Kwartiermaker/ Teammanager Portfoliomanagement

Omschrijving van de opdracht
De gemeente Haarlemmermeer is op zoek naar een stevige Kwartiermaker in de functie van Teammanager voor het verder professionaliseren van portfoliomanagement in het fysiek domein.

We zijn een ambitieuze gemeente met een grote ruimtelijke opgave. Als gevolg van de groeiopgave (20.000 woningen tot 2040) is het projectenvolume in de afgelopen jaren enorm toegenomen, net als de strategische risico’s en complexiteit. Het tijdig en juist inzetten van de benodigde medewerkers die kunnen meebouwen aan de geprioriteerde initiatieven en projecten, is een uitdaging. Dat vraagt om uniform, ‘up to date’ en professioneel portfoliomanagement. 

Om ons portfoliomanagement in het fysieke domein verder te professionaliseren zetten we in op verbreding en versterking van (bestuurlijke) prioritering, capaciteitsprognose, projectbeheersing en projectcontrol. Dit zijn samenhangende ontwikkelrichtingen waarvoor een integrale kijk en een coherente aanpak noodzakelijk zijn. Voor deze opgave is een team nodig dat zich hier helemaal op kan gaan richten. Als Kwartiermaker/Teammanager bouw jij dit team op en stuur jij zowel jouw medewerkers als de inhoudelijke opgave aan.

We hebben al veel stappen gezet in het opstarten van portfoliomanagement in het fysieke domein bij Haarlemmermeer. Zo zijn we gestart met een nieuwe overlegstructuur en een methode voor strategische en tactische besluitvorming. Ook zijn diverse hierbij behorende rollen geworven, zoals Projectcontrollers (bij ons cluster Financiën), een Portefeuillemanager onderwijshuisvesting (bij ons cluster Grond en Vastgoedzaken), een Programmamanager strategische aanpak mobiliteit (bij ons cluster Ruimte, Economie en Duurzaamheid) en een Portfoliomanager (bij ons cluster Projecten). Nu is het zaak om deze bouwstenen te verbinden, te integreren en verder te ontwikkelen tot een uniforme, ondersteunende structuur voor portfoliomanagement in het fysiek domein. Op dit moment werven we ook een Senior Adviseur Portfoliomanagement om samen met jou deze opgave op te pakken en in te vullen.

De opgave

Als Kwartiermaker/Teamanager Portfoliomanagement ben je aanjager van een meervoudige ontwikkel- en veranderopgave. Je gaat aan de slag met de instrumenten, systemen en processen (werkwijzen), met gedrag, samenwerking en professionaliteit (cultuur) en leiderschap (sturing). Je bent een linking-pin tussen jouw team en de clusters in het ruimtelijk domein en zoekt nadrukkelijk de verbinding. Uiteraard krijg je hier ook de nodige ondersteuning bij vanuit onze adviseurs bij cluster Human Resource Management.

In algemene zin ben je als Kwartiermaker/Teammanager verantwoordelijk voor de volgende aspecten:

• De opzet, inrichting en implementatie van portfoliomanagement, capaciteitsprognose en projectbeheersing. Daarbij heb je oog voor de ontwikkeling van de daarvoor benodigde uniforme en gemeenschappelijke systemen, processen, instrumenten en werkwijzen.

• Het samen met de andere managers en directie stimuleren van een (cultuur)verandering naar meer gemeenschappelijk en samenhangend denken en doen in het fysieke domein. Dit vraagt aandacht voor (nieuwe vormen van) gedrag, leiderschap, aansturing en governance. 

• Het vormgeven van en leidinggeven aan het nieuwe team portfoliomanagement. Dit betekent structuur aanbrengen, teamontwikkeling en profilering. Denk onder andere aan een (deels nog nieuw te werven) (senior) Adviseur portfoliomanagement, Projectplanner, Resourceplanner, Projectbeheerser en Bedrijfsvoeringadviseur. Ook hebben we enkele IT- en data-rollen voor ogen. In totaal geef je leiding aan circa 6 tot 10 fte. Onderdeel van jouw opdracht is om de meer precieze samenstelling van het nieuwe team te bepalen.

• Structurele borging. Na de Kwartiermakersfase is het belangrijk om te komen tot een beheerfase. Daarom zie jij toe op een zorgvuldige overgang naar en structurele integratie en borging van de nieuwe werkwijzen, systemen, functies en middelen in de lijnorganisatie.  

Een meer concrete opdrachtomschrijving in termen van doelen, aanpak, mensen, resultaten en producten is onderdeel van de Kwartiermakersopdracht. Daarvoor ben jij als Kwartiermaker aan zet, in samenspraak met de ambtelijk opdrachtgever en een (nog te werven) Senior Adviseur Portfoliomanagement. Deze werving verloopt gelijktijdig met deze uitvraag.

Het is onze ambitie dat jij na de Kwartiermakerfase als Teammanager van het gevormde team aanblijft. Dat is echter nog afhankelijk van de definitieve inrichting van het team in de beheerfase. De Kwartiermakersfase loopt tot begin 2026. Het college van B&W heeft de wens uitgesproken om bij de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 goed inzicht te willen hebben in het bestaande portfolio en de bijbehorende gegevens over capaciteit, planning en middelen. Dat geeft immers de handvatten om uiteindelijk tot bestuurlijke keuzes en prioritering te komen.

In de beheerfase is het belangrijk om de bestuurlijke besluitvorming te blijven ondersteunen met advies en actuele informatie over het portfolio. We gaan te zijner tijd graag met jou in gesprek hoe het profiel voor de Teammanager van de beoogde beheerorganisatie er uit ziet.

