Projectmanager Aanbesteding en Implementatie Zaak- en VTH-Applicatie

Organisatie
Bij de OD NHN gaan we altijd constructief en voorkomend te werk. In onze organisatie werken zo’n 250 bevlogen en ervaren collega’s aan de uitvoering van milieutaken van zestien gemeenten in Noord-Holland Noord. Daarnaast is ook provincie Noord-Holland onze opdrachtgever. We houden ons bezig met vergunningverlening, toezicht en handhaving en advisering en zijn specialist op het gebied van klimaat, natuur, milieu, duurzaamheid, energietransitie, geluid, lucht, afval, asbest, externe veiligheid, bodemkwaliteit, zwemwater, wegen en vaarwegen.

Wij zijn gevestigd in een modern en goed bereikbaar kantoor, vlakbij het station, uitvalswegen en het centrum van Hoorn.

De OD NHN is een archiefvormend orgaan. Dat betekent dat het nieuwe Zaak- en VTH systeem goed moet samenwerken met het DMS van DocLogic. Het systeem is een zaaksysteem voor het zaakgericht werken maar ook een VTH applicatie voor de vastlegging van diverse registratie van het VTH object. De ODNHN heeft net als elke OD een uniek takenpakket waardoor voor de ODNHN eisen zoals het vastleggen van zwemwater object met hun labbepaling en controles tot het eisenpakket behoort. Omdat het een brede primaire applicatie is die door ongeveer 250 medewerkers wordt gebruikt is het van belang dat deze aanbesteding zorgvuldig verloopt. Deze aanbesteding kent ook een strakke planning en zal voor 1-7-25 gegund moeten zijn. Er staan reeds afspraken intern gepland om tot de juiste documentatie te komen.

Opdrachtomschrijving:
1. Aanbesteding

• Aanbesteding met betrekking tot het Zaak- en VTH systeem;

• Rapporteren aan teamleider I&A&A en bij zijn afwezigheid aan manager Bedrijfsvoering;

  • Opstellen inkoopplan (inkoopstrategie) in samenwerking met de inkoopadviseur voor de aanschaf van de applicatie;

  • Voortgangsrapportage;

• Begeleiden en opzetten van de aanbesteding in samenwerking met Inkoop en het projectteam.;

• Eisen en wensenpakket:

  • Beschrijven van de functionele wensen en eisen;

  • Beschrijven technische eisen;

  • Beschrijven van de noodzakelijke koppelingen met het zaaksysteem en scansoftware;

  • Beschrijven migratiestrategie.

2. Implementatie

• Implementatie van  het Zaak- en VTH systeem;

• Ervaring met het projectmatig aansturen van migraties tussen Zaak- en VTH-pakketten;

• Draagt zorg voor realistisch uitvoeringsplan met duidelijke faseringen en mijlpalen in het implementatietraject;

• Legt verantwoording af aan de stuurgroep en rapporteert structureel over de voortgang van het traject;

• Begeleidt de implementatie en migratie, draagt zorg voor de voortgang en overdracht naar de beheerorganisatie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van Zaak en VTH-applicaties (licht dit duidelijk toe in het cv);
2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Zaak en VTH-applicaties project/migratie bij een lokale overheid (licht dit duidelijk toe in het cv);
3. Beschikbaar per 20 januari 2025 voor 16 tot 24 uur gedurende de hele opdracht.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als projectleider met het aanbesteden van Zaak en VTH-applicaties (licht dit duidelijk toe in het cv) (40 punten);
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als projectleider met overheidsprocessen (licht dit duidelijk toe in het cv) (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met implementaties van een Zaak en VTH-applicatie (licht dit duidelijk toe in het cv) (30 punten);
7. Een maximum uurtarief van € 110,- exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werk verkeer en fee externe partij (10 punten).

Competenties
- Collegiaal en samenwerkend;
- Onderzoekend en initiatief nemend;
- Verbinder;
- Onafhankelijk, analytisch, focus op betrouwbare leveranciers;
- Flexibel;
- Planmatig;
- Resultaat- en oplossingsgericht.

Fee externe partij
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op drie werkdagen in overleg, hybride.

Planning
De gesprekken bij de OD NHN zijn gepland op donderdag 16 januari 2025 tussen 15.00 uur en 17.25 uur. Indicatie:
1. Gesprek kandidaat 1 - 15:00 tot 15:45;
2. Gesprek kandidaat 2 - 15:50 tot 16:35;
3. Gesprek kandidaat 3 - 16:40 tot 17:25.

De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 15 januari 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

• De OD NHN kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Kandidaat kan pas starten als het VOG is aangeleverd bij de Opdrachtgever.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).