Secretaris Examencommissie

LET OP: In verband met het spoedkarakter van deze opdracht, wordt deze aanvraag verkort uitgezet. Reageren kan tot 30 April 2024 tot 8.00 uur.

Opdracht omschrijving
De komende jaren staan de onderwijsteams voor ingrijpende onderwijsvernieuwingen[1]. Ook de wijze van toetsen en examineren verandert terwijl de kwaliteit daarvan nu en in de toekomst niet ter discussie mag staan. In nauwe samenspraak met het management van de onderwijsteams, denken de examencommissies mee over vernieuwing van het onderwijs en adviseren zij over toets- en examineringsbeleid.

Momenteel leggen studenten aan de Politieacademie jaarlijks ruim 50.000 examens af. De examencommissies borgen de kwaliteit van de examens. Zij doen bijvoorbeeld onderzoek naar de kwaliteit van de examinering, wijzen examinatoren aan, stellen examens vast, verlenen vrijstellingen en ondertekenen diploma’s. De examencommissies spelen ook een belangrijke rol als studenten het oneens zijn met de uitslag van een examen of klachten hebben over de examinering. 

De examencommissies zetten de volgende stap in de kwaliteitsontwikkeling van de toetsing en examinering en de borging daarvan. De secretarissen spelen een belangrijke rol hierbij.

De secretaris vormt samen met de voorzitter en een lid van de examencommissie het dagelijks bestuur. Hij/zij is samen met de andere secretaris de spil voor de drie examencommissies onderling en voor de examencommissies en de rest van de organisatie (teams, management, directie, staf, externen, toezichthouders). Ook stuurt hij/zij het secretariaat aan dat de examencommissies administratief ondersteunt. Hoewel de drie examencommissies zelfstandig opereren, trekken de voorzitters en de secretarissen veel met elkaar op, om te zorgen voor eenheid, scherpte en continuïteit. 

Doelstelling
De opdracht is tweeledig. In eerste instantie is het meewerken en de dagelijkse gang van zaken op orde krijgen. Dit vervolgt in de opdracht om rust, reinheid en regelmaat in de werkwijze van de examencommissies van de politieacademie te creëren. Hiertoe worden de betrokken stakeholders bevraagd en neemt de kandidaat zijn expertise mee om de dagelijkse gang van zaken te stroomlijnen. 

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunt de drie examencommissies in uitvoerende, procesmatige en onderwijs- c.q. toetskundige zin;

• Vormt de ‘linking pin’ tussen de drie examencommissies onderling en tussen de examencommissies en andere stakeholders rondom de examinering (teams, management, directie, staf, externen, toezichthouders);

• Initieert verbetering of uitbreiding van beleid rondom het werk van de examencommissie(s), en vertaalt dit na accordering door de examencommissie naar kaders, richtlijnen en (hulp)instrumenten voor de examencommissie(s);

• Is inhoudelijk op de hoogte van - en denkt mee over - lopende casuïstiek en jurisprudentie van door de examencommissie genomen besluiten en de beleids- en uitvoeringsafspraken daaromtrent;

• Voorziet de onderwijsorganisatie van (beleids)advies m.b.t. examinering vanuit het perspectief van de examencommissies;

• Bereidt de bijeenkomsten van de examencommissie(s) voor en stelt samen met de voorzitter de agenda op. Verzamelt stukken, zorgt voor de verslaglegging en communicatie rondom de vergadering;

• Is verantwoordelijk voor de correspondentie van alle drie de commissies, inclusief notities en richtlijnen;

• Initieert het voorzittersoverleg en stelt de agenda op;

• Neemt deel aan de periodieke overleggen met sectorhoofden, directie en staf en heeft hier een ondersteunende rol in;

• Stelt de conceptjaarplannen en concept-jaarverslagen van de drie examencommissies op ter bespreking binnen de commissies;

• Stuurt het secretariaat, bestaande uit vier gespecialiseerd medewerkers, aan (functioneel leidinggeven).Bewaakt en ondersteunt eenduidige uitvoering van vastgesteld beleid door de examencommissie(s);

Contacten
Sectorleiding, voorzitter examencommissies, docenten, studenten, leden examencommissie, ondersteuning, beleidsadviseurs.

