Secretaresse managers afdeling Informatie & Automatisering

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.

Waarom
De afdeling Informatie & Automatisering (I&A) bestaat uit drie units; CIO-office, Functioneel- en Informatiebeheer en ICT-DATA. Omdat onze managementassistent tijdelijk is uitgevallen zoeken we een enthousiaste en gedreven managementassistent voor in ieder geval drie maanden. Als managementassistent draag je zorg voor de secretariële ondersteuning van de afdeling I&A. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om aan de slag te gaan voor de afdelingsmanager en de drie unitmanagers van de afdeling I&A.

Wat ga je doen
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel in ons team. Je zorgt ervoor dat de managers van I&A zich volledig kunnen focussen op hun kerntaken, omdat jij de administratieve en organisatorische taken perfect regelt. Jouw werk draagt direct bij aan een soepel lopend proces en een prettige werkomgeving.

Jouw belangrijkste taken zijn onder andere:

• Agenda- en vergaderbeheer: Plannen van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en zorgen dat alle benodigde stukken en faciliteiten beschikbaar zijn.

• Verslaglegging en signalering: Je maakt nauwkeurige notulen tijdens vergaderingen en overleggen, verwerkt actiepunten en bewaakt de voortgang, zodat iedereen tijdig op de hoogte is van afspraken en besluiten.

• Communicatie en correspondentie: Behandelen van inkomende en uitgaande communicatie en zorgen dat informatie helder en professioneel bij de juiste personen komt.

• Administratieve ondersteuning: Opstellen en beheren van documenten, bijhouden van systemen en dossiers en afhandelen van administratieve taken.

• Ondersteuning bij projecten en evenementen: Assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten, interne activiteiten en speciale projecten en zorgen voor een vlekkeloze uitvoering.

Wie zoeken we
Jij bent een betrokken en servicegerichte ondersteuner die energie haalt uit het helpen van anderen. Je kunt goed prioriteiten stellen en houdt overzicht, zelfs als er veel op je afkomt. Verder breng je mee:

• Organisatorisch en communicatief sterk: Je hebt een hands-on mentaliteit, kunt goed zelfstandig werken en prioriteiten stellen. Je bent communicatief vaardig en weet overleggen helder vast te leggen. Daarbij ben je in staat om overzicht te houden en soepel te schakelen tussen verschillende taken en partijen.

• Proactief en oplossingsgericht: Je bent nauwkeurig, denkt graag in oplossingen, toont eigenaarschap over jouw acties en neemt initiatief waar nodig. Daarnaast heb je een flexibele werkhouding en ben je in staat om bij te springen en mee te denken in processen en verbeteringen.

• Representatief en bestuurlijk bewust: Je voelt je thuis in een dynamische, bestuurlijke omgeving met veel externe partijen. Je straalt professionaliteit uit en weet je op alle niveaus goed te presenteren.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Aantoonbare kennis van Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams, benoem waar dit is opgedaan;
3. Aantoonbare kennis van iBabs, benoem waar dit is opgedaan;
4. Beschikbaar op dinsdagen.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Beschikbaar op maandagen en donderdagen (40 punten);
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent en/of secretaresse (40 punten);
7. Aantoonbare werkervaring bij een overheidsinstelling (20 punten).

Competenties
-Affiniteit met I&A;
-Organisatorische vaardigheden;
-Communicatieve vaardigheden;
-Samenwerken;
-Probleemoplossend vermogen;
-Servicegericht.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 24 januari 2025 van 13:00, tot 17:00 uur. En dinsdag 28 januari 2025 van 13:00, tot 17:00. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 23 januari 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

• De provincie Zeeland heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).