Administratief medewerker

Over het team
Binnen het Landelijk Informatiepunt (20 collega’s) van BIJ12 ben je onderdeel van het Loket (8 collega’s). Het Loket ondersteunt een aantal projecten binnen het groene domein met telefonische en schriftelijke ondersteuningsvragen. Een van de projecten is de Nationale databank Flora en Fauna (NDFF).  Daarnaast zijn er nog andere projecten, zoals Faunazaken. Hiërarchisch valt het Landelijk Informatiepunt onder de unit Expertiseteam Stikstof & Natura 2000, dit is één van de 4 units binnen BIJ12. Bij BIJ12 werken enthousiaste en gemotiveerde medewerkers. Professionaliteit en een open, gezellige werksfeer vinden we erg belangrijk.

Omschrijving van de opdracht
Als medewerker van het BIJ12-loket ben je geïnteresseerd in het groene domein en ben je hét aanspreekpunt voor vragen vanuit externe relaties van BIJ12 over de verschillende onderwerpen binnen dit groene domein. Onze externe relaties zijn medewerkers van provincies, boeren, maar bijvoorbeeld ook de pers. Vragen worden zowel telefonisch als schriftelijk (vaak per e-mail) gesteld en zijn divers van aard. Primair zul je de vragen over Faunaschade en wolvenschade gaan beantwoorden. Dit zijn bijvoorbeeld vragen over het gebruik van het online portaal MijnFaunazaken waar boeren hun faunaschade melden. Melders willen bijvoorbeeld weten wat de status van hun aanvraag is. Mogelijk  zul je op termijn ook vragen gaan beantwoorden voor andere projecten. Het is jouw taak om de exacte vraag te achterhalen en die van de juiste reactie te voorzien. Wanneer dit nodig is, leid je de vraag door naar (een) inhoudelijk expert(s) binnen BIJ12. Het loket heeft met deze experts periodiek overleg om over de meest actuele kennis te beschikken. Uiteraard leg je alle klantvragen nauwkeurig vast in het registratiesysteem TOPdesk en bewaak je de acties en afspraken met de relatie. Naast de beantwoording van specifieke vragen, analyseert je gestelde vragen en gegeven reacties en doe je voorstellen voor verbetering. Ook doe je indien nodig voorstellen voor verbetering van de BIJ12-website. Samen met het team rapporteer je over de doelen en behaalde resultaten, bijvoorbeeld aan je manager.

Kandidaat omschrijving
Je bent dienstverlenend, klantgericht, vriendelijk, geduldig en behulpzaam en je kunt goed omgaan met emoties en stress. Je hebt interesse in het groene domein. Je vindt het leuk om je in meerdere onderwerpen te verdiepen en je kunt snel schakelen tussen die verschillende onderwerpen en werkzaamheden. Je werkt zelfstandig, maar bent graag onderdeel van een team dat samen de klus klaart. Samen met je collega's zorg je voor een optimale bereikbaarheid van het BIJ12-loket. Verder heb je oog voor kwaliteit en details en kun je je werk goed plannen en organiseren.

Verder heb je:

• MBO+ werk- en denkniveau;

• Globale kennis van de aandachtsgebieden van BIJ12 (pré);

• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Ervaring als helpdeskmedewerker en met het beantwoorden of doorgeleiden van telefonische en schriftelijke vragen;

• Ervaring met het administratief vastleggen van vragen en antwoorden in systemen als TOPdesk.

CV-eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht die de volgende componenten bevat: personalia van de kandidaat, de meest relevante werkervaring van de kandidaat in chronologische volgorde, informatie over opleidingen (bij afgerond dit graag vermelden), relevante behaalde certificaten en vaardigheden relevant voor de functie. Deze dient in het Nederlands geschreven te zijn en in een Word of pdf-format te worden aangeleverd. Wij hanteren een cv-format van maximaal 3 pagina’s A4.

