ICT Inkoop Adviseur

Over VNG
Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Over de afdeling Informatisering en Automatisering
De afdeling Informatisering en Automatisering van VNG (hierna: I&A) is verantwoordelijk voor alle interne ICT gerelateerde zaken binnen de VNG. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de levering van alle ICT infrastructuur, ICT werkplekken, bedrijfsapplicaties, apparatuur en telefonie voor ongeveer 1.400 interne en externe medewerkers van VNG. Het waarborgen van de gevraagde functionaliteit, kwaliteit en beschikbaarheid staat voorop. Het team I&A bestaat uit zeven medewerkers.

Het beheer van de ICT omgeving van VNG is uitbesteed aan een externe ICT Dienstverlener. Hiernaast zijn er op deelgebieden contracten met andere partijen voor het beheer van specifieke onderdelen (o.a. print, telefonie, applicaties). De ICT Dienstverlener verzorgt hierbij de operationele contacten met deze derde partijen in nauw overleg met I&A. Het contract met de huidige ICT Dienstverlener is afgesloten via een Europese aanbesteding en loopt eind 2025 af (geen verlening meer mogelijk) en moet opnieuw worden aanbesteed.

Omschrijving van de opdracht
Als ICT Inkoop Adviseur ben je verantwoordelijk voor het adviseren, het opstellen en beoordelen van de Europese aanbesteding van de ICT Dienstverlening. Je combineert diepgaande kennis van informatietechnologie met een goed begrip van zakelijke behoeften en regelgeving om optimale oplossingen te identificeren en aan te bevelen. Je werkt nauw samen met verschillende belanghebbenden, waaronder IT-teams, projectmanagers, inkopers en (externe) leveranciers, om de beste resultaten te behalen. Je zorgt er voor dat er een soepele overgang mogelijk is van de huidige leverancier naar de nieuw te selecteren leverancier. De VNG zal bij de ICT aanbesteding de voorwaarden GIBIT 2023 hanteren.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Analyse van Bedrijfsbehoeften: Je voert grondige analyses uit om de huidige ICT Architectuur en Infrastructuur van de organisatie te begrijpen, inclusief zwakke punten, behoeften en toekomstige vereisten.

• Opstellen van Aanbestedingsdocumenten: Je stelt nauwkeurige en gedetailleerde aanbestedingsdocumenten op, inclusief specificaties, eisen, criteria voor evaluatie en contractuele voorwaarden.

• Technisch Advies: Je adviseert over de nieuwste technologieën, trends en best practices op het gebied van ICT Architectuur en Infrastructuur, zodat de aanbesteding voldoet aan de huidige en toekomstige behoeften van de organisatie.

• Samenwerking met Belanghebbenden: Je communiceert effectief met verschillende belanghebbenden, zoals interne het interne I&A team, Functioneel beheerders en stakeholders, management, juridische afdelingen en (externe) leveranciers, om consensus te bereiken over de aanbestedingsvereisten en - doelstellingen.

• Beoordeling van Aanbiedingen: Je evalueert ingediende aanbiedingen van potentiële leveranciers op basis van vooraf gedefinieerde criteria, zoals technische geschiktheid, prijsstelling, kwaliteit en naleving van regelgeving.

• Risicobeheer: Je identificeert potentiële risico's en knelpunten tijdens het aanbestedingsproces en ontwikkelt strategieën om deze te minimaliseren. Het inschatten en beoordelen van een Exit strategie is een essentieel onderdeel hiervan.

• Kwaliteitsborging: Je zorgt ervoor dat alle aspecten van de aanbestedingsprocedure voldoen aan de hoogste normen van nauwkeurigheid, transparantie en naleving van regelgeving.

• Invulling SLA: Je stelt de vereisten en wensen op voor de SLA met de potentiële leverancier.

Resultaat van de opdracht
Het resultaat van de opdracht is een succesvol uitgevoerde Europese aanbesteding van de ICT Dienstverlening, waardoor de VNG de komende jaren verzekerd is van een goede ICT Dienstverlening met een betrouwbare partner. Succesvol uitgevoerde Europese aanbesteding bestaat onder andere uit :

• Een akkoord bevonden inkoop strategie ;

• Een akkoord bevonden leidraad en Programma van Eisen;

• Naar tevredenheid begeleiding van de procedure ;

• Opstellen documenten en overeenkomst;

• Vragen beantwoorden in de vorm Nota van Inlichtingen in lijn met de AW2012 en proportioneel in lijn met de VNG voorwaarden;

• Technisch advies rapport over de ICT Architectuur en Infrastructuur voor de organisatie van de opdrachtgever.

Eisen

• Een afgeronde HBO opleiding in de richting van Informatica, IT Management, Bedrijfskunde of een soortgelijk vakgebied.

• Werkervaring met het adviseren bij aanbestedingen en het opstellen van aanbestedingsdocumenten in de rol van adviseur of projectleider bij (semi) overheid.

• NORA en/of GEMMA kennis van ICT Architectuur en ICT Infrastructuur, inclusief netwerken, servers, opslag, virtualisatie, cloud computing en beveiligingstechnologieën.

• Bekendheid met relevante wet- en regelgeving op het gebied van aanbestedingen en IT, voor (semi) overheden.

• Projectmanagement Prince II, IPMA of soortgelijke kennis en vaardigheden We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Wensen

• Aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met ICT aanbestedingen als inkoop adviseur in de publiek sector

• Aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met aanbestedingen voor een aanbestedende dienst in de rol van project(bege)leider.

• Aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met inrichten, opstellen en implementeren van een SLA in de rol van project(bege)leider.

• Aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met ICT architectuur en / of infrastructuur. In de rol van adviseur of soortgelijk.