Kandidaatomschrijving
Van de Kwartiermaker/Teammanager verwachten we iemand:

• die wordt gezien als een bevlogen en resultaatgerichte leidinggevende die in staat is om de benodigde (team)ontwikkeling vorm te geven en medewerkers te begeleiden in de (verander)opgave;

• met ruime veranderkundige kennis en ervaring op het gebied van integrale samenwerking, alsook de ontwikkeling en professionalisering van de daarbij behorende processen;

• met kennis en ervaring op het gebied van het organiseren en inzetten van portfoliomanagement en integrale (capaciteit)prognoses;

• die een planmatige- en resultaatgerichte aanpak kan combineren met procesmatige- en leerinterventies;

• die meervoudig kan kijken en continu weet te schakelen op en tussen verschillende niveaus in de organisatie;

• die politiek- en organisatiesensitief is (weten wie je wanneer moet betrekken, wanneer je moet escaleren), communicatief sterk is en een energie heeft die aanstekelijk is.

Verder is kennis van dashboards of andere IT-oplossingen voor portfoliomanagement een pre.

Aanvullende informatie

• maximaal 1 aanbieding per leverancier;

• de kandidaat is beschikbaar op de gewenste startdatum. Later is in overleg ook mogelijk, indien er bijvoorbeeld sprake is van een opzegtermijn;

• parallel aan deze uitvraag loopt een vacature voor een vaste aanstelling van deze functie als Kwartiermaker/Teammanager Portfoliomanagement. Dat kan ertoe leiden dat deze DAS-uitvraag wordt teruggetrokken;

• de kandidaat is minimaal 50% van de werkuren aanwezig op kantoor in Hoofddorp;

• er geldt een wederzijdse opzegtermijn van vier weken en een proefperiode van vier weken;

• facturering met betrekking tot inhuurkrachten aan de gemeente Haarlemmermeer dient digitaal en per kalendermaand te geschieden;

• het uurtarief is inclusief reis- en verblijfkosten (woon-/werkverkeer) en exclusief btw;

• de uitvraag betreft een all-in uurtarief;

• eventuele indexering vindt plaats na minimaal 1 jaar inhuurovereenkomst conform CBS, CAO lonen per uur particuliere bedrijven. Het indexeringspercentage wordt cumulatief gemaximeerd over de gehele looptijd (incl. verlengingen) tot 10%. Als voorbeeld: stel dat eerste indexering is volgens CBS 5,8%, dan kan het daaropvolgende jaar nog maar met maximaal 4,2% geïndexeerd worden - ook al is het volgens CBS 5,0%. In het jaar daarna wordt er niet meer geïndexeerd omdat het maximum van 10% is bereikt;

• van toepassing zijn de algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Haarlemmermeer 2025;

• Uitzend/Detacherings-/payrollbureau, intermediair of ZZP:

Er is fiscaal (wet DBA) gezien sprake van werken in dienstbetrekking bij Opdrachtgever. De werknemer zal onder leiding en toezicht van de gemeente de werkzaamheden uitvoeren.

Bent u een uitzend/detacherings-/payrollbureau en/of intermediair? De door u te plaatsen medewerker heeft bij u een arbeidsovereenkomst.

Bent u ZZP’er? Een ZZP’er kan zich niet inschrijven op deze opdracht. Wij kunnen wel in gesprek over een arbeidsovereenkomst. In dat geval is de reguliere functiewaardering van toepassing, de Cao Gemeenten en de lokale rechtspositieregelingen (Personeelshandboek Haarlemmermeer).

Heeft u als ZZP’er een eigen BV en is de deze rechtspersoon Opdrachtnemer? In dat geval is sprake van detachering/uitzenden vanuit de BV. U kunt meedingen naar de opdracht als de BV geen eenmans-BV is én de BV meerdere bedrijfsactiviteiten ontplooit. De rechtspersoon moet realiteitswaarde hebben.        

Opdrachtnemer moet volledig voldoen aan zijn fiscale verplichtingen voortvloeiend uit de arbeidsrelatie die Opdrachtnemer heeft met de te plaatsen werknemer. In de met de Opdrachtnemer te sluiten overeenkomst wordt opgenomen dat Opdrachtnemer de gemeente vrijwaart als de gemeente in verband met deze opdracht op enig moment wordt geconfronteerd met één of meerdere (na)heffingsaanslagen loonbelasting en/of premie volksverzekeringen, vertragingsrente en boetes als gevolg van deze inlening. 

Eisen

• Opleiding: De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, een relevante HBO of universitaire opleiding afgerond, bijvoorbeeld op het gebied van Veranderkunde, Organisatiewetenschappen of Bestuurskunde.

• Werkervaring: De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, minimaal 5 jaar leidinggevende ervaring met organisatie-verandervraagstukken binnen de overheid, bijvoorbeeld in de rol van Kwartiermaker of Teammanager.

• Motivatiebrief: De motivatiebrief heeft ten minste de helft van de score (10 van de 20) gekregen in de beoordeling door de toetsingscommissie.

Wensen

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, werkervaring als kwartiermaker, lijnmanager of coördinator op het gebied van portfoliomanagement.

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ervaring met het aansturen van een team dat een portfoliosysteem of -dashboard moet implementeren en gebruiken. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de trajecten in het CV.

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, veranderkundige ervaring met het vormgeven van en bouwen aan een nieuw team. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de trajecten in het CV.

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ervaring met het ruimtelijke/fysieke domein van een gemeentelijke overheid. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de werkzaamheden/functie in het CV.