Projectleider aanbestedingen bij Afdeling Materieel Beheer

Projectleider aanbestedingen bij Afdeling Materieel Beheer
Periode: Van 01-10-2024 tot 30-09-2025 (12 maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 32 - 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Max.105 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld
Als projectleider ben je werkzaam voor de afdeling Bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering is een van de zes afdelingen van het organisatieonderdeel Stadsbedrijven. Het dagelijks werk van Stadsbedrijven is het visitekaartje van de gemeente. Of het nu gaat om het inzamelen van afval, het beheren, onderhouden of reinigen van de openbare ruimte, sportlocaties, zwembaden, parkeergarages, begraafplaatsen en welzijnsaccommodaties, de bereikbaarheid van en in de stad, bomen of grachten ... Iedereen ziet ons werk!

Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte van de gebruiker en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als projectleider heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen.

Je taken zijn
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor Europese en meervoudige onderhandse aanbestedingen van uiteenlopend (zwaar) materieel. De prioriteit voor de komende periode ligt bij de aanbesteding van kleine en grote inzamelvoertuigen, dienstvoertuigen, brandstoffen, schadeherstel en dienstfietsen. Je werkt in een matrixorganisatie samen in verwervingsteams met inhoudsdeskundigen, inkopers, specialisten en eindgebruikers om de doelstelling van de aanbesteding te behalen.
Door goed te luisteren naar de behoefte van de opdrachtgever en kennis te hebben van de inkoopprocessen ben je in staat om met een hoge kwaliteit, adequaat en tijdig het resultaat te behalen.

• Je realiseert zelfstandig (Europese) inkooptrajecten ten behoeve van de verschillende categorie(en)/ specialisme(n);

• Je houdt overzicht over de diverse inkoopprojecten waar je projectleider van bent;

• Je fungeert als projectleider tussen inkoop, decentrale inkopers, contractmanagement en betrokken medewerkers vanuit de interne klanten en Materieel Beheer;

• Je borgt de projectuitvoering in gestructureerde projectdocumentatie;

• Je hanteert een duidelijke projectbeheersingsmethodiek, zoals Prince2 Practitioner;

• Je organiseert projectgroep vergaderingen en stuurt op proces en inhoud;

• Je schrijft een aanbestedingsaanpak;

• Je vertaalt bedrijfsprocessen in kwalitatieve programmas van eisen waardoor de centrale inkooporganisatie een aanbesteding kan starten;

• Je rapporteert zowel mondeling als schriftelijk aan de opdrachtgever(s);

• Je houdt het projectdossier bij;

• Je werkt samen met collegas van operationeel tot en met tactisch niveau;

• Je bent tenminste 2 dagen in de week op locatie, of zoveel vaker als de opdracht daarom vraagt.

Jij hebt:

• Je hebt tenminste hbo werk- en denkniveau;

• Je bent projectverantwoordelijke (geweest) voor minimaal 3 aanbestedingen, waarbij je tenminste 1 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid;

• Je hebt kennis van de (zwaar) materieel of verwacht jezelf dit snel eigen te kunnen maken;

• Je hebt een proactieve houding, bent integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen;

• Je hebt ruime inkoopervaring en bent aantoonbaar instaat zelfstandig op tactisch niveau te acteren;

• Je hebt ruime ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken. Je kunt uit eigen beweging zaken aanpakken, voorstellen en/of proactief reageren;

• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden

Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland in de week van 16 september, waarschijnlijk op 17 en 19 september. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Je werkplek is op de locatie Tractieweg 2. Minimaal 50% van je tijd zal je daar aanwezig moeten zijn. Deze locatie is bereikbaar met het openbaar vervoer vanaf station Zuilen.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.