Eisen
Benoem het nummer van deze eis in uw cv en of u akkoord bent met ja /nee
Geef in het cv uw uurtarief. Indien uw uurtarief hoger is dan het dan het genoemde maximum wordt uw aanbieding terzijde gelegd.

Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende werkervaring. Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn niet geldig voor deze eis.
Benoem duidelijk en specifiek hoe, wanneer en bij welke opdrachtgever de (werk)ervaring van het gevraagde is opgedaan. Indien de looptijd van de ervaring onduidelijk is door het ontbreken van informatie kan die onduidelijkheid niet ten voordele van de inschrijver worden toegekend.
Zorg voor een duidelijke, specifieke en inhoudelijke onderbouwing van de eis. Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor BIJ12 wordt de aanbieding terzijde gelegd.

1. Uw aanbieding past binnen het door ons vastgestelde tariefbandbreedte voor deze opdracht van minimaal € 40 en maximaal € 50 exclusief btw. Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.

   • De aanbieding is een all-in tariefstelling, waaronder o.a. reiskosten, woon-werk en evt fee-kosten. Het tarief staat vast gedurende de looptijd van de overeenkomst, inclusief de eventuele verlengingen die hieruit voortvloeien.

2. De aangeboden kandidaat is akkoord:

   • a). Dat deze opdracht voor 36-40 uur per week wordt uitgevoerd (40 uur * 47 werkweken = 1.880 uur (per 12 maanden));

   • b). Met de procedure en de inhuurvoorwaarden;

   • c). Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op straffe van ongeldigheid.

3. Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document. Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria. Benoem alle nummers van de eisen en de nummers van de shortlistcriteria. Geef ook het aantal punten bij de onderbouwing op de shortlistwensen.
   Gebruik uitsluitend 1 bijlage: cv en bijlage onderbouwing. Beiden dus in 1 document.

4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het beantwoorden of doorgeleiden van telefonische en schriftelijke vragen.

5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratief vastleggen van vragen en antwoorden in systemen als TOPdesk.

6. Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Competenties en interview
Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit.
Prijs maximaal 200 punten en Kwaliteit maximaal 800 punten Indien in het interview de kandidaat 300 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen.

Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0

• Een klantvriendelijke instelling;

• Stressbestendig;

• Een proactieve en leergierige houding;

• Sociale en open houding naar interne organisatie en eigen team

Vaardigheden 300/200/100/0

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Goed kunnen plannen en organiseren van je werk;

• Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden;

• Een zelfstandige, systematische, accurate en nauwkeurige manier van werken;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;

• Goed kunnen luisteren en doorvragen.

Kennis 300/200/100/0

• Microsoft Office;

• Topdesk of equivalent (pré);

• SharePoint en MS Teams (pré)

Wensen
Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende werkervaring. Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn niet geldig voor deze eis.
Benoem duidelijk en specifiek hoe, wanneer en bij welke opdrachtgever de (werk)ervaring van het gevraagde is opgedaan. Indien de looptijd van de ervaring onduidelijk is door het ontbreken van informatie kan die onduidelijkheid niet ten voordele van de inschrijver worden toegekend.
Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor BIJ12 worden 0 punten toegekend.

1. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden. (100 punten)

   • > 3 jaar (100 Punten)

   • 1-3 jaar (50 Punten)

   • < 1 jaar (0 Punten)

2. Aantoonbare werkervaring met helpdeskwerkzaamheden. (100 punten)

   • > 3 jaar (100 Punten)

   • 1-3 jaar (50 Punten)

   • < 1 jaar (0 Punten)

Aanvullende informatie

• Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 2 maal 12 maanden. Start eerder in wederzijds overleg

• Inzet: 36-40 uur per week
  40 uur * 47 werkweken = 1.880 uur (per 12 maanden)

• Sollicitatiegesprekken op kantoor/via Teams: 12 mei 2025