Opleiding

Eis:

1. De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO-bachelor  niveau.

Professionele kennis en werkervaring

Eisen:

2. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen een examencommissie als secretaris. 

3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met kwaliteitsborging van examinering.

4. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring het werken in een commissie binnen het hoger onderwijs.

5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het schrijven van beslissingen, afhandelen van studentverzoeken.

Wensen:

6. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met Osiris.

7. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met visitaties en accreditaties.

8. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring notuleren van vergaderingen.

9. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen.

10. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het vertegenwoordigen van de Examencommissie in overleggen.

Competenties

• Accuratesse- Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.

• Klantgerichtheid - Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.

• Kwaliteitsgerichtheid - Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.

• Oordeelsvorming - Weegt (nieuwe) gegevens en mogelijke handelwijzen tegen elkaar af in het licht van relevante criteria en komt tot een realistische en onderbouwde beoordeling.

• Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid:
  Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk.

Beschikbaarheid
De Externe is inzetbaar vanaf 01-07-2025 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 30-06-2026 voor 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Gunningscriteria
Beste prijs-kwaliteitsverhouding
Gewicht van kwaliteit: 80 %
Gewicht van prijs: 20 %

CV-eisen
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. U voegt een cv van maximaal 7 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen. Het CV is in het Nederlands opgesteld op basis van ons CV template en in PDF-formaat i.p.v. Word. 

Uurtarief
Maximaal: € 108,- Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Eisen

Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Eis 2. De door Inschrijver aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de Inschrijver.

Eis 3. De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

Eis 4. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen een examencommissie als secretaris. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met kwaliteitsborging van examinering. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 7. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het schrijven van beslissingen, afhandelen van studentverzoeken. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 6. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring het werken in een commissie binnen het hoger onderwijs. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 8. Vereiste competenties/vaardigheden: Accuratesse- Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten. Klantgerichtheid - Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in. Kwaliteitsgerichtheid - Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren. Oordeelsvorming - Weegt (nieuwe) gegevens en mogelijke handelwijzen tegen elkaar af in het licht van relevante criteria en komt tot een realistische en onderbouwde beoordeling. Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

Wensen

Wens 1. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met Osiris. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat voldoet niet aan gevraagde wens. 5/5= De kandidaat voldoet aan gevraagde wens.
25 %

Wens 2. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met visitaties en accreditaties. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat voldoet niet aan gevraagde wens. 5/5= De kandidaat voldoet aan gevraagde wens.
25 %

Wens 3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat voldoet niet aan gevraagde wens. 5/5= De kandidaat voldoet aan gevraagde wens.
20 %

Wens 4. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring notuleren van vergaderingen. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat voldoet niet aan gevraagde wens. 5/5= De kandidaat voldoet aan gevraagde wens.
20 %

Wens 5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het vertegenwoordigen van de Examencommissie in overleggen. Wens 1. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in het beheer van een Database platform (PaaS) Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat voldoet niet aan gevraagde wens. 5/5= De kandidaat voldoet aan gevraagde wens.
10 %

Aanvullende informatie

• Voor deze opdracht is een BO+ screening van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

• De geheimhoudingsverklaring dient de kandidaat binnen de termijn van 7 kalenderdagen na het ontvangen van de definitieve gunning te overhandigen aan de Inhuurdesk. De geheimhoudingsverklaring kunt u hieronder raadplegen.

• Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de Externe het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt na afronding van screening. De screening neemt maximaal 8 weken tijd in beslag. U dient hier rekening mee te houden. 

  In artikel 10 van de Voorwaarden Offerteprocedure zijn de voorwaarden van de screening van de Externe van de Leverancier die in aanmerking komt voor de gunning van de Inleenopdracht opgenomen. Het screeningsproces kan leiden tot opschuiven van de startdatum van de opdracht. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

  In geval van een eventueel bezwaar tegen een negatief screeningsresultaat dan wel de weigering van een VOG zal dit de voortgang van de offerteprocedure niet opschorten. De Politie wacht de beslissing op bezwaar niet af. Een negatief screeningsresultaat of een weigering van een VOG zal leiden tot het intrekken van het voornemen tot gunning aan de Leverancier die dit betreft.

• LFNP functie: BvS-C, schaal 11.

Let op!: Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de Wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er uitgevoerd te worden.