Bestuurssecretaresse

Organisatie
Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie
De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.  

We vormen samen met 275 professionals onze organisatie
Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Omschrijving van de opdracht
Samen met de drie andere collega’s verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Op dit moment zoeken wij tijdelijke ondersteuning voor onze wethouders.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Beheren van complexe agenda’s, met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen;

• Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agenda’s;

• Inschatten van urgentie en belangen, en kennis van de portefeuille van de bestuurder;

• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst;

• Signaleren, vooruit plannen en meedenken over lopende zaken;

• Organiseren van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang;

• Regelen van vervoer, etentjes en attenties en informeren van betrokkenen;

• Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega.

Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.

Vereisten / knock-outcriteria;

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W;

3. Aantoonbare afgeronde opleiding mbo niveau 4 in secretariële richting.

Gunningscriteria  (weging, totaal 100 punten)

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie (40 punten);

2. Aantoonbare werkervaring met Ibabs (benoem dit duidelijk in het cv)(20 punten);

3. Aantoonbare werkervaring met Office 365 (10 punten);

4. Aantoonbare werkervaring met Sharepoint (10 punten);

5. Beschikbaar per 26 mei 2025 voor minimaal 32 uur per week (20 punten).

Competenties

• Accuraat;

• Representatief;

• Stressbestendig;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

• Maandag : kantoor of hybride

• Dinsdag : kantoor

• Donderdag : kantoor of hybride

• Vrijdag : kantoor.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 13 mei 2025, in de ochtend. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 9 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG-P) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Let op!: Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Soest mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de gemeente Soest Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”