Inzet MVOI-Team voor Provincie Zuid-Holland

Inleiding
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)
Een duurzaam en sociaal Zuid-Holland. Dat is waar we aan werken. Het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) helpt ons daarbij (vastgesteld in GS Zuid-Holland d.d. 9/7/2024, PZH-2024-856717043). Centraal staat de vraag hoe we als provincie met onze inkopen – een bedrag van ca. 350 miljoen euro per jaar – kunnen bijdragen aan het behalen van doelen op de MVOI-thema’s klimaat, milieu, circulair, ketenverantwoordelijkheid, diversiteit & inclusie en Social Return on Investment (SROI).

Hoe we dit doen is vastgelegd in dit MVOI-Actieplan B: de invulling (vastgesteld in GS Zuid-Holland d.d. 9/7/2014, PZH-2024-856717043). https://www.pianoo.nl/sites/default/files/media/documents/2024-10/mvoi_actieplan_2022_-_2025_provincie_zuid-holland_b.pdf

Hierbij vormden de maatschappelijke doelen en afspraken waar wij ons als provincie aan hebben verbonden het uitgangspunt. Deze doelen en afspraken hebben we omgezet in een MVOIambitieweb voor de provincie Zuid-Holland: een groeimodel waarmee we de ambities koppelen aan haalbare MVOI-resultaten. Per domein binnen de organisatie is vervolgens uitgezocht hoe we met onze inkopen en aanbestedingen al bijdragen aan deze doelen en wat we nog meer kunnen om dit beter en sneller te doen. De resultaten zijn vastgelegd in een overzicht per MVOI-thema en in inkoopstrategieën per domein binnen de organisatie.

De conclusie is dat er al veel gebeurt op het sociaal en duurzaam gebied bij de inkopen en aanbestedingen van de organisatie. Zo werken we binnen de provinciale infrastructuurprojecten sinds kort met de Milieukostenindicator (MKI) om milieu-impact van projecten in beeld te brengen en waar mogelijk te beperken. Ook is een monitoringsdashboard ontwikkeld waarmee inzichtelijk wordt hoe duurzaam we al inkopen. Daarnaast stimuleren we bijvoorbeeld de inzet van biobased en hergebruikte materialen en zetten we in op hoogwaardiger hergebruik van provinciale reststromen, zoals bijvoorbeeld bermmaaisel of asfalt. Ons hoofdgebouw van het provinciehuis is in hoge mate circulair gerenoveerd en in ons bedrijfsrestaurant vind je steeds vaker duurzame maaltijden. Meer dan genoeg om echt trots op te zijn dus! En deze ontwikkelingen willen we graag verder uitbreiden.

We zien dat het meeste effect plaatsvindt bij de domeinen die werken of producten inkopen, de ‘uitvoerende domeinen’ genoemd. De ‘beleidsdomeinen’ die met name (advies)diensten inkopen bieden juist een noodzakelijke basis om impactvolle MVOIinkopen en aanbestedingen binnen de uitvoerende domeinen te kunnen doen. Dit doen zij met specifieke kennis op beleidsvorming en op de MVOI-thema’s. Daarbij is hun rol als aanjager onmisbaar. Ook herkennen we dat in verhouding kleine inkopen van grote invloed kunnen zijn op de uitstraling van de organisatie. Samenwerking en afstamming is dus een onmisbare voorwaarde voor succes.

De interne opdracht MVOI is een doorlopend proces met een looptijd van drie jaar voor het implementeren van het actieplan (NB onderhavige DAS-uitvraag betreft een tijdsperiode van 1 jaar). Vanaf nu ligt de focus op het verbeteren, vastleggen, uitvoeren en monitoren van de afspraken die we hebben gemaakt en op het verfijnen van onze inkoopstrategie. Uitgangspunt is dat we MVOI invoeren binnen de bestaande financiële en personele kaders. Daarvoor moeten we dus slimmer en meer integraal werken. Mocht er toch nog meer nodig zijn om doelen te behalen dan gaat hier een bestuurlijk besluit aan vooraf. Op deze manier maken we het werken met MVOI-onderdeel van ons DNA.

