ESF Adviseur

De Opdracht
Met het oog op continuïteit van de werkzaamheden voor de ESF-projecten wordt een ervaren ESF-subsidieadviseur gezocht die:

• Zorgdraagt voor de verplichte centrale ESF-projectadministratie (e.e.a. afhankelijk van de individuele wensen van de deelnemende gemeenten) met het oog op - tussentijdse – verantwoording/einddeclaratie (resulterend in een succesvol verlopende eindcontrole en een subsidievaststellingsbeschikking met 100% realisatie);

• De Gemeente Leiden en regionale samenwerkingspartners met betrekking tot de administratie en verantwoording proactief ontzorgt en als sparringpartner optreedt (ook jegens SZW /deelnemende gemeenten/uitvoerder) en als vraagbaak/klankbord. Het heeft onze voorkeur om tijdens de subsidieperiode met (max.) twee contactpersonen te werken.

De ESF-adviseur ondersteunt en adviseert deelnemende partijen (de gemeente Leiden en externe partners) bij Europese subsidieprojecten in het sociaal domein op het gebied van projectadministratie, uitvoering en prestatieverantwoording.

Hij/zij draagt zorg voor:

1. Een ESF-proof projectadministratie;

2. Een jaarplanning (en de bewaking ervan) voor de beoordeling van de uitvoering van de ESF-projecten door controlebezoeken uit te voeren op locatie bij deelnemende partijen, alsook monitoringbezoeken door UVB SZW (Uitvoering van beleid ministerie Sociale zaken en Werkgelegenheid);

3. Voortdurende afstemming met deelnemende partijen (o.a. ook regiogemeenten en scholen) over de uitvoering van binnen de gestelde kaders en rapporteert daarover aan gemeente Leiden en regionale samenwerkingspartners;

4. Tijdige (BSN-)rapportages, prestatieverantwoording en einddeclaratie;

5. Rapportages t.b.v. de subsidieverstrekkers over de inhoudelijke en financiële voortgang van de subsidieprojecten en tijdige voorbereiding van verantwoordingen/einddeclaratie en controles.

Beschikbaarheid
De initiële duur van de overeenkomst bedraagt 12 maanden, gemiddeld 16 uur per week, met optie tot verlenging van maximaal 36 maanden. De aanvangsdatum van de overeenkomst is op 5 juni 2025.

Eisen
Aan deze uitvraag zijn onderstaande eisen van toepassing. Inschrijver dient in het CV per eis aan te geven dat de kandidaat voldoet en waaruit dat blijkt.

1. Kandidaat is geen ZZP’er;

2. (Uiterlijke) startdatum op 5 juni 2025;

3. Kennis van- en ervaring met omschreven werkzaamheden op pagina 5, punt 1 t/m 5;

4. Ervaring met werken in opdracht van en samenwerken met (middel)grote gemeentelijke organisatie en regionale partners als die van Leiden;

5. Kennis van- en netwerk bij betrokken instanties zoals UVB (Uitvoering van beleid) SZB (Sociale zaken en Werkgelegenheid).

Subgunningscriteria 1: CV en Beantwoording (35 punten)
De aanbestedende dienst wenst in deze documenten in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:

1. Kennis en ervaring met ESF-projecten

2. Aantoonbare ervaring met gemeentelijke organisaties en samenwerkende (lokale en regionale) partijen, bij voorkeur ook in de Leidse regio

3. Wijze van administratie, rapportage en communicatie met de opdrachtgever

4. Het CV mag maximaal drie (3) A4 zijn en de Beantwoording Gunningscriteria één (1) A4 in lettertype Arial 10 bestaan. Dit is inclusief Bijlagen. Bij het overschrijden van het maximale aantal pagina’s, wordt alleen het maximale aantal pagina’s beoordeeld.

Subgunningscriterium 2: Gesprek (50 punten)
De aanbestedende dienst wenst in het gesprek in ieder geval de volgende aspecten terug te zien:

1. Toelichting op kennis en ervaring van de adviseur(s)

1. Aansprekende voorbeelden van succesvolle projecten

2. Communicatieve vaardigheden

Subgunningscriterium 3: Prijs (15 punten)
Voor deze uitvraag geldt een plafond bedrag van €135,- (uurtarief) excl. Btw en inclusief salariskosten, sociale lasten, algemene kosten, reis- en verblijfkosten en de kosten voor hulpmiddelen die noodzakelijke zijn bij de uitvoering van de opdracht. Inschrijving boven dit bedrag worden terzijde gelegd. Het uurtarief dient uitsluitend vermeld te worden op het offerte/prijs-formulier. Het is niet toegestaan om het tarief te vermelden op andere documenten zoals het CV en de Beantwoording Gunningscriteria. Uw inschrijving kan dan ter zijde worden gelegd.

De Inschrijver waarvan het uurtarief het laagst is, krijgt het maximale aantal punten. De overige Inschrijvers krijgen een score naar rato volgens de formule: Laagste uurtarief/uurtarief Inschrijver * (maximaal aantal punten) = score prijs. De score wordt afgerond op maximaal 2 decimalen achter de komma.

Weging Gunningscriteria

• CV en Beantwoording Gunningscriteria (35 Punten)

• Gesprek (50 Punten)

• Prijs (15 Punten)

Aanvullende informatie

• In te dienen documenten

  • Curriculum Vitae;

  • Beantwoording Gunningscriteria;

  • Offerte-prijs formulier, getekend door een daartoe bevoegd persoon;

• De Inschrijver(s) aan wie de Gunningsbeslissing wordt verstuurd, moeten binnen vijf kalenderdagen na het versturen van het Voornemen tot gunnen de onderstaande bewijsstukken aanleveren:

  • Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel

  • Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) Als Inschrijver de Opdracht krijgt gegund, moet de GVA worden aangeleverd. De GVA mag niet ouder zijn dan twee jaar vanaf de datum vanaf Inschrijving. Als Inschrijver samen met andere bedrijven inschrijft, moeten alle bedrijven de GVA kunnen laten zien. De GVA is verkrijgbaar bij Justis, onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie2.

  • Verklaring Belastingdienst Een verklaring van de Belastingdienst die op het tijdstip van indiening niet ouder is dan zes maanden. Hieruit blijkt dat de Inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen op grond van de op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.

  • Integriteitsverklaring ondertekend door de kandidaat