toepasselijke verklaring omtrent gedrag van de kandidaat aan te tonen.

• Afgeronde opleiding: De kandidaat die wordt voorgesteld en ook daadwerkelijk de opdracht zal uitvoeren dient minimaal een hboopleiding volledig te hebben afgerond en met succes zijn of haar diploma te hebben behaald. Het Cv van uw kandidaat dient bijgevoegd te zijn bij uw inschrijving waaruit blijkt dat de kandidaat minimaal deze opleiding heeft afgerond. Indien uw inschrijving niet is voorzien van het Cv van uw kandidaat en/of dat hieruit niet blijkt dat kandidaat over de vereiste opleiding beschikt valt uw inschrijving af en zal niet verder worden beoordeeld. Het staat de aanbestedende dienst vrij om nadere bewijsmiddelen te vragen zoals het daadwerkelijk overleggen van de diploma’s.

• Ervaring: Gelet op het belang van de opdracht, die een gemeente brede impact heeft, is de opdrachtgever op zoek naar een ervaren expert die onder tijdsdruk resultaten kan realiseren. De kandidaat moet in de afgelopen vijf (5) jaar teruggerekend vanaf de inschrijfdatum minimaal drie (3) volledige projecten hebben afgerond met betrekking tot het organiseren van culturele evenementen met minimaal 500 bezoekers in een stad met een gelijk of groter inwoneraantal dan gemeente Maastricht. Uitgaande van de terugkijkperiode van vijf (5) jaar dient de start van de projecten te hebben plaatsgevonden na 6 september 2019.

  Let op: De ervaring mag niet aangetoond worden door de ervaring van meer dan één kandidaat. Bewijsmiddelen voor de bovenstaande ervaring: Voor het aantonen van de ervaring dient per kandidaat bijlage 2 ingevuld ingediend te worden bij uw inschrijving. Indien uw inschrijving niet is voorzien van de bijlage of uit de ingevulde bijlage blijkt niet of onvoldoende dat de kandidaat over de vereiste ervaring beschikt valt uw inschrijving af en zal niet verder worden beoordeeld. Het staat de opdrachtgever vrij om een nadere verificatie uit te vragen. Hiertoe is opdrachtgever echter niet verplicht.

Gunningscriteria

• Subgunningscriterium P1: Uurtarief maximaal 25 punten Op bijlage 1 ‘Prijzenblad’ dient u het uurtarief exclusief btw aan te geven. Eventuele overige kosten (reis-, verblijfen administratieve kosten, administratiekosten, brandstoftoeslag, bureaukosten, studiemateriaal overheadkosten (o.a. huisvesting en salariskosten van niet declarabel personeel), kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur (o.a.: pc’s, faxen, (mobiele) telefoons etc.), parkeerkosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst, en alle andere mogelijke bijkomende kosten) dienen geheel en volledig te zijn inbegrepen (verdisconteerd) in de op te geven prijs.

  Voor het onderdeel prijs kan in totaal maximaal vijf en twintig (25) punten worden verdiend. Het maximaal aantal punten van vijf en twintig (25) wordt toegekend aan het laagste uurtarief. De uurtarieven van andere inschrijvingen krijgen punten toegekend op basis van de relatieve verhouding tot het laagste uurtarief. Indien u één of meerdere kandidaten aanbiedt, dient u per kandidaat het prijzenblad in te vullen. U dient op het prijzenblad aan te geven op welke kandidaat het betreffende uurtarief van toepassing is.

• Sub gunningcriterium K1: Ervaring maximaal 25 punten: Als knock-out criterium Ervaring dient de in te zetten kandidaat in de afgelopen vijf (5) jaar teruggerekend vanaf de inschrijfdatum minimaal drie (3) volledige projecten hebben afgerond (van visievorming tot en met realisatie) met betrekking tot het organiseren van culturele evenementen met minimaal 500 bezoekers in een stad met een gelijk of groter inwoneraantal dan gemeente Maastricht. Uitgaande van de terugkijkperiode van vijf (5) jaar dient de start van de projecten te hebben plaatsgevonden na 6 september 2019. Indien ervaringsprojecten die specifiek binnen de gemeentegrenzen van de Maastricht hebben plaatsgevonden, aangedragen kunnen worden zal dit extra punten opleveren. Voor deze ervaringsprojecten geldt een minimaal bezoekersaantal van 500. Voor de minimumvereiste van drie (3) projecten zijn geen punten te behalen. Uitgaande van de terugkijkperiode van vijf (5) jaar dient de start van de projecten te hebben plaatsgevonden na 6 september 2019.

  Bewijsmiddelen
  Inschrijver dient in een overzicht de betreffende ervaring te vermelden (zie bijgevoegd format bijlage 2), periode van uitvoering, naam opdracht gevende instantie, contactpersoon opdracht gevende instantie en omschrijving van de werkzaamheden.

• Sub gunningcriterium K2: Interview 50 punten: Er worden maximaal drie (3) kandidaten voor een interview uitgenodigd. De selectie van deze drie (3) kandidaten komt als volgt tot stand: de scores van P1 en K1 worden bij elkaar opgeteld. De drie (3) kandidaten met de hoogste scores worden uitgenodigd voor het interview. De voorgestelde kandidaten die daadwerkelijk de werkzaamheden bij gemeente Maastricht mogelijk gaan uitvoeren zullen gedurende het interview getoetst worden op ervaring, kennis en competenties. Bij gelijke scores worden alle partijen met de gelijke scores uitgenodigd voor het interview. De interviews zullen op locatie ten kantore van de gemeente Maastricht plaatsvinden2 op de datum zoals opgenomen in de planning (hoofdstuk 9). Partijen worden uitdrukkelijk verzocht rekening te houden met deze planning. De interviewcriteria zijn als volgt:

  • Toetsing van de kennis en ervaring van de kandidaat zoals opgenomen onder hoofdstuk 3 en hoofdstuk 5;

  • Toetsing van de gevraagde competenties.