DAS2.2025-1 Ondersteuning burgemeester

Omschrijving van de opdracht
Gemeente Leiderdorp is op zoek naar een enthousiaste en proactieve bestuurssecretaresse voor de burgemeester. Iemand die goed kan plannen en organiseren en het echt als uitdaging ziet om dat ene gaatje te vinden voor een overleg in die overvolle agenda’s van de burgemeester! In deze afwisselende functie voer je secretariaatswerkzaamheden en ben je hét aanspreekpunt voor de burgemeester die je ondersteunt. Complex agendabeheer en het plannen van complexe afspraken is een greep uit de werkzaamheden die je verricht. Je beheert op een zorgvuldige manier de agenda en regelt afspraken. Ook bewaak je het telefoonverkeer, neem je boodschappen aan, regel je taxivervoer en hotelovernachtingen. Verder ondersteun je met het ontvangen van bezoekers, de verwerking en behandeling van post en verzorg je de social media van de burgemeester.

Jij bent een enthousiaste teamspeler; kunt goed samenwerken met verschillende disciplines en schakelen tussen verschillende niveaus is voor jou geen probleem. Ook ben je zorgvuldig, proactief, stressbestendig en heb je een ‘can do’-mentaliteit. Je gaat planmatig te werk, bent omgevingsbewust en resultaatgericht. Je kunt heel goed prioriteiten stellen en overzicht houden zie je als een uitdaging. Je bent flexibel en als het werk een keer afgemaakt moet worden na werktijd, is dat voor jou geen probleem.

Daarnaast neem je de volgende kennis en ervaring mee:

• Minimaal MBO werk- en denkniveau en een relevante opleiding directiesecretaresse.

• Kennis en ervaring in met een gemeentelijke organisatie op secretarieel gebied.

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling.

• Ruime ervaring met Microsoft Office.

• Ruime ervaring met het beheren van social media voor een bestuurder.

Het team Bestuur en organisatie ondersteuning is gezamenlijk verantwoordelijk voor de ondersteuning van het bestuur en het management. Naast de uitvoering van taken, heeft het team een actieve bijdrage aan het eindresultaat en voor de samenwerking en voor de benodigde ontwikkeling om daar te komen. Problemen worden ook gezamenlijk aangepakt en collega’s helpen elkaar. Ook leveren teamleden een bijdrage aan teamzaken zoals het budgetbeheer en HRM gerelateerde zaken. Het team Bestuur en organisatie ondersteuning bestaat uit 17 medewerkers. In het team is de sfeer te omschrijven als dynamisch waarbij de vraag uit de samenleving en werken dichtbij het bestuur centraal staat.

Eisen

• (Uiterlijke) startdatum op 1 april 2025 voor de genoemde uren

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;

• Een relevante opleiding directiesecretaresse;

• Kennis en ervaring in met een gemeentelijke organisatie op secretarieel gebied;

• Aantoonbare ervaring met het beheren van social media voor een bestuurder.

Wensen

• Subgunningscriterium 1: CV en Motivatiebrief (35/100 punten) Inschrijver dient in Mercell een CV en Motivatiebrief in, waarin de opleiding(en), werkervaring en toelichting van de aangeboden kandidaat staat beschreven. De aanbestedende dienst wenst in deze documenten in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:

  • Uitstekende schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal;

  • Ruime ervaring met Microsoft Office;

  • Ervaring met ondersteuning voor een burgemeester

  • Het CV mag maximaal drie (3) A4 zijn en de motivatiebrief één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan. Dit is inclusief Bijlagen. •

  • Bij het overschrijden van het maximale aantal pagina’s, wordt alleen het maximale aantal pagina’s beoordeeld.

• Subgunningscriterium 2 Gesprek (50/100 punten) De kandidaat wordt voor het gesprek uitgenodigd wanneer deze is beoordeeld met een “8” of hoger voor subgunningscriterium 1. CV en motivatiebrief. De aanbestedende dienst wenst in het gesprek in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:

  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;

  • Toelichting op kennis en ervaring;

  • Politiek bestuurlijke sensitiviteit;

  • Samenwerkingsgericht (in een secretariaat).

• Subgunningscriterium 3 Prijs (15/100 punten) Voor deze uitvraag geldt een plafond bedrag van €80,- (uurtarief) excl. Btw en inclusief salariskosten, sociale lasten, algemene kosten, reis- en verblijfkosten en de kosten voor hulpmiddelen die noodzakelijke zijn bij de uitvoering van de opdracht. Inschrijving boven dit bedrag worden terzijde gelegd. Het uurtarief dient uitsluitend vermeld te worden op het offerte/prijs-formulier. Het is niet toegestaan om het tarief te vermelden op andere documenten zoals het CV en de Motivatiebrief. Uw inschrijving kan dan ter zijde worden gelegd.