Omschrijving van de opdracht
De provincie Zuid-Holland heeft momenteel niet de capaciteit en de kennis om zelf de open vragen* die voortvloeien uit het MVOI-Actieplan-B: de invulling te beantwoorden en de antwoorden op die vragen werkend te borgen in de eigen organisatie. De provincie is daarom op zoek naar een externe partner die gedurende een jaar tijd een flexibel hands-on-MVOI-team kan leveren. Doel van de opdracht van het externe MVOIteam is derhalve het beantwoorden van de hieronder beschreven tien vragen* en het werkend borgen van de uitkomsten in de organisatie. De opdracht dient uiterlijk binnen één jaar naar startdatum afgerond te zijn. Expliciet geldt hierbij dat de uiteindelijke vraagstellingen voor het externe MVOI-team na gunning in gezamenlijk overleg bijgesteld kunnen worden op basis van de visie en de voorgestelde aanpak van de winnende inschrijver.

De te beantwoorden vragen zijn:

1. Welke kennis en expliciete doelen zijn er (al) bij PZH-opgaveteams en duurzaamheidsfuncties op het gebied van de zes MVOI-thema’s?

2. Hoe kunnen die kennis en doelen van de opgaveteams en duurzaamheidsfuncties structureel worden gedeeld met het MVOI-team en vice versa?

3. Hoe vertalen we die kennis en doelen (dynamisch) naar de provinciale aanbestedingen via eisen, gunningscritera en contractbepalingen, aangevuld met andere bruikbare eisen, gunningscritera en contractbepalingen die reeds bij andere organisaties succesvol worden toegepast? Kunnen we deze vertaling direct al toepassen in de advisering van lopende en geplande aanbestedingen?

4. Hoe borgen we de eisen, gunningscritera en contractbepalingen in een (digitaal) systeem en hoe delen we die kennis actief met inkopers en andere relevante betrokkenen zoals Team Duurzame Infrastructuur en (eventueel) externe partijen?

5. Is het toepassen van planetaire en sociale duurzaamheid formeel voldoende geborgd in relevante documenten en werkprocessen? Waar moet dit eventueel worden aangevuld?

6. Wie beslist er binnen PZH feitelijk over het al dan niet toepassen van duurzaamheid bij de aankopen in projecten/aanbestedingen?

7. Wat zijn de belemmeringen of oorzaken voor het (soms) niet-toepassen van duurzame en sociale maatregelen (m.a.w. waarom leidt duurzaam beleid niet per definitie tot duurzaam inkopen)?

8. Wat kost het om duurzame en sociale maatregelen toe te passen en wat levert het op (in financiële en maatschappelijke zin)?

9. Hoe monitoren we de voortgang rondom het toepassen van planetaire en sociale duurzaamheid in aanbestedingen? Hoe kunnen we de koppeling maken met effectmonitoring (w.o. CO2-, circulariteitsmonitor). Zitten we nog op schema met onze provinciale doelen en hoe communiceren we hierover richting de organisatie?

10. Is er nog een rol voor een MVOI-team na de voltooiing van onderhavige opdracht en zo ja welke, of kunnen eventueel noodzakelijke taken in de bestaande organisatiestructuur worden ondergebracht?

Uitgangspunt voor de opdracht is het MVOI-Actieplan-B: de invulling (link bovenin):
Hieraan staat verwoord welke duurzame ambities en doelen er zijn en wat (nog meer) kunnen doen om deze ambities en doelen te verwezenlijken. De focus in de werkzaamheden ligt op het verbeteren, vastleggen en uitvoeren van de afspraken die we hebben gemaakt en op het verfijnen van onze inkoopstrategie, een proces dat grotendeel gekoppeld is aan de bovenbeschreven tien vragen. Een inschatting van de concrete werkzaamheden die hierbij horen staat beknopt beschreven in de tabel bijlage 1.

Visie op de opdracht op basis van kennis en ervaring:
Wij hechten veel waarde aan de visie van de aanbieder op inrichting van de samenwerking en ondersteuning en hoe hij denkt de gestelde vragen te kunnen beantwoorden. De wijze waarop de aanbieder dit organiseert en de motivering hiervan, wordt meegewogen bij de beoordeling van de inschrijvingen onder het subcriterium 'Visie op de opdracht en aanpak'.

Samenstelling van het externe MVOI-Team:
Provincie Zuid-Holland denkt dat gezien de vragen en taken het externe MVOI-team zou kunnen bestaan uit een procesbegeleider, een technisch inkoopspecialist en een dataspecialist. De aanbieder heeft echter de vrijheid om de samenstelling van het team naar eigen inzicht vorm te geven, zolang het team voldoet aan de behoeften van de opdracht. Hierbij wordt van de aanbieder verwacht dat hij de teamsamenstelling koppelt aan de visie en het plan van aanpak. Uiteraard wordt ook verwacht dat de in te zetten medewerkers aantoonbaar beschikken over de benodigde kennis en ervaring op het gebied van het implementeren van MVOI/planetaire en sociale duurzaamheid binnen een publieke organisatie.

