Functioneel beheerder

Let op! Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp’er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp’er uit te voeren. Zzp’ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp’er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden. Dat betekent dat de inschrijver bij zijn/haar reactie in het ‘opmerkingen’ veld expliciet moet benoemen via welke partij hij/zij de opdracht gaat vervullen. Of dat de inschrijving al direct via deze partij gedaan wordt

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland

Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.

Elke dag willen we dit waarmaken.

En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Opdracht
Binnen het domein van HR en Financiën is er op korte termijn behoefte aan ondersteuning van het HR-domein met de HR-applicatie BCS HR Non Profit. Daarnaast kan het nodig zijn om ondersteuning te bieden binnen het financiële domein. Binnen beide domeinen staan binnenkort twee belangrijke projecten centraal:

HR:

• Een verplichte migratie naar een nieuwe versie van BCS HR Non Profit.

• Een fusie met gemeente Wijdemeren, waarbij de harmonisatie van HR-processen en systemen een belangrijke rol speelt.

Financiën:

• Een systeemupdate van Key2 van Centric, gericht op het optimaliseren van financiële processen zoals begroting, rapportages en de jaarrekening.

Wij zijn op zoek naar een ervaren functioneel beheerder met een primaire focus op HR, maar die tevens flexibel inzetbaar is voor ondersteuning binnen het financiële domein. De nadruk ligt op het zelfstandig uitvoeren van beheersactiviteiten zoals migraties en systeemupdates, met duidelijke resultaatverplichtingen.

Resultaatverplichtingen:

HR (BCS):

• De migratie naar de nieuwe versie van BCS HR Non Profit is succesvol afgerond per Q3.

• Harmonisatie van HR-processen en systemen tussen gemeente Hilversum en gemeente Wijdemeren is gerealiseerd.

• Eindgebruikers zijn getraind en kunnen zelfstandig en effectief werken met de nieuwe functionaliteiten van BCS HR Non Profit.

Financiën (Key2) - Indien nodig:

• De systeemupdate van Key2 van Centric is volledig en zonder verstoringen uitgevoerd per Q3.

• Financiële processen, zoals begroting, rapportage en jaarrekening, zijn aantoonbaar verbeterd na de update.

• Alle test- en acceptatierapportages met betrekking tot Key2 zijn afgerond en goedgekeurd.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als functioneel beheerder;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder bij een gemeente;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
3. Beschikbaar per 10 februari voor 24 uur per week (30 punten);
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het beheer van HR-systemen (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met minimaal 2 migratietrajecten en/of applicatie updates in de afgelopen 2 jaar(benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het beheer van key2financien van Centric (20 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar met Motion/BCS HR non profit (10 punten).

Competenties

1. Je bent een teamspeler en communicatief sterk je maakt gemakkelijk verbinding met de organisatie

2. Je bent resultaat gericht en signaleert tijdig bij knelpunten

3. Je kunt de werking van applicaties goed uitleggen en weet je kennis over te brengen

4. We verwachten dat je een beheerder bent met goede communicatieve vaardigheden, die goed kan schakelen in gesprekken met functioneel beheer en de klant. Daarbij maak je gebruik van je goede analytische vaardigheden en weet je rekening te houden met verschillende belangen van stakeholders.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 30 januari 2025 tussen 14:00 uur en 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op disndag 28 januari 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Voor de zzp'er

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van de externe partij wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).