Management Assistent / Bestuurssecretaresse

Organisatie
Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven 
Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.

Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.

Omschrijving van de opdracht
Als Management Assistent/Bestuursecretaresse zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en je laat je niet gek maken door de complexe puzzel die wij agendabeheer noemen. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje precies, maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. En dan ben je ook nog een prettige collega met wie het goed samenwerken is! Door dit alles ben jij goed in staat om ons college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris écht te ontzorgen.

Je hebt een afwisselende functie en geen dag is hetzelfde voor jou. Dagelijks verricht je allerlei secretariële en organisatorische ondersteunende werkzaamheden voor het college en de gemeentesecretaris en daarnaast ondersteun je regelmatig de medewerkers van Kabinetszaken.

Een greep uit jouw afwisselende takenpakket:

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;

• Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;

• Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen in nauwe samenwerking met de directiesecretaris en de gemeentesecretaris en

• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Vereisten / knock-outcriteria

1. 'Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.

2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeente;

3. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / management assistent;

4. Uiterlijk beschikbaar per 18 juni 2025 voor 28 uur per week;

5. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een overheidsinstelling; (35 punten)

2. Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen; (25 punten)

3. Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris; (25 punten)

4. Maximum uurtarief van € 75,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk en Fee. (15 punten)

Competenties

• je bent een prettige gesprekspartner;

• je bent communicatief vaardig in geschrift en taal;

• je bent accuraat, integer en stressbestendig;

• je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;

• je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;

• je hebt een flexibele werkinstelling.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
2.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  nee

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 8 mei 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 7 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Let op!: Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Wijk bij Duurstede mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Wijk bij Duurstede. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).