Interne organisatie en verantwoording:
De opdracht MVOI valt onder de opdracht Inkoop. De Ambtelijk Opdrachtgever (hierna: AON) van de opdracht MVOI fungeert als opdrachtgever voor het externe MVOI-team. Het externe MVOI-team moet zelfstandig en proactief kunnen functioneren, maar zal ook nauw gaan samenwerken met de collega’s uit het bestaande interne MVOI-team (momenteel bestaand uit 2 parttime collega’s waaronder de AON MVOI) en betrokken (opgave)teams zoals Team Inkoop, Team Duurzame Infrastructuur, Team Circulair ZuidHolland en een nog aan te stellen SROI-kwartiermaker.

De provincie is zich ervan bewust dat er enkel een globale inschatting gemaakt kan worden van het exacte aantal uren inzet voor de contracttermijn. Dit vraagt om een grote mate van flexibiliteit van de externe opdrachtnemer. De provincie vraagt ondersteuning van de opdrachtnemer door het wekelijks aanleveren van een actuele planning en uren-verantwoording. Op maandelijkse basis vindt er overleg plaats waar de voortgang besproken wordt. De opdrachtnemer dient hier in zijn plan van aanpak rekening mee te houden.

Eisen
Door het indienen van een inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met alle hieronder genoemde eisen:

1. Aanspreekpunt: De inschrijver bepaalt zelf de samenstelling van het team. Eén persoon dient als vast aanspreekpunt te fungeren richting de aanbestedende dienst. Deze persoon wordt als teamleider van het aangeboden team beschouwd.

2. Beschikbaarheid: Om de gestelde vragen te kunnen beantwoorden en de overeengekomen doelen te behalen dient het aangeboden team flexibel inzetbaar te zijn (bepaalde periodes zal meer inzet van het externe MVOI-team worden verwacht dan in andere periodes). De inzet is afhankelijk van de gezamenlijke overeengekomen planning. Gedurende de periode van 23 juni 2025 tot 22 juni 2026 is het aangeboden team beschikbaar voor het aantal uitvoerende uren uit het aangeboden plan van aanpak. Het aanspreekpunt voor de provincie dient echter dagelijks telefonisch en per mail bereikbaar te zijn. Het aangeboden team moet op 23 juni 2025 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum.

3. Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae (CV) van alle kandidaten in het aangeboden team uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2024-0003651’ en toegevoegd in tabblad ‘aanmelding’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. Het aantal aan te leveren CV’s dient beperkt te blijven tot maximaal zes (6) CV’s van de meest prominente teamleden. Indien tijdens de opdracht andere expertise benodigd is, dan is dat na overleg mogelijk. NOOT apart bijgevoegde CV’s (zoals in eigen format) worden niet meegenomen in de beoordeling.

4. Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Per subcriterium staat voorgeschreven hoeveel A4 u ervoor mag gebruiken in het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2024- 0003651'. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximumaantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld;

5. Vormvereiste Tarief: Bijlage ‘Invulformulier Tarief DOS-2024-0003651' wordt ingevuld en apart bijgevoegd op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Prijs mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Tarief DOS-2024-0003651' zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van de prijs. In het ‘Invulformulier Tarief DOS-2024-0003651' dient zowel het totaaltarief voor de opdracht, als het integrale uurtarief beschreven te worden.

6. Bandbreedte opdrachtwaarde en integrale uurtarief:
   Het aangeboden tarief voor de opdracht bedraagt in het ‘Invulformulier Tarief DOS-2024-0003651’ minimaal €240.000,00 en maximaal €370.000,00, exclusief BTW, inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten. Het aangeboden integrale uurtarief bedraagt minimaal €85,00 en maximaal €130,00, exclusief BTW, inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten.

