Medewerker Archiefbeheer

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt.

Organisatie
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Opdracht
Wij zoeken een nauwkeurige en proactieve professional met aantoonbare ervaring in archiefbeheer voor het bewerken en inventariseren van (aanvullingen op) papieren overheidsarchieven. Je bent bekend met archiveringsmethodieken en hebt een scherp oog voor detail. De ordening, het schrijven van inleidingen en samenstellen van inventarissen kunnen we aan jou toevertrouwen. Zo draag je bij aan het toegankelijk maken van waardevolle overheidsinformatie. 

Dit ga je doen: 

• Opschonen van dossiers en verwijderen van dubbelen; 

• Selecteren van archiefstukken voor bewaring, dan wel vernietiging en samenstellen van vernietigingslijst; 

• Ordenen, splitsen of samenvoegen van dossiers;  

• Materiele verzorging van archiefstukken (ompakken, ontnieten, verwijderen van hechters); 

• Waar nodig aanpassen van omschrijvingen; 

• Samenstellen van een gedetailleerde inventaris en bevestigen van etiketten. 

Vereisten/ knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met archiefbeheer voor een gemeente;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op het gebied archiefbewerking zoals SOD-II, Leergang Archiefinventarisatie en -Bewerking (benoem dit duidelijk in het cv);
3. Beschikbaar per 1 maart 2025 voor 16 uur per week.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring met ordeningsprincipes en archiveringsmethodieken voor gemeentelijke archieven (benoem dit duidelijk in het cv) (50 punten);
5. Een maximum uurtarief van €65 exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer én parkeerkosten (40 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het werken in archiefsystemen (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten).

Competenties
- Nauwkeurig;
- Proactief;
- Analytisch;
- Samenwerken.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: nee
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 18 febriuari 2025 vanaf 15:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 17 februari 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van de externe partij wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).