Specialist Informatiebeheer Planvoorbereiding

Organisatie
Voor de bereikbaarheid van Lelystad wordt er aan de zuidkant van de stad een aantal projecten gerealiseerd door de provincie Flevoland. Voor meerdere IPM-teams van het Expertiseteam projectbureau Infra loopt de planvoorbereiding met planologische procedure. Dit proces kenmerkt zich door veel stakeholders en belangen in een complex gebied waar functies voor mobiliteit, wonen, recreëren, natuur en bijvoorbeeld duurzaamheid geïntegreerd moeten worden. Deze projecten worden voorbereid met gemeenten. 

Belangrijke uitdaging bij de projecten en programma’s is dat de verschillende projecten tegelijkertijd lopen die onderling in fasering verschillen en die elk specifieke aandachtspunten hebben voor de werkzaamheden. Daar breng jij je specifieke expertise in.

Opdracht
Je draagt zorg dat er binnen de IPM-teams van de projecten en meer specifiek de projectmanager “in control” blijft en het overzicht behoudt door onder andere Informatiemanagement. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota’s en besluiten, het opstellen en in besluitvormingsproces brengen van de reactienota’s, bewaakt daarbij de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteamleden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota’s en besluiten in eDocs. Hiervoor initieer je – binnen de provinciale kaders – een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast. Met het provinciale KMS als leidraad zorg je tevens voor het doorlopen van de benodigde stappen per projectfase en bewaak je de productkwaliteit. Deze opdracht wordt initieel uitgevraagd op basis van 24 uur per week en 24 weken.

• Werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:

• Voorbereiden en procesbegeleiding terinzagelegging van de planologische stukken.

• Inventariseren van de reacties en deze verwerken in de Reactienota.

• Opstellen presentaties.

• Zorgdragen dat de ambtelijke- en bestuurlijke besluitvormingsproces wordt doorlopen.

• Indien nodig projectsecretaris ondersteunen bij het opstellen van nota’s en besluiten.

• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.

• Zorgdragen dat het informatiebeheer op orde is.

• Misschien is iets specifieks nog toevoegen voor Spuiweg.

• Informatiemanagement en ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen.

• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en externe overleggen.

• Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen.

• Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en projectteamleden.

• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen.

• Organiseren van bijeenkomsten met omwonenden en stakeholders.

• Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van toetsformulieren van stukken die intern of extern getoetst worden.

• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en de provinciale organisatie.

Benodigd aantal professionals
1 (duo constructie uitgesloten)

Werkdagen
Voor de uitvoering van de opdracht is het gewenst dat deze vervuld wordt op het provinciehuis, waarbij één dag in overleg thuis kan worden gewerkt. De opdracht wordt vervuld gedurende 24 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 2 weken. Dit geldt ook voor de verlenging.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
2. Uurtarief maximaal € 100,00 exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee externe partij;
3. Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een vergelijkbare rol bij een provinciale, gemeentelijke organisatie of Rijkswaterstaat (25 punten).
        a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
        b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
        c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectsecretariaatswerkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten (benoem dit duidelijk in het cv, inclusief een omschrijving van wat deze werkzaamheden waren) (25 punten).
        a. Geen aantoonbare of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
        b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
        c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als project- /programmasecretaris in het ruimtelijk of infrastructuur domein (25 punten).
        a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
        b. Minimaal 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
        c. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
7. Aantoonbare kennis en werkervaring met het ondersteunen van (programma- / project-) managers (benoem dit duidelijk in het cv en beschrijf de werkzaamheden) (25 punten).
        a. Geen aantoonbare werkervaring of tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten)
        b. Minimaal 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten)
        c. Minimaal 4 of meer jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)

Competenties

• Stressbestendig;

• Communicatief;

• Gestructureerd;

• Proactief;

• Daadkrachtig;

• Verbindend;

• Coördinerend;

• Teamspeler;

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Fee externe partij
De externe partij brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Voor de zzp'er

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;

• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;

• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);

• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.

• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

• De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen. Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning
De gesprekken bij de provincie zijn gepland op woensdag 22 januari 2025 9:00 van 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk [….] bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.