Programmasecretaris gebiedsontwikkeling

Werken als Programmasecretaris bij de gemeente Haarlemmermeer betekent … 

• dat je een cruciale schakel bent in de besluitvormingsprocessen voor gebiedsontwikkelingen; 

• dat je als rechterhand van de programmamanager werkt aan gebiedsontwikkelingen en woningbouwopgaven;

• een dynamische werkomgeving, veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheden, met leuke en gedreven collega’s die werken aan een specifiek doel. 

Binnen de Gemeente Haarlemmermeer is het ontwikkelen van en realiseren van woningen en arbeidsplaatsen één van de prioriteiten in het ruimtelijke domein. We zijn dan ook dringend op zoek naar een (senior) programmasecretaris, die zijn of haar tanden wil zetten in  het programma Spoorzone, een gebiedsontwikkeling voor 10.000 woningen en 11.000 werkplekken. Hou je van complexiteit en ben je een kei in het op hoog niveau meedenken aan oplossingen en ondersteunen in de uitvoering ervan? Breng jij structuur en steek je graag de handen uit de mouwen? Reageer dan snel. 

Jouw rol als programmasecretaris 
De programmasecretaris die we zoeken is sparringpartner van de (senior) programmamanager. Je ontzorgt de (senior) programmamanager bij het proces van ambtelijke en bestuurlijke afstemming in het programma of het project. Bijvoorbeeld notities, (voortgangs-)rapportages en besluitvormingsnota’s gaan via de programmasecretaris naar de betrokkenen, zoals de ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgever, het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad. Je bent een uitstekend schrijver, bewaakt en coördineert de procedure van het besluitvormingsproces. Je bent de schakel naar de directie- en bestuursadviseurs, waarbij het verbinden met zowel interne als externe partijen  je tweede natuur is.    

Je signaleert knelpunten en coördineert de oplossing ervan. Je stuurt actief op de organisatie van bestaande en nieuwe overleggen. Je belegt deze, bereidt ze voor, stelt acties op en bewaakt de voortgang hiervan. Je schrijft of redigeert de voorstellen en annotaties die namens de senior programmamanager worden verzonden.  

Je vervult een verbindende rol voor het programma of project binnen én buiten de gemeente en staat veel in contact met alle betrokkenen. Kortom, je bent een zeer proactieve spin in het web, kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en bent opgewassen tegen de hectiek die deze taken met zich meebrengen. 

Waar ga je werken 
Je komt te werken bij cluster Projecten, er zijn circa 80 collega’s werkzaam. Cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven in het fysiek domein op een professionele project- en programmamatige wijze aanpakt. In de dagelijkse praktijk werk je vooral met collega’s van de programma’s, die bij verschillende clusters binnen de gemeente werken. Het is een enthousiast en hecht team waar je deel van uit gaat maken. 

Kandidaatomschrijving

Dit zoeken we in jou 
Je bent een stevige sparringpartner voor onze programma- en projectmanagers. Je bent je bewust van de politiek gevoelige omgeving waarin wij werken, hebt hier affiniteit mee en weet hierop te anticiperen. Je hebt ervaring met en kennis van bestuurlijke verhoudingen, weet mensen bij elkaar te brengen en schakelt makkelijk op uiteenlopende niveaus. Je bent op je sterkst als je orde in de chaos kunt brengen en kunt als geen ander met deadlines omgaan. Daarnaast ben je resultaatgericht, doortastend en beschik je over een flinke dosis relativeringsvermogen. Je bent communicatief sterk en een team-player. 
 
Verder heb je: 

• WO werk- en denkniveau; 

• Ervaring als (programma)secretaris; 

• Ruime ervaring in het schrijven van bestuurlijke stukken; 

• Kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen; 

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; 

• Het vermogen om complexe onderwerpen te structuren, te analyseren en beheersbaar te maken. 

