Managementondersteuner voor teamleiders

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.

Organisatie
We zijn de gemeente Raalte en mensen werken graag bij ons om wie we zijn. We zijn positief, we doen het samen en het liefst stropen we onze mouwen op. De drang om vooruit te willen en het lef om buiten de lijntjes te kleuren, kenmerkt ons. We zijn op zoek naar jou als jij een bijdrage wilt leveren aan onze samenleving. Want die staat niet stil. Onze inwoners dagen ons iedere dag uit om samen met hen het leven in de gemeente Raalte nog mooier te maken.

Je krijgt bij ons niet alleen werk dat ertoe doet, je krijgt bij ons ook de ruimte en het vertrouwen om het verschil te maken. De gemeente Raalte groeit. En dat geeft kansen. Groei jij mee?

Opdracht
Door de uitbreiding van het aantal teamleiders  binnen onze organisatie, zijn wij op zoek naar een extra management ondersteuner. Je ondersteunt verschillende teamleiders binnen verschillende afdelingen. Daarnaast kan het zijn dat je in overleg ingezet wordt op verchillende taken voor het breed ondersteunen van de domeinen en clusters.

Generiek takenpakket ondersteuning domeinmanager/teamleider
- Het (proactief) beheren van de agenda en evt. de mailbox (incl. het versturen van e-mailberichten). Daarbij gelden de volgende ‘spelregels’:
- Er vindt agendaoverleg plaats (waarbij 4 weken vooruit wordt gekeken).
- Afspraken worden gepland vanuit de agenda van de domeinmanager/teamleider.
- Pro-actief agendabeheer: voldoende tijd tussen de afspraken (evt. om te reizen); is de vergaderlocatie vermeld
- Het voorbereiden van vergaderstukken en deze klaarzetten op iBabs plaatsen
- Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/ vergaderingen en/of het reserveren van vergaderruimtes (in- en extern), bijv.:
- Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. incl. contact sollicitant)
- Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers
- Het doorvoeren van mutaties in Youforce (ziek- en hersteldmeldingen, contract-wijzigingen)
- Het regelen van diverse zaken m.b.t. nieuwe medewerkers/uitdiensttreding, bijv.:
- Het invoeren van gegevens van nieuwe medewerkers in Youforce
- Het regelen van o.a. telefoons/laptops/autorisaties/toegangspassen
- Het bestellen van welkomstpakketten bij de vaste leverancier
- Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. personele aangelegenheden (bijv. attentie, wenskaart, bloemen)
- Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/opdracht-bevestigingen

Takenpakket ondersteuning clusterondersteuning
- Het beheren van de secretariaatsmailbox en/of andere mailboxen (incl. het versturen van e-mailberichten)
- Het incidenteel redigeren van documenten
- Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/ vergaderingen voor clustermedewerkers en/of het reserveren van vergaderruimtes (in- en extern), bijv.:
- Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. incl. contact sollicitant)
- Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers 
- Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. personele aangelegenheden (bijv. attentie, wenskaart, bloemen)
- Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/mailingen/ opdrachtbevestigingen
- Het incidenteel ondersteunen bij clustervraagstukken
- Het zijn van een vraagbaak voor de domeinmedewerkers

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / administratief ondersteuner / management assistent;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als management assistent;
3. Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als management assistent bij een gemeente (50 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met iBabs (maak duidelijk aantoonbaar in het cv waar deze werkervaring opgedaan is) (15 punten);
6. Aantoonbaar (digitaal) vaardig met M365 (maak duidelijk aantoonbaar in het cv waar deze werkervaring opgedaan is)  (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met Youforce (maak duidelijk aantoonbaar in het cv waar deze werkervaring opgedaan is) (15 punten).

Competenties
- Accuraat
- Oplossingsgericht
- Pro-actief
- Behulpzaam

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 6 februari 2025 vanaf 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 5 februari 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).