Ambtelijk secretaris

Omschrijving van de opdracht

Startdatum: 03-03-2025
Einddatum: 02-09-2025
Locatie: Utrecht/Thuiswerkplek. 
Uiterlijk aanbieden: woensdag 12-02-2025 om 09:00 uur. 
Selectiegesprekken: zo snel mogelijk. 
Maximum tarief*: €73,-
*Let op: Bovenstaand tarief is een max. all-in uurtarief (incl. o.a. reiskosten, faciliteiten, eventuele vergoedingen en de fee(s) voor onze contractmanager FastFlex, excl. btw). Het tarief weegt mee in het selectieproces.

Dit ga je doen
Binnen deze opdracht als Ambtelijk secretaris ondersteun je de ondernemingsraad op organisatorisch, uitvoerend vlak en ben je adviserend op processen. Bij deze opdracht zul je tijdelijk de ondernemingsraad van NS Stations (OR NSST) ondersteunen.

Jouw werkzaamheden zijn organisatorisch, uitvoerend en adviserend van aard en verricht je namens de OR. Hierbij is een belangrijk deel van de werkzaamheden het organiseren van vergaderingen van de OR. Denk daarbij aan het opstellen van vergaderschema’s, agenda’s, het reserveren van vergaderruimtes en het maken en uitwerken van een verslag van de overleggen met de voltallige OR. Andere taken binnen deze opdracht zijn:

• Je redigeert adviezen en instemmingen van de OR;

• Ook draag je zorg voor de (financiële) administratie van de OR;

• Je redigeert en verstuurt de inkomende en uitgaande formele correspondentie van de OR;

• Je faciliteert de OR bij de organisatie van trainingen en bij (juridisch) advies. Daarbij toets je zo nodig of offertes en facturen van adviseurs voldoen aan de vereisten;

• De organisatie van (tussentijdse) verkiezingen van de OR wordt ook door jou ondersteund;

• Je bent in dit alles een belangrijk aanspreekpunt voor OR-leden, de bestuurder (de directie), vertegenwoordigers van bestuurder en externen. Ook stem je geregeld af met de experts Arbeidsverhoudingen en de andere ambtelijk secretarissen.

Hier ga je werken
Binnen deze opdracht ben je werkzaam voor de OR NSST en val je hiërarchisch in de afdeling Arbeidsverhoudingen & Arbeidsvoorwaarden (A&A). De ondernemingsraad die jij ondersteunt vergadert op de dinsdagen op locatie, zodoende wordt er verwacht dat jij op dinsdagen op locatie aanwezig kunt zijn. Op momenten dat er geen vergaderingen zijn is er een mogelijkheid om thuis te werken en eventueel uren flexibel in te delen. 

Dit zijn de eisen

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau of beschikt over een afgeronde en relevante mbo4 opleiding;

• Je beschikt over relevante ervaring, zoals secretarieel werk, notuleren, het opstellen van agenda’s en structuur denken;

• Kennis van en ervaring met Outlook, Office 365 (waarvan MS Word, Sharepoint en MS Teams de belangrijkste zijn);

• Je bent 16 tot 20 uur beschikbaar, in verband met de vergaderdagen van de OR in ieder geval op dinsdagen en bij voorkeur op maandag en donderdag;

• Je hebt affiniteit met de medezeggenschap en bent in staat om effectief en efficiënt samen te werken met (vertegenwoordigers van) de directie;

• Je kunt goed plannen en organiseren, bent zeer integer en hebt een dienstverlenende houding;

• Een grote diversiteit aan onderwerpen schrikt jou niet af. Sterker nog: hier veer je van op en daardoor weet je onder druk goed te presteren;

• Jij hebt een kritische blik, stelt de vraag achter de vraag en weet je standpunt over te brengen zonder die van anderen uit het oog te verliezen;

• Jouw focus op de relatie combineer je met bereiken van doelen. Dit doe je met flair, waardoor je de relaties op constructieve wijze verbetert;

• Van nature neem jij het initiatief, komt met pragmatische oplossingen en zorgt ervoor dat de voortgang erin zit.

Op NS kun je rekenen
Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. De kernwaarden van NS zijn open en betrouwbaar. Wij gaan voor resultaat en willen vooruit.