7. Kennis en expertise alle teamleden: Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS2024-0003651' blijkt dat alle kandidaten uit het aangeboden team aantoonbaar en verifieerbaar (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) beschikt over de volgende kennis en ervaring:

   • Minimaal HBO werk- denkniveau;

8. Kennis en expertise minimaal aanwezig in het team: Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2024-0003651' blijkt dat minimaal één kandidaat uit het aangeboden team aantoonbaar en verifieerbaar (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) beschikt over de volgende kennis en ervaring:

   • Aantoonbare en relevante werkervaring in het succesvol begeleiden van complexe veranderprocessen/transitie en implementatie van MVOI of soortgelijke duurzaamheidsbeleid binnen (overheids)organisaties. Dit dient aangetoond te worden aan de hand van minimaal twee concrete en succesvol afgeronde toepassingen;

   • Kennis van en ervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen;

   • Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met inkoop en aanbesteding, specifiek op het gebied van duurzame inkoop, waarbij ervaring met het integreren van MVOI in aanbestedingen en contracten, waaronder het opstellen en implementeren van eisen en gunningscriteria op het gebied van duurzaamheid, een vereiste is;

   • Gedegen kennis hebben van belangrijke openbaar beschikbare bronnen op het gebied van duurzame eisen en gunningscriteria zoals mvicriteriatool.nl, Klanteisen specificaties en Maatregelen duurzaamheid van RWS, Provinciaal Contracten Buffet (PCB). Kennis van en ervaring en affiniteit met infrastructurele werken, DGWW en PKCI is – gezien het zwaartepunt van de impact bij de aanbestedende dienst – een pré;

   • Minimaal 2 jaar aantoonbare en bewezen succesvolle ervaring in het verzamelen, verwerken en analyseren van duurzaamheidsdata binnen publieke organisaties;

   • Aantoonbare kennis van en ervaring met het werken in of opzetten van (monitoring)systemen en databases zoals MVOI-monitoringstools, zoals MVOI-zelfevaluatietool, Dashboard Monitoring DGWW (2030), CO2- en circulariteitsmonitors. Dit dient aangetoond te worden aan de hand van minimaal twee concrete en succesvol afgeronde toepassingen;

   • Aantoonbare ervaring in communicatie met stakeholders;

9. Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval deze de opdracht gegund krijgt een VOGnp (algemeen risicoprofiel) van de teamleden aanleveren via het aanbestedingsplatform binnen 4 weken na definitieve gunning. Het aanvragen van de VOGnp kan inschrijver zelf doen of hiervoor een dienstverlener inschakelen.

   • Provincie Zuid-Holland ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

   • Selecteer bij de aanvraag het algemeen screeningsprofiel als uitgangspunt. Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de relevante risicogebieden aan

EMVI: Prijs-Kwaliteitverhouding
PZH hanteert het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) - variant de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (PKV)’. De verhouding voor deze uitvraag is conform onderstaande:

• Kwaliteit 70 punten

• Uurtarief 30 punten
  Het aangeboden tarief bedraagt minimaal €240.000,00 en maximaal €370.000,00 (inclusief alle overige kosten). Het aangeboden integrale uurtarief bedraagt minimaal €85,00 en maximaal €130,00 per uur.

  • Genoemde tarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis-, verblijf-, telefoon- en parkeerkosten

  • Prijzen en (uur)tarieven zijn vast voor de duur van de Overeenkomst. De prijs en/of het (uur)tarief is in euro’s en is all-in, dat wil zeggen dat zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kantoortoeslagen, kantoorkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse vervoers-, reis- en verblijfkosten, parkeerkosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, echter exclusief BTW. De bedoelde prijs en/of het (uur)tarief geldt ook voor meer- en minderwerk.

Competenties
Uit de door de inschrijver ingediende stukken en het verificatiegesprek blijkt dat het aangeboden team minimaal over de onderstaande competenties beschikt. Deze competenties staan in relatie met de wijze waarop de opdracht moet worden uitgevoerd:

• Resultaatgericht handelen: daadkrachtig optreden, pro-actieve houding, initiatiefrijk, pragmatisch. In staat en bereid om direct en pragmatisch waar gevraagd de gezamenlijk ontwikkelde kennis toe te passen bij lopende aanbestedingen, ambitiewebsessies en adviesgesprekken;

• Flexibiliteit, tact, zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming in relatie tot tegenstrijdige belangen van stakeholders;

• Bestuurlijke sensitiviteit:

  • Inzicht in het functioneren van een organisatie die vergelijkbaar is met de provinciale organisatie en de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits en de juridische omgeving waarin wordt geopereerd;

  • Vaardigheid in het inschatten van de bestuurlijk en regionale verhoudingen en de bestuurlijke/ politieke en technische haalbaarheid van projectresultaten zowel binnen als buiten een organisatie die vergelijkbaar is met de provinciale organisatie;

• Communicatieve en adviesvaardigheden: in staat om complexe informatie helder en beknopt over te brengen;

• Functionerend als team: bevordert een positieve en constructieve werksfeer;

• Goed organiserend en verbindend vermogen: beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en in staat om projecten en processen efficiënt en effectief te coördineren. Weet mensen en middelen op een doeltreffende wijze te verbinden, zodat gezamenlijke doelen bereikt worden.

