Projectleider aanbesteding financieel systeem (kwartiermaker)

Let op: eerste maand ivm aanleveren projectplan fulltime, daarna eventueel minder uur.

Organisatie
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen. Daar staat ZonMw voor.
ZonMw programmeert en financiert onderzoek en vernieuwing in gezondheid, zorg en welzijn, stimuleert kennisinfrastructuren en het gebruik van de ontwikkelde kennis. Samen met partners werkt ZonMw aan het signaleren en agenderen van kennisbehoeftes. Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn het ministerie van VWS en NWO.

We zijn centraal gelegen in Den Haag, werken in een modern kantoorgebouw en zijn goed bereikbaar met openbaar vervoer.

Aanbesteding en implementatie nieuwe financieel systeem
Het contract voor het financieel systeem waar ZonMw gebruik van maakt, loopt af. In het kader daarvan moet er een nieuwe Europese aanbesteding in de markt worden gezet. ZonMw wenst per 1 januari 2027 een werkend financieel systeem. Het project is gericht op het verbeteren van processen en procedures van ZonMw breed. De wensen en eisen voor het toekomstig financieel systeem leiden tot verbetering en digitalisering van processen en procedures. De huidige processen zijn inefficiënt en vereisen veel handmatig werk. Dit geldt ook in de koppeling tussen systemen. De verbetering richt zich ook op de stroomlijning hiervan.

Het project is verdeeld over twee fasen:

1. Aanbesteding financieel systeem: Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het succesvol inhoudelijk begeleiden van de aanbesteding. Je zorgt daarbij voor het creëren van draagvlak en een programma van eisen dat past bij ZonMw. De opgenomen eisen en wensen dienen te leiden tot verbetering en digitalisering van de processen en procedures.

2. Implementeren van het financieel systeem: Als implementatiemanager ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van de inrichting en implementatie, zowel technisch als functioneel, inclusief de adoptie. Naast het coördineren dien je als implementatiemanager, dien je de medewerkers binnen ZonMw goed te begeleiden en te adviseren waar nodig.

Omschrijving van de opdracht

• Opstellen van een projectplan met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico's, budget en kwaliteit. Dit in overeenstemming met de opdracht van de (gedelegeerd) opdrachtgever. Dit projectplan dient na start, binnen één maand te worden opgeleverd;

• Het in kaart brengen en op papier zetten van de behoeften van diverse stakeholders;

• Het opstellen van programma van eisen ten behoeve van de keuze en aanbesteding van een nieuw financieel systeem;

• Het opleveren van alle inhoudelijke aanbestedingsdocumenten;

• Het begeleiden van het inhoudelijke inkoopproces (bijv. nota van inlichtingen, beoordelingsproces, etc.);

• Het aansturen van de projectorganisatie;

• Het adviseren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever;

• Het voorzitten van project overleggen, stuur- en klankbordgroep;

• Het actief beïnvloeden van actoren in de omgeving van het project en deze op één lijn brengen;

• Het bewaken en sturen op planning, volledigheid en samenhang van voorbereiding van de publicatie tot en met de uiteindelijke gunning;

• Informeren en betrekken van alle stakeholders binnen de organisatie;

• Komen tot een onderbouwd advies voor de implementatie van een nieuw financieel systeem, inclusief een voorstel voor een projectplanning en -organisatie van deze fase. Je legt daarbij rechtstreeks verantwoording af aan hoofd financiën, control- en inkoop en werkt nauw samen met de adviseur informatiemanagement, de inkoopadviseur, de medewerkers in de financiële keten en met business control;

• Het succesvol begeleiden van de implementatie van het financieel systeem;

• Het zorgen voor draagvlak voor de ‘change’ inclusief opleidingsplan;

• Het zorgen voor nazorg en inclusief borging functioneel beheer.

Wij zijn op zoek naar een projectleider die aantoonbare kennis van en ervaring heeft met de inhoud en bedrijfsvoering van de financiële keten, financieel beleid en de planning & control cyclus. Daarnaast verwachten wij ervaring met de implementatie en adoptie van een nieuw systeem. Als projectleider wacht je niet af, ben je proactief en ben je een stevige regisseur en adviseur. Je spreek aan, neemt eigenaarschap en verantwoordelijkheid.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider voor een nieuw financieel systeem. De projectleider dient minimaal drie keer het gehele proces (van voorbereiding aanbesteding t/m implementatie) te hebben doorlopen) (geef dit duidelijk aan in het CV);

4. Minimaal twee dagen in de week fysiek aanwezig op het kantoor van ZonMw (geef dit aan in CV);

Gunningscriteria

1. Aantoonbare werkervaring met financiële processen binnen de overheid en van hieraan gerelateerde processen, zoals bijvoorbeeld projectmanagement en inkoop (geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV) (10 punten);

2. Aantoonbare werkervaring binnen de aanbestedingsmarkt en de verschillende oplossingssystemen zoals: Best of bread, PSA, ERP, Financieel systeem, Pointsolutions (10 punten);

3. Aantoonbare werkervaring met het initiëren en begeleiden van aanbestedingsprocedures (inclusief opstellen uitgangspunten/scope/programma van eisen) i.r.t. dit project (40 punten);

4. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement i.r.t. dit project (10 punten);

5. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van financiële systemen binnen overheidsorganisaties (30 punten).

Competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling) en verbindend;

• Planmatig en gestructureerd;

• Stressbestendig, je kunt goed omgaan met de onzekerheden, onduidelijkheden en weerstand die bij veranderingen horen;

• Zelf-startend met een flexibele en positieve instelling (glas is halfvol);

• Analytisch;

• Proactief;

• Daadkrachtig, resultaat- en oplossingsgericht.

CV-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands. Uit het CV dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze opdracht.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Tarief
Een maximum uurtarief van € 135,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten en Fee.

Werkdagen
De werkdagen worden in overleg bepaald.
Hybride werken mogelijk: in overleg.

Planning
De gesprekken bij ZonMw worden op donderdagochtend 15 mei 2025 gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 13 mei 2025 bericht.

Voor de ZZP'er

• ZonMw verzoekt tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;

• ZonMw verzoekt tot het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag;

• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding.

Let op!: Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Woerden mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Woerden. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).