Aanvullende informatie: 

• maximaal 1 aanbieding per leverancier; 

• de kandidaat is beschikbaar op de gewenste startdatum of eerder; 

• er geldt een wederzijdse opzegtermijn van vier weken en een proefperiode van vier weken; 

• facturering met betrekking tot inhuurkrachten aan de gemeente Haarlemmermeer dient digitaal en per kalendermaand te geschieden; 

• het uurtarief is inclusief reis- en verblijfkosten (woon-/werkverkeer) en exclusief btw; 

• de uitvraag betreft een all-in uurtarief; 

• eventuele indexering vindt plaats op 1 januari na minimaal 1 jaar inhuurovereenkomst conform CBS, CAO lonen per uur particuliere bedrijven. Het indexeringspercentage wordt cumulatief gemaximeerd over de gehele looptijd (incl. verlengingen) tot 10%. Als voorbeeld: stel dat eerste indexering is volgens CBS 5,8%, dan kan het daaropvolgende jaar nog maar met maximaal 4,2% geïndexeerd worden - ook al is het volgens CBS 5,0%. In het jaar daarna wordt er niet meer geïndexeerd omdat het maximum van 10% is bereikt; 

• van toepassing zijn de Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Haarlemmermeer 2025; 

• Uitzend/Detacherings-/payrollbureau, intermediair of ZZP: 

Er is fiscaal (wet DBA) gezien sprake van werken in dienstbetrekking bij Opdrachtgever. De werknemer zal onder leiding en toezicht van de gemeente de werkzaamheden uitvoeren. 

Bent u een uitzend/detacherings-/payrollbureau en/of intermediair? De door u te plaatsen medewerker heeft bij u een arbeidsovereenkomst. 

Bent u ZZP’er? Een ZZP’er kan zich niet inschrijven op deze opdracht. Wij kunnen wel in gesprek over een arbeidsovereenkomst. In dat geval is de reguliere functiewaardering van toepassing, de Cao Gemeenten en de lokale rechtspositieregelingen (Personeelshandboek Haarlemmermeer). 

Heeft u als ZZP’er een eigen BV en is deze rechtspersoon Opdrachtnemer? In dat geval is sprake van detachering/uitzenden vanuit de BV. U kunt meedingen naar de opdracht als de BV geen eenmans-BV is én de BV meerdere bedrijfsactiviteiten ontplooit. De rechtspersoon moet realiteitswaarde hebben.         

Opdrachtnemer moet volledig voldoen aan zijn fiscale verplichtingen voortvloeiend uit de arbeidsrelatie die Opdrachtnemer heeft met de te plaatsen werknemer. In de met de Opdrachtnemer te sluiten overeenkomst wordt opgenomen dat Opdrachtnemer de gemeente vrijwaart als de gemeente in verband met deze opdracht op enig moment wordt geconfronteerd met één of meerdere (na)heffingsaanslagen loonbelasting en/of premie volksverzekeringen, vertragingsrente en boetes als gevolg van deze inlening. 

Interviewplanning
De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 13, op donderdag 27 maart. Aan kandidaten wordt vriendelijk verzocht bij inschrijving deze datum vrij te houden. De exacte tijdstippen worden na de selectie doorgegeven. 

Toelichting op rooster
Voldoet aan de gevraagde inzet van 32 tot 36 uur per week. Is flexibel ten aanzien van werktijden (eventueel uren buiten kantoortijden).

Dienstencategorie
Bouwkundige diensten, technische diensten, diensten van stedenbouw en landschapsarchitectuur, e.d.

Eisen

• Opleidingsniveau - De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, WO werk- en denkniveau, opgedaan door opleiding en/of werkervaring.

• Werkervaring - De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, minimaal 5 jaar werkervaring opgedaan als Programmasecretaris bij een overheidsinstelling.

• Motivatiebrief - De motivatiebrief heeft ten minste de helft van de score (10 van de 20) gekregen in de beoordeling door de toetsingscommissie.

Gunningscriteria

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ruime werkervaring opgedaan als Programmasecretaris bij een overheidsinstelling.

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, werkervaring met het schrijven van besluitvormingsstukken. Benoem de besluitvormingsstukken en geef in het CV een beknopte omschrijving van de werkzaamheden die hiervoor zijn verricht.