Gunningcriteria
We verzoeken u in maximaal 3 A4 uw Visie en de aanpak te schetsen m.b.t. de voorliggende opdracht, (Max. te behalen punten: 70 punten); Onderwerpen die minimaal en ook in de hieronder genoemde volgorde (!) aan bod moeten komen zijn:

1. De visie van de inschrijver op de opdracht.

2. De aanpak van de inschrijver, hoe draagt de inschrijver zorg dat de beschreven vragen goed worden voorbereid en beantwoord. Daarbij dient rekening gehouden te worden met het aanleveren van een actuele planning en urenverantwoording.

3. Op welke manier garandeert de inschrijver dat er gedurende de looptijd van de overeenkomst voldoende flexibiliteit is met betrekking tot de inzet van de kandidaten. Denk ook aan periodes waarbij soms een hoge inzet noodzakelijk is.

4. Toelichting op de samenstelling van het team waarvoor is gekozen. Op welke manier zal het werk worden verdeeld, hoe blijft iedereen voldoende betrokken?

5. Op welke manier kan de inschrijver meerwaarde bieden. De aanpak kan o.a. geïllustreerd worden met andere opdrachten waarbij de inschrijver een vergelijkbare rol had.

6. De ervaring die het beoogde team heeft op het gebied van het implementeren van MVOI danwel planetaire en sociale duurzaamheid binnen vergelijkbare organisaties

De bovenstaande onderdelen worden via de onderstaande puntenverdeling beoordeeld:
a. Sluit geheel niet aan op de voorliggende opdracht en biedt geen meerwaarde in de uitvoering van de opdracht (knock-out);
b. Sluit deels aan op de voorliggende opdracht en biedt minimale meerwaarde in de uitvoering van de opdracht (10 punten);
c. Sluit grotendeels aan op de voorliggende opdracht en biedt meerwaarde in de uitvoering van de opdracht (40 punten);
d. Sluit volledig aan op de voorliggende opdracht en biedt grote meerwaarde in de uitvoering van de opdracht (70 punten).

Aanvullende informatie

• Verlengingsoptie: Geen verlengoptie

• Plaats tewerkstelling: Vanuit eigen werklocatie en op het Provinciehuis in Den Haag.

• Beoogde opleverdatum van de opdracht: De opleverdatum is gesteld op 22 juni 2026.

• Gemiddeld aantal uren inzet: Gemiddelde inzet van de uitvoerende uren naar eigen inzicht, zoals beschreven in het aangeboden plan van aanpak. De uren zijn flexibel uit te breiden/aan te passen afhankelijk van gezamenlijke overeengekomen planning. De maximale opdrachtwaarde blijft van kracht, dit mag niet overschreden worden.

• Locatie waar verificatiegesprek plaatsvindt: Zuid-Hollandplein 1, Den Haag.

Let op!: Met de inwerkingtreding van de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties en het vervallen van de VAR-verklaring is er risico ontstaan bij de aanbestedende diensten met betrekking tot schijnzelfstandigheid en de afdracht van belastingen. Om dit risico te beperken vragen wij bij inzet van ZZP’ers de modelovereenkomst te ondertekenen door de in te zetten ZZP’er. In dit kader stelt de aanbestedende dienst nadrukkelijk dat:

• Opdrachtnemer als zelfstandige werkzaamheden verricht en expertise heeft op het gebied van de voorliggende verder omschreven werkzaamheden en bereid is deze buiten dienstbetrekking ten behoeve van de Opdrachtgever te verrichten;

• Als gevolg van het voornoemde geen hiërarchische aansturing zal plaatsvinden;

• Opdrachtnemer over eigen apparatuur beschikt voor de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden;

• Opdrachtgever en Opdrachtnemer uitsluitend met elkaar wensen te contracteren op basis van een overeenkomst van opdracht in de zin van artikel 7:400 e.v. BW;

• Opdrachtgever en Opdrachtnemer uitdrukkelijk niet beogen een arbeidsovereenkomst aan te gaan in de zin van artikel 7:610 e.v. BW;

• Opdrachtgever en Opdrachtnemer uitdrukkelijk niet beogen een aanstelling in dienst van Opdrachtgever in de zin van artikel 1 Ambtenarenwet jo. B.1 CAP tot stand te laten komen.