Inkoopadviseur

Inkoopadviseur
Periode: Zsm voor een periode van 5 maanden, met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 28 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Max 120,00 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: 11

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

De Gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor circa 750 miljoen in. We kopen diverse zaken in binnen onze gemeente. Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als Inkoopadviseur heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen. In deze functie weet je een verbindende factor te zijn om de vragen en projecten uit te praktijk om te zetten naar aanbestedingen.

Als inkoopadviseur begeleid je zelfstandig inkooptrajecten. In deze functie bestaat dit voornamelijk uit Europese aanbestedingen. Het kunnen verschillende Europese aanbesteding zijn, waaronder aanbestedingen met ICT affiniteit. Je werkt samen in een verwervingsteam van specialisten om de doelstelling van de aanbesteding te behalen. Door goed te luisteren naar de behoefte van de Opdrachtgever weet je feilloos de juiste procedure te koppelen. Je maakt hierbij gebruik van de beschikbare tools en templates om aanbestedingen doelmatig, met een hoge kwaliteit, adequaat en tijdig te kunnen doorlopen.

Je maakt onderdeel uit van het team Aanbesteding van ongeveer 12 fte groot waar je met collega Inkoopadviseurs kan je sparren over aanbestedingsvraagstukken. Daarnaast bestaat de inkooporganisatie van de Gemeente Utrecht uit 50/60 collegas waar je in de dagelijkse praktijk regelmatig mee samenwerkt. Regelmatig deel je ervaringen met je collegas tijdens structurele overleggen want leren van elkaar staat bij ons voorop. Zo zoeken we samen naar inkoopinnovaties en het verbeteren van processen. Omdat het belangrijk is om een goede verbinding te hebben met het team, de verwervingsteams en de inkooporganisatie is het belangrijk dat je zo veel mogelijk aanwezig bent op het kantoor van de gemeente Utrecht.

Opdrachtomschrijving
Als Inkoopadviseur houd je je bezig met:

• Een aantal lopende of in voorbereiding zijnde aanbestedingen van de vertrekkende collega overnemen.

• Realiseren van het gemeentelijk inkoopbeleid door zelfstandig (Europese) inkooptrajecten ten uitvoer te brengen ten behoeve van de verschillende categorie(en)/ specialisme(n).

• Fungeren als verbindende schakel tussen inkoop, decentrale inkopers/ Inkoper Specials/contractmanagement/ betrokken medewerkers en je bewaakt het inkoopproces.

• Ondersteunen van de verschillende organisatieonderdelen bij inkoopvragen en het vervangen van collega inkopers bij ziekte of andere omstandigheden. Verantwoordelijk voor het proces van de totstandkoming van de aanbestedingsaanpak. Vanuit je rol ben je instaat dit zelfstandig uit te voeren.

• Leveren van gevraagd en ongevraagd advies en je bent daarbij in staat procesmatig een voortrekkersrol te vervullen.

• Zelfstandig uitvoeren van en/of ondersteunen bij aanbestedingstrajecten door middel van:

  • Vakinhoudelijke expertise toe te passen op het gebied van (complexe) Europese aanbestedingstrajecten en inkoop categorieen.

  • Ontwikkelen van aanbestedingsadvies ten behoeve van marktbenadering en aanbesteding strategie aan opdrachtgevers c.q. procesbegeleiders.

  • Aandragen van integrale oplossingen waarin de politieke, interne en externe belangen samenkomen.

  • Projectmatig uitvoeren van de werkzaamheden.

  • Signaleren van ontwikkelingen en/of problemen binnen de aanbestedingsregels en inkoop categorieen.

  • Rapporteren en archiveren.

  • Uitbrengen van advies, zowel mondeling als schriftelijk.

  • Delen van de opgedane kennis met de inkooporganisatie.

  • Samenwerken op operationeel en tactisch niveau met (directe) collegas.

  • Deelnemen aan relevante inkoop en contractmanagement overleggen binnen de gemeentelijke inkooporganisatie

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als een aantal Europese aanbestedingen zijn volbracht.

Jij hebt/bent:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.

• Minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij je tenminste 5 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid.

• Minimaal 3 jaar inkoopervaring en bent aantoonbaar in staat zelfstandig op tactisch niveau te acteren.

• Ervaring met het werken in Tendernet.

• Ervaring in een politiek bestuurlijke omgeving bij voorkeur bij een gemeente.

• Ruime ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken. Je kunt uit eigen beweging zaken aanpakken, voorstellen en/of proactief reageren.

• Inkoopkennis op minimaal Conducto Inkoop & Aanbesteden/ Nevi 1 (of gelijkwaardig) conducto Aanbesteden voor Gevorderde/

• Nevi 2 (of gelijkwaardig) is een pre.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
Een proactieve houding, bent integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen. Je bent omgevingssensitief en hebt gevoel voor het werken in een politiek omgeving. We vinden het belangrijk dat je in staat bent om een breed draagvlak voor je advies en een Europese aanbesteding van A tot Z weet te begeleiden met kennis van zaken. Daarnaast kun je de vakinhoud creatief vertalen naar passende oplossingen voor de organisatie.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland op 13 februari 2025. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzpers niet toegestaan.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.